¿Por qué Outlook de escritorio deja de funcionar por el tamaño del archivo OST y cómo solucionarlo con Microsoft 365?

¿Te has encontrado alguna vez con la frustrante situación de que Outlook se bloquea o deja de funcionar repentinamente? Si es así, es posible que el archivo OST (Offline Storage Table) sea el culpable. Este archivo almacena una copia local de tu buzón de correo de Microsoft 365, permitiendo trabajar sin conexión a internet. Sin embargo, cuando el archivo OST crece demasiado, puede generar problemas.

¿Qué es un archivo OST?

Un archivo OST es un archivo de almacenamiento fuera de línea que Outlook utiliza para guardar una copia local de los datos de tu buzón de correo cuando utilizas una cuenta de Exchange, IMAP o Outlook.com. Esto permite que los usuarios accedan a sus correos electrónicos, calendarios y otros datos incluso sin conexión a Internet.

Causas del problema de tamaño del archivo OST

Crecimiento del buzón de correo: A medida que se reciben y envían más correos electrónicos, el tamaño del buzón de correo crece, lo que aumenta el tamaño del archivo OST.

Archivos adjuntos grandes: Los correos electrónicos con archivos adjuntos grandes contribuyen significativamente al tamaño del archivo OST.

Múltiples cuentas en un perfil: Tener varias cuentas de correo en un solo perfil de Outlook puede causar un incremento en el tamaño del archivo OST.

Configuraciones de sincronización: La configuración predeterminada de sincronización de Outlook puede hacer que se descarguen muchos datos al archivo OST, incluyendo correos electrónicos antiguos y elementos eliminados.

¿Cuál es el tamaño máximo permitido para un archivo OST?

El tamaño máximo predeterminado para un archivo OST en Microsoft 365 es de 50 GB. Sin embargo, este límite puede modificarse manualmente. No obstante, se recomienda no superar los 20 GB para garantizar un rendimiento óptimo de Outlook.

Síntomas de un archivo OST demasiado grande

Lentitud en Outlook: Outlook puede volverse lento o responder de manera tardía.

Errores de sincronización: Puede haber problemas para sincronizar correos electrónicos con el servidor.

Fallos y bloqueos: Outlook puede bloquearse o dejar de funcionar de manera inesperada.

Mensajes de error: Puedes recibir mensajes de error indicando que el archivo OST está dañado o es demasiado grande.

Soluciones con Microsoft 365

Ajustar la Configuración de Sincronización: Ajusta la configuración de sincronización en Outlook para limitar la cantidad de datos descargados al archivo OST. Puedes configurar Outlook para que solo sincronice correos electrónicos de los últimos meses en lugar de todo el historial.

Usar el modo caché de Exchange: Asegúrate de que estás utilizando el modo caché de Exchange, que optimiza la sincronización y el almacenamiento de datos en el archivo OST. Esta opción consume mucho tránsito de red y puede afectar el rendimiento de Outlook y otras aplicaciones que necesiten conexión a Internet.

Actualizar a las últimas versiones de software: Asegúrate de que Outlook y Microsoft 365 estén actualizados a las últimas versiones para beneficiarte de mejoras de rendimiento y corrección de errores.

Contactar con nuestro soporte técnico: Si has probado todas las soluciones anteriores y sigues teniendo problemas, ponte en contacto con el soporte técnico para obtener asistencia especializada.

Conclusión

El tamaño excesivo del archivo OST puede causar numerosos problemas en Outlook de escritorio, afectando la productividad de los usuarios. Sin embargo, con las herramientas y configuraciones adecuadas proporcionadas por Microsoft 365, es posible gestionar y reducir el tamaño del archivo OST, asegurando un rendimiento óptimo de Outlook. Implementar las soluciones mencionadas ayudará a mantener tu archivo OST bajo control y evitar interrupciones en tu flujo de trabajo. Si el problema persiste, no dudes en contactar con nuestro soporte técnico para obtener ayuda especializada.

Recuerda que mantener un tamaño de archivo OST adecuado te permitirá disfrutar de una experiencia fluida y eficiente en Microsoft 365.

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Grupos compartidos en Microsoft 365: Licencias y migración de correo electrónico

En el mundo empresarial actual, la migración a plataformas en la nube como Microsoft 365 se ha convertido en una necesidad para mejorar la eficiencia, la colaboración y la seguridad. Sin embargo, durante el proceso de migración, es esencial entender los requisitos de licencia para optimizar costos y recursos. Uno de los aspectos menos conocidos pero muy beneficiosos de Microsoft 365 es que los grupos compartidos no requieren de una licencia adicional.

La migración de correo electrónico a Microsoft 365 implica la transferencia de buzones, calendarios, contactos y otros datos de un sistema de correo electrónico local o de otro proveedor de servicio de correo electrónico a la nube de Microsoft. En este proceso, surgen dudas comunes sobre la gestión de recursos y la necesidad de licencias. Un aspecto que genera inquietud es el tratamiento de los “grupos compartidos”, entidades que facilitan la colaboración en equipo dentro de una organización.

En este blog, abordaremos la interrogante sobre si los grupos compartidos en Microsoft 365 requieren licencias adicionales durante la migración de correo electrónico. La respuesta es no, los grupos compartidos en sí mismos no requieren licencias independientes para funcionar.

¿Qué son los grupos compartidos en Microsoft 365?

Antes de profundizar en el tema de las licencias, es importante entender qué son los grupos compartidos en Microsoft 365. Los grupos compartidos en Microsoft 365 son una herramienta colaborativa que permite a los miembros de un equipo trabajar juntos en un buzón de correo, calendario y espacio de almacenamiento compartido. Esto facilita la comunicación, la asignación de tareas y el acceso a información centralizada para un proyecto o departamento específico. Por ejemplo:

Soporte al Cliente: Un buzón compartido como support@tuempresa.com puede ser gestionado por varios empleados sin necesidad de adquirir una licencia para cada uno.
Info y Contacto: Direcciones como info@tuempresa.com o contacto@tuempresa.com pueden ser utilizadas para centralizar consultas sin costos adicionales de licencia.

¿Por qué los grupos compartidos no requieren licencia adicional?

A diferencia de los buzones individuales, que sí requieren una licencia de usuario de Microsoft 365 para funcionar, los grupos compartidos aprovechan la licencia de uno de sus miembros. Es decir, cuando un miembro del grupo tiene una licencia asignada, automáticamente habilita el funcionamiento del grupo compartido para todos sus integrantes.

Consideraciones para la migración de grupos compartidos

Si bien los grupos compartidos no requieren licencias adicionales, es importante tener en cuenta algunos aspectos durante la migración de correo electrónico a Microsoft 365:

Asignación de licencias: Asegúrate de que al menos un miembro del grupo compartido tenga una licencia de usuario de Microsoft 365 compatible. Esto permitirá que el grupo funcione correctamente.
Permisos y roles: Define los permisos y roles adecuados para cada miembro del grupo compartido, controlando el nivel de acceso a correos, calendarios y archivos.
Comunicación: Informa a los usuarios sobre la migración y el uso de los grupos compartidos en Microsoft 365, brindando capacitación y materiales de apoyo.

Beneficios de usar grupos compartidos en Microsoft 365

Los grupos compartidos ofrecen diversas ventajas para las empresas que migran a Microsoft 365:

Mejora de la colaboración: Facilita el trabajo en equipo al centralizar la comunicación, tareas y archivos en un único espacio compartido.
Optimización del flujo de trabajo: Agiliza procesos y aumenta la productividad al permitir que varios miembros trabajen simultáneamente en proyectos o tareas.
Reducción de costos: Elimina la necesidad de crear y administrar buzones individuales para cada proyecto o equipo, ahorrando en licencias.
Simplificación de la Administración: Los administradores pueden gestionar correos electrónicos de manera centralizada y eficiente.
Escalabilidad: A medida que tu empresa crece, puedes añadir más usuarios a los buzones compartidos sin preocuparte por el aumento de costos de licencias.

En la migración de correo electrónico a Microsoft 365, los grupos compartidos representan una herramienta valiosa para la colaboración y el trabajo en equipo, sin necesidad de licencias adicionales. Al aprovechar las licencias existentes de sus miembros y configurar los permisos adecuados, las empresas pueden optimizar su comunicación, flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y costos.

Si estás planeando una migración a Microsoft 365 o necesitas asesoramiento sobre cómo gestionar tus recursos de correo electrónico, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a maximizar el valor de tu inversión en tecnología.

Más información sobre nuestros servicios de migración a Microsoft 365 aquí.

 

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¿Cómo proteger tu negocio contra ciberataques desde cualquier lugar?

En el vertiginoso mundo de los negocios modernos, el trabajo remoto ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. La pandemia global ha redefinido la manera en que operamos, llevando a una transición hacia el trabajo desde cualquier lugar. Con esta nueva normalidad, surgen desafíos significativos para las pequeñas y medianas empresas, especialmente en lo que respecta a la seguridad cibernética.

A medida que los empleados, clientes y socios se dispersan geográficamente y realizan sus actividades desde sus hogares, el uso de dispositivos y redes personales para acceder a datos empresariales se ha vuelto omnipresente. Sin embargo, este cambio hacia un entorno de trabajo distribuido también ha ampliado los riesgos de seguridad, con el aumento alarmante de los ciberataques.

Según una encuesta de Gartner, Inc., el 74% de las empresas planean mantener parte de su fuerza laboral trabajando de forma remota de manera permanente después de la pandemia. Este cambio implica una serie de desafíos fundamentales para las pequeñas y medianas empresas, que a menudo carecen de los recursos y la experiencia necesarios para enfrentar estas amenazas.

 

¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan pequeñas y medianas empresas? 

En este contexto, surge una serie de preguntas prioritarias para los propietarios de negocios:

¿Cómo garantizamos la productividad y la conexión entre empleados, clientes y socios, independientemente de su ubicación geográfica?
¿Cómo podemos ayudar a los empleados a mantenerse seguros ante el aumento de los ataques de phishing y ransomvare?
Ante el aumento de los riesgos de seguridad en un entorno de trabajo distribuido, ¿cómo protegemos nuestros datos y los dispositivos de nuestros empleados?
¿Cómo evitamos que los archivos corporativos se queden en los dispositivos personales de los empleados, especialmente si un empleado deja la empresa?
¿Existe una forma más fácil para que los empleados accedan de forma segura a las aplicaciones locales?
¿Cómo habilitamos una buena experiencia de escritorio remoto?
¿Cómo podemos gestionar eficazmente los costos en un momento de incertidumbre económica?

 

retos ciberseguridad empresasProteger tu negocio contra ciberataques puede parecer una tarea desalentadora, pero Microsoft 365 Business Premium ofrece una solución integral que combina capacidades avanzadas de seguridad con herramientas de productividad y colaboración diseñadas para funcionar desde cualquier lugar.

 

Beneficios de Microsoft 365 Business Premium para tu empresa

Aquí hay cinco formas en que Microsoft 365 Business Premium puede beneficiar a tu empresa:

  1. Comunicación y Colaboración sin Esfuerzo: Con Microsoft Teams, tus empleados pueden colaborar en tiempo real a través de chat, reuniones en línea y coautoría de documentos, todo en un solo lugar conveniente.
  2. Protección contra Acceso no Autorizado: La autenticación multifactor avanzada y las políticas de acceso condicional ayudan a garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos de la empresa, protegiéndote contra ataques de phishing y robo de contraseñas.
  3. Protección de Datos Confidenciales: Las capacidades de protección de la información de Microsoft 365 Business Premium cifran el correo electrónico y protegen contra el acceso no autorizado, garantizando la seguridad de la información sensible de tu empresa.
  4. Protección de Datos en Dispositivos Personales: Microsoft 365 Business Premium previene que archivos de trabajo confidenciales se guarden en ubicaciones personales inseguras, asegurando que los datos empresariales estén protegidos incluso en dispositivos personales de los empleados.
  5. Facilidad de Uso y Rentabilidad: Microsoft 365 Business Premium es una solución rentable y fácil de usar que permite habilitar el trabajo seguro desde cualquier lugar, minimizando costos y complejidades.

En resumen, la suscripción Microsoft 365 Business Premium ofrece una solución completa para proteger tu negocio contra ciberataques, disponer de herramientas de productividad y colaboración y habilitar el trabajo desde cualquier lugar de forma segura.

Pregúntanos sin compromiso sobre cómo Microsoft 365 puede adaptarse a las necesidades y tamaño específico de tu negocio, asegurando el trabajo de tus empleados desde cualquier lugar. No dudes en programar una consulta gratuita con uno de nuestros consultores en amger:pro para explorar las opciones de suscripción que mejor se ajusten a tu empresa.

Transforma tu infraestructura informática – Migra a Microsoft 365

La tecnología avanza a pasos agigantados y, en el mundo empresarial, la adaptación es clave para mantenerse competitivo. ¿Cómo garantizar la seguridad de tus sistemas informáticos en un entorno cada vez más complejo y amenazante? ¿Cómo cumplir con la legislación, incluido el RGPD, sin sacrificar la eficiencia? ¿Estás aprovechando al máximo el potencial de la nube para tus aplicaciones de productividad y colaboración?

El Cambio es Inevitable: Moderniza tus Sistemas con Microsoft 365

El soporte de Microsoft para Windows 7 y para Office 2010, ha llegado a su fin llegado a su fin, lo que significa que las empresas que aún confían en estas versiones necesitan una renovación urgente. La transición a Microsoft 365 ofrece una oportunidad única para transformar tus sistemas informáticos y adoptar un enfoque moderno que aproveche al máximo la tecnología disponible.
Si ese es tu caso, puedes hacerlo migrando a Microsoft 365. Ello os ayudará a implementar actualizaciones con agilidad, aumentar el potencial de vuestros equipos y generar más valor para vuestro negocio.

Beneficios de Microsoft 365

  • Seguridad Mejorada: Microsoft 365 ofrece un entorno seguro con tecnología de vanguardia en la nube, garantizando la protección de tus datos y cumpliendo con los estándares de seguridad más exigentes, incluido el RGPD.
  • Ahorro de Costos: Con una facturación mensual y la flexibilidad de la nube, Microsoft 365 permite un consumo más asequible de sistemas informáticos sin comprometer la innovación.
  • Mayor Productividad: Facilita la colaboración y el trabajo en equipo, aumentando el potencial de tus empleados y generando más valor para tu negocio.

En definitiva, Microsoft 365 puede ayudar a tu negocio a:

  • Ahorrar dinero
  • Tomar el control
  • Propiciar la creatividad
  • Aumentar el potencial de las personas

Preparándote para la Migración

La adopción de soluciones en la nube implica una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de tus necesidades comerciales. Considera estos enfoques para tu viaje a la nube:

  • Integración Híbrida Simple: Ideal para integrar aplicaciones de SaaS basadas en la nube con datos locales existentes, proporcionando una visión holística de tus operaciones.
  • Enfoque Híbrido Avanzado: A medida que evolucionas, necesitas una plataforma más madura para manejar la complejidad creciente, con soluciones avanzadas de integración que aborden incluso los casos de uso más complejos.

El Momento es Ahora: Migra con Confianza a Microsoft 365

La migración de datos puede ser un proceso delicado, pero con las herramientas y el conocimiento adecuados, puedes convertir los desafíos en oportunidades. En amger:pro, como expertos en soluciones de Microsoft, estamos aquí para ayudarte en tu viaje hacia Microsoft 365.

Nuestro Servicio de Migración a Microsoft 365

En amger:pro te ofrecemos servicios especializados de migración a Microsoft 365 para empresas de todos los tamaños. Desde la planificación inicial hasta la implementación y el soporte continuo, estamos comprometidos a garantizar una transición sin problemas y una adopción exitosa de la plataforma.
Mantente por delante de tus competidores y lleva tu empresa al siguiente nivel con Microsoft 365. Si tienes dudas, contáctanos para revisar tu situación y ofrecerte un plan de acción a la medida de tus necesidades.
Más información sobre nuestros servicios de migración a Microsoft 365 aquí
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Novedades en Microsoft Teams: nueva página de resultados de búsqueda

De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos una de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:

Nueva página de resultados de búsqueda

Ref. MC289446 (66583)

A partir del mes de noviembre, Microsoft Teams (en su versión escritorio) proporcionará una nueva experiencia de resultados de búsqueda a los usuarios, para que tanto la búsqueda de mensajes, personas, respuestas como archivos sea mucho más rápida e intuitiva.

El rediseño de esta página de resultados de búsqueda pretende ofrecer al usuario:

  • un mejor contexto,
  • unos resultados más rápidos,
  • capacidades de filtrado mejoradas con relevancia impulsada por IA, basada en las personas y el contenido con el que más interactúa en Teams y otros servicios de Microsoft 365.

 

Búsqueda previa en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_old

Nueva búsqueda en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_new

¿Cómo afectará esta actualización a los usuarios?

La implementación se iniciará a primeros de noviembre y se espera esté completada a mediados de noviembre. A partir de entonces, todos los usuarios dispondrán de esta nueva experiencia cuando realicen búsquedas y lleguen a la página de resultados de búsqueda.

No se requiere de ninguna acción ni por parte de usuarios ni de los administradores.

En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.

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Cómo personalizar tu fondo para reuniones en Microsoft Teams

Tras más de un año de trabajo remoto (y, recientemente, híbrido), realizar videoconferencias y reuniones en línea desde casa o cualquier otro lugar fuera del lugar de trabajo, se ha convertido en algo muy habitual.
Tanto Microsoft, como otros fabricantes de software para videollamadas, han ido incorporanto diferentes opciones para difuminar el fondo de tu habitación, de una cafetería abarrotada, o bien añadir imágenes “virtuales” para dar otro aire a tu entorno.
Según Microsoft, en un estudio reciente se determinó que durante una videollamada con un promedio de duración de 38 minutos, se desperdiciaban unos 13 minutos por distracciones e interrupciones. Por ello, consideran que el uso de los efectos de fondo ayuda a reducir las interrupciones cuando se intenta estar más concentrado al trabajar desde casa.

¿Cómo funcionan los efectos de fondo de Teams?

Gracias a la inteligencia artificial (IA) y a través de la cámara de tu dispositivo, Teams aísla tu silueta del fondo que te rodea y aplica un efecto difuminado de lo que hay detrás de ti o bien lo reemplaza por completo por la imagen o plantilla que escojas, incorporando los detalles del fondo escogido, transformando el espacio que te rodea en un nuevo entorno. Dichos efectos e imágenes de fondo están disponibles en aplicaciones cliente para PC y Mac. A lo largo de estos meses de pandemia, Microsoft ha ido incorporando a Teams nuevos efectos en sus fondos de reuniones personalizados, algunos más extravagantes que otros. Finalmente, también ha habilitado la opción a cargar tu propia imagen, lo que permite crear fondos corporativos a las empresas, manteniendo así una imagen más profesional y homogénea entre sus empleados durante las reuniones, especialmente con clientes o colaboradores externos.

¿Cómo cargar una imagen de fondo a una videollamada?

Para agregar un nuevo fondo a una videollamada, primero deberás guardarlo como imagen en una ubicación en la que puedas encontrarlo fácilmente cuando lo agregues a Teams.

Para guardar el fondo:

  1. Selecciona la imagen desde la galería de fondos de Teams o de cualquier otro repositorio, haz clic en ella con el botón derecho y después haz clic en Guardar como imagen.
  2. En la lista Guardar como tipo, selecciona el formato de archivo entre las opciones: JPG, PNG o BMP.
  3. En el cuadro de Nombre de archivo, acepta el nombre de archivo sugerido o escribe un nuevo nombre para la imagen.
  4. Selecciona la carpeta en la que quieres almacenar la imagen, por ejemplo, la carpeta Domumentos o el escritorio.
  5. Haz clic en Guardar.
 Ahora ya dispones de la imagen en tu dispositivo.

¿Cómo cambiar el fondo en una reunión de Teams?

Puedes realizar el cambio justo antes de unirte a la reunión o durante la misma, cuando ya haya empezado, siguiendo los siguientes pasos:
CAMBIAR EL FONDO ANTES DE QUE EMPIECE UNA REUNIÓN EN TEAMS
Justo antes de unirte a la reunión, aparece la siguiente pantalla de configuración del vídeo y audio de la reunión con la opción  (1) “Filtros en segundo plano” bajo la imagen de vídeo. La “Configuración de fondo” (2) está a la derecha de la pantalla.
Desde ahí, con la cámara activada, podrás seleccionar diversas opciones:
  1. Difuminar” el fondo: se disimula todo lo que tienes detrás, pero a ti se te ve claramente.
  2. Reemplazar” el fondo con una de las imágenes virtuales disponibles, previamente cargadas en Teams.
  3. Usar una imagen propia” (3), seleccionando primero la opción “Agregar nuevo” y escogiendo la imagen previamente guardada en tu equipo (ver apartado anterior). Tipo de fichero recomendado: .JPG, .PNG o .BMP. A partir de ahora lo tendrás disponible como un nuevo fondo en “Configuración de fondo“.
Ahora lo verás en la ventana de vídeo de Teams, detrás de tu imagen. El nuevo fondo aparecerá incorporado en todas las reuniones y videollamadas que realices hasta que vuelvas a cambiarlo.
Para “desactivar los efectos de fondo” sólo has de clicar la primera opción en “Configuración de fondo” con el símbolo prohibido sobre recuadro oscuro.
CAMBIAR EL FONDO DURANTE UNA REUNIÓN EN TEAMS
Para cambiar de fondo cuando ya te has unido a una reunión, ve a los controles de la reunión y selecciona “Más opciones ***” > “Aplicar efectos de fondo”
A continuación podrás seleccionar “Difuminar“, “Reemplazar” o “Usar una imagen propia” (ver puntos 1, 2, y 3 anteriores).

Recomendaciones en el uso de efectos de fondo en las reuniones:

  • El tamaño recomendado para imágenes propias es de una relación de aspecto 16:9 y una resolución de 1920 x 1080 píxeles. Cuanto más alta sea la resolución, mejor se verán las imágenes. Sin embargo, los tamaños pueden ser desde mín. 360 x 360 px hasta máx. 2048 x 2048 px.
  • El tipo de archivo puede ser .JPEG, .JPG, .PNG, .BMP.
  • Mediante el efecto de desenfoque del fondo, evitarás distracciones e interrupciones inesperadas durante tus reuniones de vídeo. 
  • Añadir una imagen de fondo, sea prediseñada o propia, dará un aspecto más profesional a tu entorno.
  • Si utilizas recursos gráficos de tu marca (logotipo, colores, lema, etc…) promocionarás tu imagen profesional y corporativa. 

Esperamos que estos sencillos consejos sean de utilidad. En caso de duda sobre estas u otras funcionalidades y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.

 

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