Cómo habilitar el buzón de archivo Exchange Online y forzar su iniciado

por | 11 Feb 2022 | Consultoría IT360, Microsoft 365

¿Te aparece un mensaje de advertencia de que te has quedado sin espacio en el buzón de correo? Si eres usuario de Exchange Online, puedes obtener un espacio de almacenamiento adicional en tu buzón a través de los llamados «buzones de archivo». Este tipo de buzón debe habilitarlo un usuario con rol de Administración de Exchange, por lo que quizá necesites solicitarlo a quien disponga de esos permisos en tu organización.

Un buzón de archivo es un buzón especial que, una vez activado, aparece junto a las carpetas de tu buzón principal y a dónde puedes acceder de la misma manera que accedes al resto de buzones, con las mismas características de cumplimiento, como la búsqueda de contenido en el centro de cumplimiento de Microsoft 365, la retención de MS365 y la suspensión legal. Los mensajes se mueven al buzón de archivo siguiendo la directiva de retención predeterminada de Exchange desde la administración de registros de mensajería (MRM). Esta directiva predeterminada se puede personalizar con etiquetas de retención en función de lo que establezca la organización.

El archivado en Microsoft 365 (o «archivado local») se puede habilitar utilizando el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 o, bien, como haremos en este caso, a través de PowerShell. Si es la primera vez que utilizas PowerShell, primero asegúrate de que tienes instalada esta aplicación en tu equipo. Después, descarga y ejecuta el módulo de Powershell

Uso de PowerShell de Exchange Online para habilitar o deshabilitar «buzones de archivo»

Habilitar el buzón de un único usuario

Ejecutar el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo para un único usuario:

Enable-Mailbox -Identity < username > -Archive

Para deshabilitar el buzón de un único usuario

Al ejecutar el siguiente comando, se deshabilitará el buzón de archivo para un único usuario:

Disable-Mailbox -Identity < username > -Archive

Habilitar y deshabilitar buzones de toda la organización

Para habilitar buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

Nota: Si algún usuario ya tuviera activado el buzón de archivo, al ejecutar este código se mostrará un error. No tiene importancia, sólo te avisa que ya lo tiene activado. En cambio, si debes deshabilitar los buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive

Cómo forzar el inicio del archivado en línea en los correos electrónicos de Microsoft 365

Una vez realizado el proceso de habilitación de buzones de usuarios de Office 365, puede darse el caso que no se inicie inmediatamente. La directiva de retención puede tardar hasta 7 días en iniciarse, según las características del buzón. Sin embargo, podemos forzar este inicio para que el proceso sea más ágil. Para forzar el inicio de archivado de un sólo usuario:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity < username >

Verificar que está funcionando el archivado del buzón

Una vez ejecutado el proceso anterior, espera unos minutos. Puedes comprobar su progreso iniciando una sesión en Outlook Web Access (OWA) y comprobar el buzón de archivo local que aparece en el lado izquierdo. Si eres administrador, puedes ver el proceso desde el centro de administración de Exchange > Buzones > escoge el buzón de usuario > Administrar el archivo del buzón. Otra opción, es ejecutar el siguiente comando varias veces y verás como disminuye el tamaño del buzón:

get-mailboxstatistics -identity < username > | fl totalitemsize

Paso final

Recuerda que es preferible cerrar la sesión de PowerShell una vez finalizado el proceso. Para ello, ejecuta el siguiente comando:

Disconnect-ExchangeOnline

En caso de duda sobre esta u otras funcionalidades de Microsoft 365 y su administración, no dudes en contactar con nosotros.

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Novedades en Microsoft Teams: nueva página de resultados de búsqueda

por | 7 Oct 2021 | Consultoría IT360, M365 actualizaciones, Microsoft 365, Noticias, Teams

De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos una de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:

Nueva página de resultados de búsqueda

Ref. MC289446 (66583)

A partir del mes de noviembre, Microsoft Teams (en su versión escritorio) proporcionará una nueva experiencia de resultados de búsqueda a los usuarios, para que tanto la búsqueda de mensajes, personas, respuestas como archivos sea mucho más rápida e intuitiva.

El rediseño de esta página de resultados de búsqueda pretende ofrecer al usuario:

  • un mejor contexto,
  • unos resultados más rápidos,
  • capacidades de filtrado mejoradas con relevancia impulsada por IA, basada en las personas y el contenido con el que más interactúa en Teams y otros servicios de Microsoft 365.

 

Búsqueda previa en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_old

Nueva búsqueda en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_new

¿Cómo afectará esta actualización a los usuarios?

La implementación se iniciará a primeros de noviembre y se espera esté completada a mediados de noviembre. A partir de entonces, todos los usuarios dispondrán de esta nueva experiencia cuando realicen búsquedas y lleguen a la página de resultados de búsqueda.

No se requiere de ninguna acción ni por parte de usuarios ni de los administradores.

En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.

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Novedades en Microsoft Teams: cambio de ubicación de grabaciones y presentadores externos en eventos en directo

por | 8 Mar 2021 | Consultoría IT360, M365 actualizaciones, Microsoft 365, Noticias, Teams

De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos algunas de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:

Presentadores externos como invitados en eventos en directo en Microsoft Teams

Ref. MC240167 (70599)

Entre finales de marzo y principios de abril se espera el lanzamiento de una nueva actualización a través de la cual los organizadores de reuniones podrán programar una reunión o evento en directo de Teams con un presentador anónimo o externo a su organización. Para ello, será necesario que tanto organizador como el presentador anónimo utilicen la aplicación de escritorio de Teams.

Esta acción deberá administrarse al programar la reunión. Desde la opción «Invitar a personas a tu evento de grupo» se podrá activar la opción «Permitir presentadores externos«.

 

amgerpro_teams-live-events-allowing-external-presenter

Vista de organizador: Invitar a presentador anónimo o externo a la organización en un evento en directo

Se aumentará el límite de asistentes, número de eventos simultáneos y la duración de los eventos en directo

Para seguir apoyando las necesidades de las organizaciones, Microsoft ampliará los límites temporales para eventos en directo, hasta el 30 de junio de 2021, que incluyen:

  • soporte de eventos para hasta 20.000 asistentes (actualmente en 10.000 asistentes)
  • alojamiento de hasta 50 eventos simultáneos en un tenant («inquilino») de Microsoft 365 (actualmente en 15 eventos)
  • duración del evento de 16 horas por transmisión (actualmente en 4 horas)

¿Qué son los eventos en directo en Teams?

Los eventos en directo de Microsoft 365 son una extensión de las reuniones de Teams que permiten a los usuarios difundir contenido de vídeo y de reuniones a grandes audiencias. Sirven para realizar presentaciones de una persona hacia multitud personas, promoviendo la conexión con los participantes antes, durante y tras el evento. El organizador del evento es quien dirige las interacciones y la participación del público consiste básicamente en visualizar el contenido que el organizador comparte. Los asistentes pueden ver el evento en directo o grabado en Yammer, Teams o Stream y pueden interactuar con los moderadores mediante la sección de «Preguntas y Respuestas» moderadas o en una conversación de Yammer.

Lo más importante de los eventos en directo es la experiencia de los asistentes y que puedan participar sin problemas de conexión, etc. Funciona en escritorios, exploradores y dispositivos móviles (iOS, Android).

 

amgerpro_teams-live-events-attendee Vista de pantalla de un evento en directo en Microsoft Teams

 Más información sobre los eventos en directo

 

Nueva ubicación de las grabaciones de reuniones 

Ref. MC222640 (67138)

Microsoft Teams tiene un nuevo método para guardar las grabaciones de reuniones que se está implementando en distintas fases desde inicios de año. Con este cambio, las grabaciones de reuniones en Teams dejarán de almacenarse en Microsoft Stream (clásico) para hacerlo en OneDrive para la Empresa y Sharepoint en Microsoft 365.

¿Cuáles son sus ventajas a nivel usuario?

Algunas ventajas de usar OneDrive para la Empresa y Sharepoint para almacenar y reproducir las grabaciones de reuniones en Teams son:

  • Facilidad para establecer permisos y uso compartido
  • Compartir grabaciones con invitados (usuarios externos) solo con uso compartido explícito
  • Solicitar flujo de acceso
  • Proporcionar vínculos compartidos de OneDrive para la Empresa y de SharePoint
  • Las grabaciones de las reuniones están disponibles más rápido
  • Las grabaciones se almacenan en la región específica de ese usuario (multi-geo)

En el siguiente vídeo se resume cómo se aplicarán «Novedades en grabación de reuniones en Microsoft Teams»:

Cómo afectará esto a su organización

  1. Nuevas características: uso compartido externo e invitado, la aplicación de directivas de retención automáticamente, mejoras en la calidad de la transcripción, atribución de altavoces, búsqueda de contenido de transcripción, entre otras.
  2. Almacenamiento de reuniones: en las reuniones que no sean de canal se almacenarán en OneDrive de la persona que haya clicado el botón de grabación, en una carpeta especial con el nombre «Grabaciones» que se encuentra en la parte superior de OneDrive. Para las reuniones de canal, se almacenarán en la biblioteca de documentos del sitio de Teams (Sharepoint del canal), en una carpeta llamada «Grabaciones».
  3. Permisos: Todos los invitados a una reunión que no sea de canal obtendrán automáticamente un enlace compartido para acceder a la grabación de la reunión, excepto los usuarios externos. Los externos tendrán que ser agregados explícitamente por parte del organizador a la lista compartida. Para las reuniones de canal, dicha notificación se realizará en función de los permisos que tengan configurados en el canal.
  4. Subtítulos: los subtítulos para las grabaciones de reuniones de Teams solo estarán disponibles durante la reproducción si el usuario tenía activada la transcripción en el momento de la grabación. Los administradores deben activar la transcripción de la grabación a través de la directiva para asegurarse de que los usuarios tengan la opción de grabar reuniones con transcripción. Los subtítulos son compatibles con las grabaciones de reuniones de Teams durante 60 días desde que se graba la reunión.
  5. Almacenamiento: Los archivos de las grabaciones de reuniones de Teams se incluyen en la cuota de almacenamiento de OneDrive para la Empresa y SharePoint.
  6. Migración: Los vídeos que están actualmente en Stream permanecerán allí hasta que se empiece a migrar de Microsoft Stream (clásico) a Microsoft Stream. Tras la migración, esos vídeos también se migrarán a OneDrive para la Empresa o SharePoint.

 

En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.

 

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Recomendación de Seguridad – Cómo habilitar la autenticación Multifactor MFA en Microsoft 365

por | 2 Feb 2021 | Consultoría IT360, Microsoft 365

Cómo bien es sabido, uno de los problemas de seguridad conocidos más importantes es la suplantación de usuarios.

La “suplantación de usuarios” es la capacidad de un hacker para obtener las credenciales de un usuario con el fin de dañar a ese usuario y sus conocidos. Desde el cifrado del disco duro, a la captura de datos financieros, el envío de virus a otros conocidos,.. la lista es muy larga.

A raíz de la pandemia y la necesidad de implantar el teletrabajo de forma extendida, cada vez más organizaciones trabajan y comparten información confidencial desde la nube, por lo que capturar las credenciales de un usuario pondría en riesgo la información corporativa.

Por ello, además de seguir unas directrices básicas en cuanto a ciberseguridad, recomendamos a todos nuestros clientes y usuarios de Microsoft 365 que activen medidas de seguridad razonables que permitan el acceso a un nivel de control más alto de los datos personales y corporativos.

Una de las ventajas de disponer de los servicios de Microsoft 365 es su Sistema Multifactor (MFA), como ocurre en otras aplicaciones como Gmail, Facebook, etc. que también incorporan sistemas de doble autenticación.

¿Cómo afecta el MFA al usuario de Microsoft 365?

Una vez el administrador de correo active el sistema MFA para todos los usuarios de Microsoft 365 de la organización, la primera vez que el usuario se conecte, deberá completar algunos datos de contacto adicionales: teléfono móvil, tal vez un segundo correo electrónico de contacto,… y finalmente se le preguntará si desea hacer el MFA a través de una aplicación instalable en su móvil, llamada Microsoft Authenticator (opción recomendada).

 

Pasos a seguir para habilitar la autenticación MFA

En el siguiente enlace se encuentran los pasos a seguir para configurar la información de seguridad inmediatamente después de iniciar sesión con su cuenta profesional: Configuración de la información de seguridad desde un mensaje de inicio de sesión.

 

Más información acerca de la aplicación Authenticator desde dispositivos móviles: Usar Microsoft Authenticator con Microsoft 365 – Office 365

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amgerpro-mobile-microsoft-authenticator

Después de registrar estos datos, cada vez que acceda a una herramienta relacionada con su usuario de Microsoft 365, se le pedirá que compruebe la acción.

Algunos ejemplos:

  1. Cuando utilice la computadora de un tercero y desee leer su correo electrónico. El primer paso será acceder a WebOutlook y poner su credencial que el sistema comprobará a continuación a través de un SMS o desde la aplicación móvil, dependiendo de la opción de autenticación que haya elegido.
  2. Cuando configure su Outlook, la primera vez que verifique al usuario, le solicitará autenticación. Posteriormente, cuando Outlook se abra de nuevo, ya no solicitará dicha verificación.
  3. Si su equipo es un equipo de confianza y le ha dicho a su navegador que guarde sus credenciales, ya no le pedirá la verificación de su usuario.
  4. Cuando configure los equipos por primera vez, le pedirá la verificación, después ya no lo solicitará.

¿Qué ventajas ofrece la activación del MFA?

Bueno, si por error ha caído en una trampa y ha dado a conocer sus credenciales, no podrán usarla porque no podrán omitir la verificación de MFA del usuario.

En caso de extravío o hurto, quiénes disponen de las licencias Microsoft 365 Premium, pueden además realizar un encriptado a distancia o un borrado de datos de su equipo: portátil, dispositivo móvil, tablet, Mac, etc.

Sabemos que al principio puede resultar una molestia para el usuario, pero este sistema es una buena manera de garantizar la integridad de los datos personales y los de la organización.

 

Más información sobre la Autenticación multifactor (MFA) – Microsoft Security

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Si necesitas soporte para implementar Microsoft 365 o su sistema de autenticación Multifactor MFA, contáctanos y te ayudaremos.

 

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«Alias» de correo vs. «buzones compartidos»: cómo funcionan en Microsoft 365

por | 28 Ene 2021 | Consultoría IT360, Microsoft 365

Como partners de Microsoft, al realizar la migración a Microsoft 365 con nuestro servicio administrado de MS365 nos ocupamos de personalizar y adaptar los recursos de las licencias a las necesidades del cliente.

El proceso se planifica y calendariza a conveniencia del cliente, sin embargo, a veces debemos incorporar alguna sesión de formación para ayudar en la transición entre plataformas y aprovechar para aclarar dudas sobre funcionamiento. Una duda habitual durante las formaciones suele ser el uso de los «alias» y los «buzones compartidos» , pues según cual sea la plataforma de origen (IMAP, GSuite, Gmail, Lotus iNotes, Exchange), su funcionamiento y configuración en Microsoft 365 puede ser algo distinto. Estas configuraciones son muy interesantes pues no se requiere adquirir nuevas licencias para su uso. Veamos algunas de sus diferencias.

¿Qué son y cómo funcionan los «alias» de correo en Microsoft 365?

En general, un «alias» de correo electrónico es una dirección de correo electrónico adicional que usará la misma bandeja de entrada, lista de contactos y configuración de cuenta que su dirección de correo electrónico principal.

Con ello, podremos recibir los e-mails enviados a distintas direcciones en un mismo buzón, sea de Microsoft 365 (antes Office 365) o de cualquier otro servicio de correo. Sin embargo, de forma predeterminada, los correos que se envíen (salientes) desde esa dirección, tendrán como remitente la dirección del correo electrónico principal (esta configuración predeterminada la puede modificar el administrador de la instancia de Microsoft 365 en las configuración de Exchange Online y activando la Opción Permitir enviar correos desde álias) .

También comparten la misma contraseña, por lo que se podrá acceder a la cuenta de correo con cualquier alias.

En el caso de Microsoft 365, se pueden crear hasta 400 alias para un solo usuario sin necesidad de más licencias o cargos adicionales.

¿Cuándo resulta útil tener uno o varios «alias» de correo electrónico?

Tener varios «alias» puede resultar muy útil en organizaciones en las que:

  1. queramos ofrecer distintas direcciones de contacto, pero sea la misma persona quien reciba la información, por ejemplo, cuando una persona desempeña más de un cargo o atiende a más de un departamento.
  2. queramos seguir recibiendo los correos que iban dirigidos a un destinatario que ya no está en la compañía, sin tener que adquirir una nueva licencia
  3. tengamos varios dominios de internet registrados y queramos asegurar la correcta recepción de correos enviados a direcciones en ambos dominios.
  4.  se quiera disponer de una dirección temporal, por ejemplo, para vincularla a una campaña o lanzamiento determinado y que luego, una vez finalizada la promoción, se prefiera deshabilitar dicha dirección.
  5. se utilicen listas de distribución de correo. Creando un «alias» que agrupe varios correos o cuentas, se podrá enviar la lista a una dirección y ésta se reenviará automáticamente a todas las cuentas añadidas como direcciones de reenvío.

En cambio, si deseas que varias personas administren una misma dirección de correo electrónico, es más recomendable utilizar «buzones compartidos».

¿Qué son los «buzones compartidos» y cómo se usan?

Un buzón compartido es aquel buzón al que pueden acceder una o más personas de la organización para supervisar y enviar correos electrónicos desde una cuenta común. Cuando alguno de los miembros con acceso a ese buzón responde a un mensaje desde dicho buzón compartido, el correo electrónico saliente tiene el remitente del propio buzón compartido, no del usuario en cuestión.

El acceso a ese buzón compartido se agrega al perfil de Outlook del usuario, a quien previamente se le habrán otorgado los permisos de «acceso total» o «enviar como».  El permiso de «acceso total» además de abrir el buzón, permite a los usuarios crear y modificar sus elementos. El permiso de «enviar como» tan sólo permite enviar correo electrónico desde ese buzón compartido.

 

Consulta nuestra sección de Configuraciones y Preguntas Frecuentes de Microsoft 365 para más detalles sobre cómo abrir, usar y configurar en dispositivos móviles los buzones compartidos y los alias de correo. 

Caso práctico: uso combinado de «alias» de correo y «buzones compartidos»

Supongamos el siguiente escenario, en el que el BuzónUsuario1@amgerpro.com tiene asociados dos «alias» y dos «buzones compartidos».

Uno de estos buzones compartidos Compartido2@amgerpro.com también se comparte con el BuzónUsuario2@amgerpro.com.

Buzon-compartido MS365_amgerpro

¿Qué ocurre cuando reciben y envían correos por alias1@amgerpro.com?

Buzon-compartido MS365_F2_amgerpro

Cuando entra un correo por un «alias» se dirige directamente al buzón propietario del alias. En el caso del ejemplo será BuzónUsuario1@amgerpro.com.

Sin embargo, cuando se envía desde el alias1@amgerpro.com en realidad se envía como BuzónUsuario1@amgerpro.com. El motivo es que los «alias» no permiten crear etiquetas de envíos personalizadas. Por lo tanto siempre se envía con las cabeceras del buzón propietario (en Exchange Online se puede configurar para poder enviar indistintamente con el buzón del propietario o con el buzón del alias). 

En el caso de que también se desee enviar correos como alias1@amgerpro.com, en Microsoft 365, hay distintas soluciones: la más interesante son los llamados buzones compartidos.

 

Buzones Compartidos

A diferencia de los «alias», los buzones compartidos pueden ser asignados a uno o más miembros. Veamos de nuevo la primera imagen: en ella podemos ver dos buzones compartidos:

1) Compartido1@amgerpro.com tiene como miembro BuzónUsuario1@amgerpro.com

2) Compartido2@amgerpro.com tiene dos miembros BuzónUsuario1@amgerpro.com y BuzónUsuario2@amgerpro.com

La diferencia principal entre el «alias» y los buzones compartidos es:

  • los buzones compartidos tienen cabecera propia
  • los buzones compartidos pueden tener más de un miembro
  • Su configuración es Outlook escritorio es automático. En otras aplicaciones clientes su configuración es compleja o no permitida.

Pongamos un ejemplo;

El buzón compartido tiene varias configuraciones posibles. Utilizaremos para este ejemplo la configuración básica. Un correo entra por Compartido2@amgerpro.com y llega a la bandeja de entrada. Los dos miembros pueden ver el mensaje entrante.

Supongamos que uno de los miembros responde a este mensaje, ese mensaje de respuesta también queda disponible para el otro miembro del buzón compartido.

Así pues, el buzón compartido es una buena opción para ordenar diferentes correos electrónicos gestionados por más de un usuario.

Para más información sobre el uso de los buzones compartidos, accede al siguiente enlace: 

Abrir y usar un buzón compartido en Outlook – Soporte de Office (microsoft.com)

En definitiva, en función de la gestión y organización del correo electrónico de tu compañía, podrás optimizar tiempo y recursos configurando o bien «alias» o  bien «buzones compartidos». Consulta con un experto qué opción se ajusta más a tus necesidades.

 

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