De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos una de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:
A partir del mes de noviembre, Microsoft Teams (en su versión escritorio) proporcionará una nueva experiencia de resultados de búsqueda a los usuarios, para que tanto la búsqueda de mensajes, personas, respuestas como archivos sea mucho más rápida e intuitiva.
El rediseño de esta página de resultados de búsqueda pretende ofrecer al usuario:
un mejor contexto,
unos resultados más rápidos,
capacidades de filtrado mejoradas con relevancia impulsada por IA, basada en las personas y el contenido con el que más interactúa en Teams y otros servicios de Microsoft 365.
Búsqueda previa en Teams
Nueva búsqueda en Teams
¿Cómo afectará esta actualización a los usuarios?
La implementación se iniciará a primeros de noviembre y se espera esté completada a mediados de noviembre. A partir de entonces, todos los usuarios dispondrán de esta nueva experiencia cuando realicen búsquedas y lleguen a la página de resultados de búsqueda.
No se requiere de ninguna acción ni por parte de usuarios ni de los administradores.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
Tras más de un año de trabajo remoto (y, recientemente, híbrido), realizar videoconferencias y reuniones en línea desde casa o cualquier otro lugar fuera del lugar de trabajo, se ha convertido en algo muy habitual.
Tanto Microsoft, como otros fabricantes de software para videollamadas, han ido incorporanto diferentes opciones para difuminar el fondo de tu habitación, de una cafetería abarrotada, o bien añadir imágenes “virtuales” para dar otro aire a tu entorno.
Según Microsoft, en un estudio reciente se determinó que durante una videollamada con un promedio de duración de 38 minutos, se desperdiciaban unos 13 minutos por distracciones e interrupciones. Por ello, consideran que el uso de los efectos de fondo ayuda a reducir las interrupciones cuando se intenta estar más concentrado al trabajar desde casa.
¿Cómo funcionan los efectos de fondo de Teams?
Gracias a la inteligencia artificial (IA) y a través de la cámara de tu dispositivo, Teams aísla tu silueta del fondo que te rodea y aplica un efecto difuminado de lo que hay detrás de ti o bien lo reemplaza por completo por la imagen o plantilla que escojas, incorporando los detalles del fondo escogido, transformando el espacio que te rodea en un nuevo entorno. Dichos efectos e imágenes de fondo están disponibles en aplicaciones cliente para PC y Mac. A lo largo de estos meses de pandemia, Microsoft ha ido incorporando a Teams nuevos efectos en sus fondos de reuniones personalizados, algunos más extravagantes que otros. Finalmente, también ha habilitado la opción a cargar tu propia imagen, lo que permite crear fondos corporativos a las empresas, manteniendo así una imagen más profesional y homogénea entre sus empleados durante las reuniones, especialmente con clientes o colaboradores externos.
¿Cómo cargar una imagen de fondo a una videollamada?
Para agregar un nuevo fondo a una videollamada, primero deberás guardarlo como imagen en una ubicación en la que puedas encontrarlo fácilmente cuando lo agregues a Teams.
Para guardar el fondo:
Selecciona la imagen desde la galería de fondos de Teams o de cualquier otro repositorio, haz clic en ella con el botón derecho y después haz clic en Guardar como imagen.
En la lista Guardar como tipo, selecciona el formato de archivo entre las opciones: JPG, PNG o BMP.
En el cuadro de Nombre de archivo, acepta el nombre de archivo sugerido o escribe un nuevo nombre para la imagen.
Selecciona la carpeta en la que quieres almacenar la imagen, por ejemplo, la carpeta Domumentos o el escritorio.
Haz clic en Guardar.
Ahora ya dispones de la imagen en tu dispositivo.
¿Cómo cambiar el fondo en una reunión de Teams?
Puedes realizar el cambio justo antes de unirte a la reunión o durante la misma, cuando ya haya empezado, siguiendo los siguientes pasos:
CAMBIAR EL FONDO ANTES DE QUE EMPIECE UNA REUNIÓN EN TEAMS
Justo antes de unirte a la reunión, aparece la siguiente pantalla de configuración del vídeo y audio de la reunión con la opción (1) “Filtros en segundo plano” bajo la imagen de vídeo. La “Configuración de fondo” (2) está a la derecha de la pantalla.
Desde ahí, con la cámara activada, podrás seleccionar diversas opciones:
“Difuminar” el fondo: se disimula todo lo que tienes detrás, pero a ti se te ve claramente.
“Reemplazar” el fondo con una de las imágenes virtuales disponibles, previamente cargadas en Teams.
“Usar una imagen propia” (3), seleccionando primero la opción “Agregar nuevo” y escogiendo la imagen previamente guardada en tu equipo (ver apartado anterior). Tipo de fichero recomendado: .JPG, .PNG o .BMP. A partir de ahora lo tendrás disponible como un nuevo fondo en “Configuración de fondo“.
Ahora lo verás en la ventana de vídeo de Teams, detrás de tu imagen. El nuevo fondo aparecerá incorporado en todas las reuniones y videollamadas que realices hasta que vuelvas a cambiarlo.
Para “desactivar los efectos de fondo” sólo has de clicar la primera opción en “Configuración de fondo” con el símbolo prohibido sobre recuadro oscuro.
CAMBIAR EL FONDO DURANTE UNA REUNIÓN EN TEAMS
Para cambiar de fondo cuando ya te has unido a una reunión, ve a los controles de la reunión y selecciona “Más opciones ***” > “Aplicar efectos de fondo”
A continuación podrás seleccionar “Difuminar“, “Reemplazar” o “Usar una imagen propia” (ver puntos 1, 2, y 3 anteriores).
Recomendaciones en el uso de efectos de fondo en las reuniones:
El tamaño recomendado para imágenes propias es de una relación de aspecto 16:9 y una resolución de 1920 x 1080 píxeles. Cuanto más alta sea la resolución, mejor se verán las imágenes. Sin embargo, los tamaños pueden ser desde mín. 360 x 360 px hasta máx. 2048 x 2048 px.
El tipo de archivo puede ser .JPEG, .JPG, .PNG, .BMP.
Mediante el efecto de desenfoque del fondo, evitarás distracciones e interrupciones inesperadas durante tus reuniones de vídeo.
Añadir una imagen de fondo, sea prediseñada o propia, dará un aspecto más profesional a tu entorno.
Si utilizas recursos gráficos de tu marca (logotipo, colores, lema, etc…) promocionarás tu imagen profesional y corporativa.
Esperamos que estos sencillos consejos sean de utilidad. En caso de duda sobre estas u otras funcionalidades y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
Sea por la “forzada” transición que muchos negocios han tenido que realizar hacia el trabajo en remoto de sus empleados (a semana completa o en modo híbrido, unos días en casa y otros en la oficina), sea por qué era algo que ya se estaba “cocinando” por el gigante de Redmond, Microsoft ha anunciado una nueva versión virtualizada de su sistema operativo Windows, esta vez accesible desde la nube. Este nuevo servicio de computación en la nube llamado Windows 365, responde a la nueva forma “híbrida” de trabajar en un entorno más distribuido, transformado por procesos virtuales y colaboración remota, en la que los empleados necesitan acceder a recursos corporativos en todas las ubicaciones y dispositivos, evitando cualquier amenaza de ciberseguridad.
Según indica la compañía en su conferencia anual Microsoft Inspire, Windows 365, pensado especialmente para empresas, permite que los usuarios puedan acceder a su ordenador de la oficina desde cualquier otro dispositivo (un MacBook personal, el ordenador de casa, una tablet Android, un iPad, dispositivos Linux, etc…) y estará disponible a partir del 2 de agosto de 2021 para todo tipo y tamaño de organizaciones.
Ventajas de Windows 365
1.- Sin preinstalación
La principalventaja que aporta es que no requiere preinstalar Windows en esos dispositivos, es decir, tendremos acceso a un sistema Windows completo y usaremos la misma instalación con una sola cuenta (suscripción por usuario por mes), independientemente del sistema del dispositivo desde el que nos conectemos, accediendo exactamente al mismo escritorio, con las mismas aplicaciones, datos, archivos y configuraciones.
2.- Experiencia de Windows completa y personalizada desde cualquier dispositivo
Windows 365 proporciona una experiencia totalmente nueva: el PC en la nube. El software y el sistema de archivos estarán alojados en una máquina virtual remota, de manera que, además de permitir y asegurar el acceso remoto a los recursos de tu organización allá donde estés, mejora la productividad y la colaboración entre empleados, proporcionando una experiencia completa de arranque instantáneo, basada en el poder de la nube y las capacidades del dispositivo, con toda la seguridad y protección que garantiza la nube de Microsoft.
Con el acceso al PC en la nube, no importa desde el dispositivo con el que accedas. Puedes iniciar sesióny continuar trabajando en lo que hacías en la oficina, entre reuniones desde tu tablet o al llegar al hotel durante un viaje, justo donde lo dejaste, porque el estado de tu PC en la nube sigue siendo el mismo, aunque cambies de dispositivo.
3.- Simplicidad, flexibilidad, escalabilidad y seguridad
El acceso a Windows 365 es simplea nivel usuario: con el PC en la nube, sólo han de iniciar sesión desde su dispositivo y seguir trabajando donde lo dejaron. Para los especialistas en IT, Windows 365 también simplifica la implementación, las actualizaciones y la administración de los PC en la nube, de la misma manera que administra los PC físicos a través de Microsoft Endpoint Manager. A pesar de estar construido en Azure Virtual Desktop, simplifica la gestión a los administradores y no requiere de ninguna experiencia en virtualización, a diferencia de otras soluciones. Ello brindará una oportunidad a aquellas empresas que hasta ahora no se habían atrevido a probar la virtualización, por resultarles demasiado costosa o compleja.
Al llevar el sistema operativo a la nube, se proporciona una mayor flexibilidad a las organizaciones, que pueden ampliar/reducir su plantilla en función de las necesidades del negocio, sin los inconvenientes logísticos y de seguridad que supone la asignación de nuevo hardware “físico”. Así pues, en el caso de contrataciones temporales o de personal externo, dando de alta la cuenta, el usuario puede acceder a ella y a todos los recursos corporativos asociados desde su/s propio/s dispositivo/s, sin dejar de garantizar la seguridad de los datos de la organización.
La información está protegida y almacenada en la nube, no en el dispositivo. Al estar siempre actualizado y basado en la solidez de las capacidades de seguridad de la nube de Microsoft, Windows 365 simplifica la seguridad y recomienda la mejor configuración de seguridad para el entorno concreto de la organización. La autenticación multifactor (MFA) es clave para verificar explícitamente cualquier inicio de sesión o intento de acceso a un PC en la nube a través de la integración con Microsoft Active Directory (Azure AD).
Además, la nube también proporciona versatilidad en la potencia de procesamiento y el almacenamiento, lo que permite a IT monitorear el rendimiento del PC en la nube y escalar arriba o abajo sus capacidades, según las necesidades del usuario o la organización.
4.- Análisis y diagnóstico de funcionamiento continuo
Desde el panel de Endpoint Analytics, el equipo de IT podrá observar el estado de la conexión a redes para asegurar que los usuarios del PC en la nube obtienen todo el rendimiento que necesitan en su red para ser productivos. Además podrán identificar cualquier fallo de conexión mediante los avisos del servicio de diagnóstico de funcionamiento, que verifican continuamente su funcionamiento en todo momento.
Windows híbrido para un mundo híbrido
El entorno laboral ha cambiado. Los empleados necesitan tecnología allí desde donde trabajen y ésta ha de ser familiar, segura y ha de estar siempre disponible. Con Windows 365 los usuarios podrán tener varios ordenadores a su disposición, con una sola cuenta y accesibles desde cualquier dispositivo aprovechando todo el potencial del entorno Windows.
Si deseas conocer en detalle las posibilidades de Windows 365 o las ventajas que la virtualización en el entorno de Microsoft Cloud ofrece para tu negocio, no dudes en contactar con nosotros.
Economista, Consultor Cloud & Business Intelligence | ETL | DataWarehouse ★ Azure & AWS Architect ★ Microsoft Partner
Apasionado de la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y todo aquello que conlleve analizar, conectar o extraer información de soluciones empresariales y/o bases de datos (SQLServer, MySQL, Oracle, Access, Excel…. ) y cualquier otra plataforma sobre la que poder indagar , exprimir o visualizar información (PowerBI, Tableau, Qlik Sense, PowerPivot…).
Certificado por Microsoft como Silver Partner Small and MidMarket Cloud Solutions, experto en Cloud Computing, Transformación Digital, Analítica Big Data, Business Intelligence y seguridad informática.
Con las nuevas integraciones entre Microsoft Forms y Microsoft Teams anunciadas en Ignite 2020, ya es posible que los presentadores de reuniones realicen encuestas, lo que mejorará la experiencia de colaboración remota antes, durante y después de las reuniones.
Mediante las encuestas se puede recopilar información rápidamente a través del propio chat de Teams, todo en una pestaña de la reunión que los asistentes pueden responder desde cualquier lugar (móvil, web, escritorio). También pueden crearse encuestas ad-hoc durante una reunión y obtener comentarios rápidos al momento.
Cuando se inicie una encuesta o sondeo, aparecerá una notificación en la pantalla de la reunión y también aparecerá en la ventana del chat de la reunión.
¿Cómo crear un sondeo o encuesta antes, durante o después de la reunión?
Para crear una encuesta, debes tener programada (o haber empezado) una reunión en Teams y desde la convocatoria de reunión:
Selecciona la pestaña del chat y en + Agregar una pestaña, busca y selecciona la aplicación Forms (formularios).
Una vez creada la pestaña, selecciona + Crear nuevo sondeo y escoge entre crear un sondeo de varias opciones de respuesta entre las que pueden elegir los asistentes o bien un cuestionario de opción múltiple.
Tras agregar las preguntas y respuestas, escoge si Compartir los resultados automáticamente después de votar y/o Mantener las respuestas anónimas.
Una vez guardado el sondeo como borrador, quedará listo para iniciarlo durante la reunión. Lo podrás identificar por la etiqueta verde que aparecerá en la esquina superior izquierda del sondeo.
Al iniciar un sondeo durante una reunión, los asistentes verán las opciones de pregunta/respuesta en una notificación que aparece en mitad de la pantalla de la reunión.
Al Enviar sus respuestas, los asistentes podrán ver sus respuestas inmediatamente.
Los asistentes a la reunión también tienen la opción de no participar en el sondeo cerrando la notificación que les aparece en mitad de la pantalla, sin elegir ninguna respuesta.
Tanto presentadores como asistentes podrán ver los resultados en tiempo real y podrán hacer seguimiento después de la reunión para responder a la encuesta en caso de que no se haya cerrado. Posteriormente podrán descargarse los resultados a un fichero Excel para su análisis.
Pero con la actualización que se implementará a partir de mediados de abril, los presentadores de reuniones podrán crear encuestas directamente en Teams mobile, ya sea antes o durante la reunión, así como lanzar la encuesta utilizando su dispositivo móvil.
Además los asistentes anónimos podrán ver la encuesta y votar al igual que los usuarios registrados.
En definitiva, con esta actualización, las encuestas en reuniones a través de Teams proporcionarán una experiencia móvil optimizada.
De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos algunas de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:
Presentadores externos como invitados en eventos en directo en Microsoft Teams
Entre finales de marzo y principios de abril se espera el lanzamiento de una nueva actualización a través de la cual los organizadores de reuniones podrán programar una reunión o evento en directo de Teams con un presentador anónimo o externo a su organización. Para ello, será necesario que tanto organizador como el presentador anónimo utilicen la aplicación de escritorio de Teams.
Esta acción deberá administrarse al programar la reunión. Desde la opción “Invitar a personas a tu evento de grupo” se podrá activar la opción “Permitir presentadores externos“.
Vista de organizador: Invitar a presentador anónimo o externo a la organización en un evento en directo
Se aumentará el límite de asistentes, número de eventos simultáneos y la duración de los eventos en directo
Para seguir apoyando las necesidades de las organizaciones, Microsoft ampliará los límites temporales para eventos en directo, hasta el 30 de junio de 2021, que incluyen:
soporte de eventos para hasta 20.000 asistentes (actualmente en 10.000 asistentes)
alojamiento de hasta 50 eventos simultáneos en un tenant (“inquilino”) de Microsoft 365 (actualmente en 15 eventos)
duración del evento de 16 horas por transmisión (actualmente en 4 horas)
¿Qué son los eventos en directo en Teams?
Los eventos en directo de Microsoft 365 son una extensión de las reuniones de Teams que permiten a los usuarios difundir contenido de vídeo y de reuniones a grandes audiencias. Sirven para realizar presentaciones de una persona hacia multitud personas, promoviendo la conexión con los participantes antes, durante y tras el evento. El organizador del evento es quien dirige las interacciones y la participación del público consiste básicamente en visualizar el contenido que el organizador comparte. Los asistentes pueden ver el evento en directo o grabado en Yammer, Teams o Stream y pueden interactuar con los moderadores mediante la sección de “Preguntas y Respuestas” moderadas o en una conversación de Yammer.
Lo más importante de los eventos en directo es la experiencia de los asistentes y que puedan participar sin problemas de conexión, etc. Funciona en escritorios, exploradores y dispositivos móviles (iOS, Android).
Vista de pantalla de un evento en directo en Microsoft Teams
Microsoft Teams tiene un nuevo método para guardar las grabaciones de reuniones que se está implementando en distintas fases desde inicios de año. Con este cambio, las grabaciones de reuniones en Teams dejarán de almacenarse en Microsoft Stream (clásico) para hacerlo en OneDrive para la Empresa y Sharepoint en Microsoft 365.
¿Cuáles son sus ventajas a nivel usuario?
Algunas ventajas de usar OneDrive para la Empresa y Sharepoint para almacenar y reproducir las grabaciones de reuniones en Teams son:
Facilidad para establecer permisos y uso compartido
Compartir grabaciones con invitados (usuarios externos) solo con uso compartido explícito
Solicitar flujo de acceso
Proporcionar vínculos compartidos de OneDrive para la Empresa y de SharePoint
Las grabaciones de las reuniones están disponibles más rápido
Las grabaciones se almacenan en la región específica de ese usuario (multi-geo)
En el siguiente vídeo se resume cómo se aplicarán “Novedades en grabación de reuniones en Microsoft Teams”:
Cómo afectará esto a su organización
Nuevas características: uso compartido externo e invitado, la aplicación de directivas de retención automáticamente, mejoras en la calidad de la transcripción, atribución de altavoces, búsqueda de contenido de transcripción, entre otras.
Almacenamiento de reuniones: en las reuniones que no sean de canal se almacenarán en OneDrive de la persona que haya clicado el botón de grabación, en una carpeta especial con el nombre “Grabaciones” que se encuentra en la parte superior de OneDrive. Para las reuniones de canal, se almacenarán en la biblioteca de documentos del sitio de Teams (Sharepoint del canal), en una carpeta llamada “Grabaciones”.
Permisos: Todos los invitados a una reunión que no sea de canal obtendrán automáticamente un enlace compartido para acceder a la grabación de la reunión, excepto los usuarios externos. Los externos tendrán que ser agregados explícitamente por parte del organizador a la lista compartida. Para las reuniones de canal, dicha notificación se realizará en función de los permisos que tengan configurados en el canal.
Subtítulos: los subtítulos para las grabaciones de reuniones de Teams solo estarán disponibles durante la reproducción si el usuario tenía activada la transcripción en el momento de la grabación. Los administradores deben activar la transcripción de la grabación a través de la directiva para asegurarse de que los usuarios tengan la opción de grabar reuniones con transcripción. Los subtítulos son compatibles con las grabaciones de reuniones de Teams durante 60 días desde que se graba la reunión.
Almacenamiento: Los archivos de las grabaciones de reuniones de Teams se incluyen en la cuota de almacenamiento de OneDrive para la Empresa y SharePoint.
Migración: Los vídeos que están actualmente en Stream permanecerán allí hasta que se empiece a migrar de Microsoft Stream (clásico) a Microsoft Stream. Tras la migración, esos vídeos también se migrarán a OneDrive para la Empresa o SharePoint.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
De entre todas las ventajas que ofrece Microsoft Teams, sin duda una de las mayores es que está en constante evolución. Eso implica que Microsoft incorpore actualizaciones regularmente para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor. Por ello, compartimos aquí algunas de las últimas novedades que Microsoft está incorporando desde este mes de enero 2021 en su aplicación Teams.
Microsoft Teams presenta el resumen de la reunión en la pestaña de detalles del evento del calendario
A partir de finales de enero se incorpora un resumen de las reuniones de Teams en la pestaña “Detalles“, junto a las pestañas de Chat y Archivos, que ayudará a los asistentes a la reunión y a aquellos que no pudieron asistir a dicha reunión, a mantenerse actualizados sobre lo que se acuerde en la misma.
Vista de invitado: Resumen del final de la reunión en la página de detalles del evento del calendario
Desde la pestaña “Detalles” se podrá acceder a diferentes elementos de resumen de la reunión realizada en Teams:
1) grabación de la reunión, en caso de que se haya procedido a grabar la sesión
2) transcripción
3) notas de reunión
4) ficheros adjuntos
5) chat, en caso de que se hayan intercambiado mensajes durante la sesión
Todo ello en un solo lugar, compartido automáticamente con todos los participantes e invitados a la reunión, quiénes también aparecerán en la franja derecha de la pantalla (Tracking) en la pestaña Chat y se pueden ver en la pestaña Detalles.
Cómo afectará esto a los usuarios
Para cada reunión programada, los usuarios verán una vista actualizada de la convocatoria en la pestaña Detalles, que utiliza los datos de reunión existentes.
No hay ningún impacto en la configuración administrativa o la directiva, ni en cómo se comparten o se gestionan los datos.
Esta actualización no se habilitará en las reuniones de canal.
Esta implementación se completará a mediados de febrero.
Nueva configuración del lobby de reunión en Teams: solo los usuarios invitados se unirán directamente
A principios de febrero está prevista la implementación de una nueva configuración del lobby (sala de reuniones) para las reuniones en Teams. Se incorporará la opción “Personas a las que invito” como una opción a escoger en el ajuste de “¿Quién puede evitar el lobby?“.
Una vez habilitado, solo los participantes invitados por el organizador en la invitación a la reunión podrán unirse a la reunión directamente. Cualquier otra persona con la invitación a la reunión será enviada al lobby, a la espera de que le den acceso.
Cómo afectará esto a su organización
De esa forma, los organizadores de reuniones de los equipos pueden tener un mayor control sobre sus reuniones y podrán asegurarse de que solo los usuarios invitados a la reunión de Calendario podrán omitir el lobby y unirse directamente, cuando programen una nueva reunión.
Para ello, deberán acceder a “Opciones de reunión” en la convocatoria de reunión y modificar la opción indicada, tal y cómo se muestra en las siguientes imágenes:
Vistas de organizador: Ajustes de reunión
Esta implementación estará terminada a mediados de febrero.
Microsoft Teams incorpora controles de reuniones en la Touch Bar para Mac
A fin de mejorar la experiencia de usuario en cualquier dispositivo, Microsoft Teams introducirá una que, en esta ocasión, va dirigida a los usuarios de equipos Mac.
Desde principios de enero, los equipos MacBook Pro de Apple podrán disponer de los controles de reunión en la Touch Bar de su dispositivo, facilitando su uso con una interfaz más sencilla en la pantalla y manteniendo los controles necesarios en la barra táctil.
Concretamente, los controles que se podrán manejar serán:
Tan sólo afectará a los usuarios de MacBook Pro que tengan una Touch Bar, quienes podrán utilizar estos controles de reuniones una vez concluida la actualización a finales de enero.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
Vista de pantalla de un evento en directo en Microsoft Teams
