Nuevas características de Teams muy útiles para el teletrabajo

Nuevas características de Teams muy útiles para el teletrabajo

 

Las nuevas características de Microsoft Teams pueden resultar útiles para los trabajadores en casa 

Microsoft ha dado a conocer nuevas características de su software de chat corporativo Teams en su tercer aniversario de producto y llega en medio del gran interés en el teletrabajo, provocado por el Coronavirus.

Algunas de estas nuevas características pueden ser de interés para los trabajadores que están en casa:

  • Supresión del ruido de fondo o de otros miembros que están en el mismo espacio.
  • Pedir la palabra en conferencias con muchos usuarios en la que todos están intentando hablar.
  • Leer y escribir mensajes sin conexión a Internet.
  • En determinadas zonas, se ha activado el servicio telefónico para pequeñas empresas.

El equipo de desarrollo se ha puesto las pilas y en breve quieren presentar nuevas características que puedes seguir en la  hoja de ruta de Office 365: 

  • Fondos pesonalizados
  • Multiventana para chats
  • Aviso de mensajes leídos en los chats
  • Personalización de apps en la barra lateral izquierda
  • etc.

Satya Nadella, CEO de Microsoft, dijo en su última videoconferencia del jueves, que:

«si bien todos están concentrados en la salud y la seguridad, así como en los impactos económicos del virus, la tecnología como Teams puede ayudar.»

«Por supuesto, también reconocemos el papel de la tecnología y cómo puede desempeñar un papel de apoyo para quienes trabajan incansablemente para reducir el impacto del Covid-19: desde que los proveedores de atención de la salud se mantienen conectados con soluciones de «telesalud»; escuelas y universidades que enseñan a través de aulas virtuales y aprendizaje remoto; a empresas de todos los tamaños que están permitiendo a sus empleados trabajar de forma remota»

Por su lado, el rival Slack, también presentó el pasado miércoles algunas mejoras para que su software de conversaciones de individuos sea más fácil de usar y intenta acercarse a las comunicaciones de equipos. 

Tanto Slack como Microsoft están trabajando para agregar más características y ganar más clientes.

Ambas compañías, e incluso Zoom, están recibiendo más uso del que cualquiera de ellas hubiera podido imaginar (no por las razones obviamente). Microsoft dijo que tubo 32 millones de usuarios el 11 de marzo, una cifra que ascendió a 44 millones en todo el miércoles a partir del 18 de marzo. Slack informó que tiene 12 millones de usuarios diarios desde septiembre y antes del Coronavirus.

¿Cómo quedará el uso de estos productos después del «ensayo actual» con este virus? ¿los hábitos y rutinas cambiarán permanentemente después de la pandemia?

Según el vicepresidente de Microsoft 365, Jared Spataro, «Nunca volveremos a trabajar como antes»

Para conocer más a fondo las ventajas de las herramientas de comunicación y trabajo a distancia que puedes utilizar como Microsoft Teams, te recomendamos estos vídeotutoriales o puedes solicitarnos una formación a medida para sacarle todo el provecho en el menor tiempo posible.

 

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Microsoft deja de dar soporte a Windows 7 a partir del 14 de enero de 2020

Microsoft deja de dar soporte a Windows 7 a partir del 14 de enero de 2020

Es la hora de cambiar a Windows 10 y Microsoft 365

A partir del próximo 14 de enero de 2020, Microsoft ha comunicado que dejará de facilitar actualizaciones de seguridad y de dar soporte técnico a los equipos con Windows 7.

Cada producto tiene un ciclo de vida. Comienza cuando se lanza el producto y termina cuando el producto ya no es compatible. En 2020, el soporte técnico de Microsoft finalizará para Windows 7 y Office 2010.

 ¿Qué significa esto?

Estos productos continuarán funcionando, pero se detendrán las nuevas actualizaciones de seguridad y, algunas funciones, así como la privacidad de los datos, se verán afectadas. Las actualizaciones de seguridad aplican revisiones a las vulnerabilidades detectadas, que los malware pueden aprovechar, y ayudan a proteger a los usuarios y sus datos.

En definitiva, llegó la hora de actuar y realizar una actualización a Windows 10 y Microsoft 365 para evitar que tus equipos y tus datos sean más vulnerables a riesgos de seguridad.

 

¿Qué impacto puede tener mantener un sistema operativo sin soporte en tu negocio?

Seguir utilizando Windows 7 después del fin de soporte podría tener consecuencias negativas para tu negocio:

Seguridad

Sin actualizaciones de seguridad críticas de Windows 7, tu PC puede quedar vulnerable a peligrosos virus, spyware y otro software malintencionado o ciberataque que pueden robar o dañar tu información y datos empresariales. El software antivirus no podrá protegerte por completo porque Windows 7 ya no recibirá soporte técnico.

Falta de soporte técnico en aplicaciones empresariales o de hardware

A pesar de poder seguir utilizando las aplicaciones empresariales durante un tiempo, los proveedores de software ya no proporcionarán soporte técnico para sus productos cuando estos se ejecuten desde Windows 7, porque no podrán recibir actualizaciones de Microsoft. Lo mismo ocurrirá con los fabricantes de hardware, pues puede que no estén los controladores necesarios para ejecutar Windows 7 en nuevos equipos.

Implicaciones con el RGPD

Utilizar un sistema operativo sin soporte y sin las consiguientes actualizaciones de seguridad que corrijan las posibles vulnerabilidades descubiertas, puede suponer un riesgo para la privacidad de los datos personales que se gestionen, lo que podría tener implicaciones legales por incumplimiento legal del RGPD y la LOPDGDD.

 

¿Cómo podemos ayudar desde amger:pro?

Como partners certificados de Microsoft podemos guiarte en la transición a Microsoft 365. Para ello, proponemos el siguiente plan de acción:

FASE 1 – ANÁLISIS DE SITUACIÓN 

  • Haremos un inventario del software y los dispositivos que se utilizan en tu empresa. Este paso nos ayudará a determinar el alcance del plan de actualización.
  • Determinaremos qué opción es más adecuada en tu caso para afrontar la finalización del soporte de Microsoft:

No hacer nada

Los PCs que continúen utilizando Windows 7, quedarán desprotegidos a partir del 14 de enero de 2020.

Actualización de software

Actualizar a Windows 10 y Microsoft 365 para ser más  productivo y seguir  trabajando de forma segura.

Actualización de dispositivos

Aprovechar las novedosas características de algunos dispositivos que se ejecutan más rápido y que cuestan menos de mantener.

 

  • Nos aseguraremos de que los dispositivos a actualizar a Windows 10 cumplan con las especificaciones mínimas. Si no fuera el caso, recomendaremos una actualización de dispositivo.

FASE 2 – PLANIFICACIÓN

  • Planificaremos los pasos necesarios para configurar Microsoft 365 a cada usuario por primera vez. Los clientes actuales de Office 365 pueden migrar fácilmente a Microsoft 365.
  • Estableceremos conjuntamente un plan de comunicación con tus colaboradores internos para prepararlos para las nuevas características de productividad y seguridad de Windows 10 y Microsoft 365 y minimizar el impacto del cambio a nivel de usuario.

FASE 3 – IMPLEMENTACIÓN

  • Actualizaremos cada dispositivo a Windows 10 individualmente o mediante una implementación automatizada a gran escala, según el caso.
  • Podremos proporcionarte acceso a contenidos de capacitación online de Windows 10 y Microsoft 365, así como a guías imprimibles con instrucciones a nivel usuario sobre las nuevas funciones de productividad y administración que ofrece Microsoft 365.

Aunque la interfaz de usuario es de fácil manejo y similar a la anterior versión, los cambios siempre se perciben como algo “traumático” para lo que conviene permitir a los empleados formarse en las nuevas características del sistema. Ello facilitará una adaptación mucho más rápida y simple en el desempeño de sus funciones.

 

¿Cuál es nuestra recomendación?

A pesar de que existen diferentes sistemas operativos a los que podría migrarse (Microsoft, Chrome OS, Mac OSx, Linux…), recomendamos continuar utilizando los sistemas operativos de Microsoft como la opción que generará menos impacto en la empresa, pues el proceso de actualización resultará más sencillo.

Además, la experiencia de usuario apenas se verá afectada, ya que la interfaz es similar.

Cabe mencionar también, que los sistemas operativos no son los únicos afectados por el fin de soporte:

  • El soporte técnico de Internet Explorer en dispositivos con Windows 7 también se descontinuará el 14 de enero de 2020, ya que, como componente del sistema operativo Windows, Internet Explorer tiene el mismo ciclo de vida de soporte técnico.
  • Microsoft Office 2010 también dejará de tenerlo el 13 de octubre de 2020, por lo que, si tu empresa ejecuta sus equipos con Office 2010, dejará de recibir actualizaciones de seguridad. Por consiguiente, es recomendable actualizar al software de productividad más reciente de Microsoft, como Office 365 para mantener tu equipo al día en las actualizaciones de seguridad y con tus datos protegidos.

En definitiva, si tus sistemas están afectados por trabajar con alguno de los softwares anteriores, ha llegado el momento cambiar de sistema operativo, si no quieres convertir tu negocio en una potencial víctima de ciberdelincuencia. No te demores más y migra a un nuevo sistema.

Si tienes dudas, contáctanos para revisar tu situación y ofrecerte un plan de acción a la medida de tus necesidades. Recuerda que si quieres mantener la productividad y la protección de tus sistemas informáticos, debes dar este paso.

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Trabaja cuándo y desde dónde quieras con Teams

Trabaja cuándo y desde dónde quieras con Teams

Sácale partido a la aplicación Teams

Ya no será una excusa el decir que no puedes atender a una reunión por no estar físicamente en la oficina.

Tal y cómo compartíamos hace algunos meses en otro post, Microsoft Teams sustituirá definitivamente a Skype Empresarial y, para ello, ofrece completas funcionalidades para programar y organizar reuniones, incluso con uso compartido de pantallas, mensajería instantánea, voz, vídeo, llamadas grupales o individuales. Hasta podrás iniciar una reunión o unirte a ella desde otra conversación o canal.

Cuándo no puedas trabajar desde tu ordenador o portátil, aprovecha para utilizar la versión móvil de Teams. Es una aplicación a la que Microsoft ha dedicado un equipo completo para optimizar la experiencia de usuario y facilitar el día a día, incluso sin disponer de un dispositivo de escritorio.

Ventajas de utilizar Teams desde el móvil

1. Marcarse un horario

Para poder optimizar tus horas de trabajo, conviene establecer unos límites y marcarse un horario. Por otro lado, si colaboras con personas que tienen distintas zonas horarias o distintos hábitos laborales a los tuyos y siguen trabajando a todas horas y todos los días de la semana, te resultará muy práctico poder configurar unas «horas de silencio» o «días de silencio» para que no te lleguen notificaciones en horas intempestivas o cuando estés de fin de semana con la familia.

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2. Compartir contenido desde tu teléfono

Aunque estés fuera de tu oficina, podrás compartir contenidos en una reunión o llamada por Teams Mobile, ya sean diapositivas de PowerPoint, videos, fotos o incluso compartir la pantalla de tu teléfono para mostrar a la/s otra/s persona/s exactamente lo que estás viendo en tu dispositivo.

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3. Transferir llamadas de tu portátil al móvil

En ocasiones se nos puede alargar una conferencia y necesitemos trasladar la llamada que iniciamos desde el ordenador a nuestro teléfono móvil. Con Teams puedes transferir una llamada desde PC a un dispositivo móvil (o viceversa) sin interrumpirla.

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4. Mensajes de audio

Como en cualquier otra aplicación de chat, Teams tiene la capacidad de enviar mensajes de audio cuando ello sea preferible a un texto.

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5. Modo oscuro

La aplicación móvil Teams está disponible en modo oscuro, igual en la versión de escritorio. Ello facilita su visualización en entornos con poca luz, reduce la tensión en los ojos de algunas personas y es un gran ahorro de batería.

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6. Incorpora Office Lens

Cualquier imagen que tomes con tu teléfono, podrás compartirla en Teams y, además, gracias de la integración de Office Lens, reconocerá cuándo sea una foto de una pizarra o de un documento y optimizará la imagen, la  enderezará e incluso hará que la escritura aparezca más claramente.

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7. Reordenando la barra inferior

Hoy, nuestros teléfonos a menudo se sienten como una extensión de nosotros mismos; y la capacidad de personalizar la configuración de su teléfono es crucial. Puede personalizar su barra de navegación inferior con las herramientas que tengan más sentido para usted, para darle acceso inmediato a las herramientas que necesita.

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8. Compartir ubicación

Puedes compartir fácilmente tu ubicación física con otra persona, sin tener que cambiar de aplicación, desde la propia versión móvil de Teams. Esto es muy útil para quienes deben registrar su localización, bien sea por su rol de servicio o para concretar la ubicación de una reunión.

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9. Marcar mensajes y notificaciones

Puedes cambiar el estado de mensajes o notificaciones como leídas / no leídas de una forma ágil, tan solo deslizando el dedo en la pantalla, lo que te ahorrará tiempo a la hora de priorizar tus tareas.

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10. Revisar y modificar tus horarios desde tu mano

Gestiona tu agenda de forma sencilla, incluso si tienes que combinar turnos con otras personas del equipo, podrás hacerlo desde Teams localizando a la otra persona a través de su número de teléfono.

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Aprovechar todas las funcionalidades de Microsoft Teams, también en su aplicación móvil, no sólo te facilitará estar al día en los proyectos con otros colaboradores y trabajar en equipo con ellos, sino que podrás estar accesible desde cualquier lugar, como si estuvieras en tu oficina.

Si quieres profundizar y aprender más sobre Teams, puedes hacerlo siguiendo estos vídeotutoriales o solicitarnos una formación a medida para sacarle todo el provecho.

 

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¿Cómo trabajar en equipo con archivos compartidos desde Teams?

¿Cómo trabajar en equipo con archivos compartidos desde Teams?

Hoy en día, gran parte de las empresas son usuarias de Skype Empresarial Online en sus comunicaciones profesionales pero, como adelantábamos en un post anterior, debemos ir preparando la transición a Microsoft Teams. Así que compartimos algunas recomendaciones para ir introduciendo algunas de sus funcionalidades.

Cómo usar archivos dentro de Microsoft Teams

Las funciones de colaboración y uso compartido de archivos hacen que Microsoft Teams sea mucho más que una simple herramienta para comunicarse: es un espacio común para el trabajo en equipo. Teams facilita el uso compartido de archivos y el trabajo en ellos. Los usuarios pueden debatir y editar documentos en un espacio de trabajo compartido y organizado, además de «anclar» archivos importantes para encontrarlos con facilidad.

Ejemplo: comparte uno de tus archivos clicando en la barra lateral izquierda, Archivos (Files), selecciona Microsoft Teams y elige cómo mostrar el fichero a los colaboradores de tu equipo. Verás lo fácil que resulta co-editarlos y colaborar en ellos dentro de Teams.

La biblioteca de archivos

Un equipo (Teams) es un grupo de personas, conversaciones, archivos y herramientas, todas en el mismo lugar para poder relacionarlas entre ellas sea por departamento, por proyecto o por un tema concreto. Dentro de cada equipo hay canales (Channels), lo que se considera un espacio para que todos los miembros del mismo puedan discutir un tema específico o proyecto. Cada canal tiene su propia carpeta de Archivos (Files) que puede compartir con los miembros de ese canal específico y se accede desde la pestaña Archivos, encima de la ventana de conversación.

La biblioteca de archivos le permite colaborar en archivos con su equipoEn la biblioteca, puedes cargar archivos existentes o crear otros nuevos. Al cargar un archivo, se crea una copia en Teams.

Cargar archivos existentes

Hay dos formas principales de cargar archivos existentes en la biblioteca. Desde la carpeta Archivos del canal:

  • Arrastra y coloca el puntero con el mouse, arrastra el archivo desde donde se encuentra y colócalo en la ventana de Teams entre los archivos.
  • Cargar: selecciona cargar, después selecciona el archivo (o los archivos) que quieres cargar y, después, haz clic en abrir.

Crear o cargar un archivo nuevo en la biblioteca de archivos de su canalCualquier archivo que cargue será accesible para cualquier miembro del equipo. Y, al igual que en SharePoint, puedes anclar archivos específicos en la parte superior de la lista para facilitar el acceso.

Crear un archivo

Para crear un documento de Word, PowerPoint o Excel en Teams, selecciona nuevo y, a continuación, selecciona el tipo de archivo a crear. El nuevo archivo se abrirá en Teams para que puedas empezar a editarlo y, si prefieres trabajar en la versión de escritorio de la aplicación, selecciona más opciones (***) a la izquierda del botón cerrar de la cinta de opciones.

Tan pronto como se cree, el nuevo archivo estará disponible para el resto de miembros del equipo también puedan editarlo.

Colaborar en los archivos

Los archivos almacenados en la biblioteca de archivos de tu equipo estarán accesibles para todos los miembros del equipo de trabajo. Si quieres trabajar en un documento, solo tienes que abrir el archivo que necesitas editar y, si otros miembros del equipo lo editan, los cambios se combinarán sin problemas a medida que trabajáis.

Compartir con personas de fuera de tu organización

Puede haber ocasiones en las que debas compartir el archivo con alguien ajeno a tu equipo de trabajo u organización:

1. En el primer caso, puedes abrir el archivo con la aplicación de escritorio o su versión online correspondiente y seleccionar compartir desde la esquina superior derecha de la ventana. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo «compartir» en el que podrás escribir los alias o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Cuadro de diálogo e icono de compartir en Excel

2. Si quieres compartir con personas de fuera de tu organización, haz clic en el menú desplegable «permisos» (justo encima del lugar donde agrega las personas con las que compartir el archivo) y selecciona que determinadas personas puedan tener acceso al archivo.

Usar el cuadro de diálogo Configuración de vínculos para especificar permisos para un vínculo para compartir

Una vez compartido el archivo, estos usuarios podrán editar el archivo en tiempo real (a menos que desactives la opción «permitir la edición» en el cuadro de diálogo de Configuración de vínculo) al igual que los otros miembros de tu equipo.

 

Si necesitas formación o asistencia para realizar la actualización a Microsoft Teams, puedes consultarnos aquí.

 

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Gana movilidad trabajando con Microsoft Office 365 desde casa

Gana movilidad trabajando con Microsoft Office 365 desde casa

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