¿Te aparece un mensaje de advertencia de que te has quedado sin espacio en el buzón de correo? Si eres usuario de Exchange Online, puedes obtener un espacio de almacenamiento adicional en tu buzón a través de los llamados «buzones de archivo». Este tipo de buzón debe habilitarlo un usuario con rol deAdministración de Exchange, por lo que quizá necesites solicitarlo a quien disponga de esos permisos en tu organización.
Un buzón de archivo es un buzón especial que, una vez activado, aparece junto a las carpetas de tu buzón principal y a dónde puedes acceder de la misma manera que accedes al resto de buzones, con las mismas características de cumplimiento, como la búsqueda de contenido en el centro de cumplimiento de Microsoft 365, la retención de MS365 y la suspensión legal. Los mensajes se mueven al buzón de archivo siguiendo la directiva de retención predeterminada de Exchange desde la administración de registros de mensajería (MRM). Esta directiva predeterminada se puede personalizar con etiquetas de retención en función de lo que establezca la organización.
El archivado en Microsoft 365 (o «archivado local») se puede habilitar utilizando el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 o, bien, como haremos en este caso, a través de PowerShell. Si es la primera vez que utilizas PowerShell, primero asegúrate de que tienes instalada esta aplicación en tu equipo. Después, descarga y ejecuta el módulo de Powershell
Uso de PowerShell de Exchange Online para habilitar o deshabilitar «buzones de archivo»
Habilitar el buzón de un único usuario
Ejecutar el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo para un único usuario:
Enable-Mailbox -Identity < username > -Archive
Para deshabilitar el buzón de un único usuario
Al ejecutar el siguiente comando, se deshabilitará el buzón de archivo para un único usuario:
Disable-Mailbox -Identity < username > -Archive
Habilitar y deshabilitar buzones de toda la organización
Para habilitar buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:
Nota: Si algún usuario ya tuviera activado el buzón de archivo, al ejecutar este código se mostrará un error. No tiene importancia, sólo te avisa que ya lo tiene activado. En cambio, si debes deshabilitar los buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:
Cómo forzar el inicio del archivado en línea en los correos electrónicos de Microsoft 365
Una vez realizado el proceso de habilitación de buzones de usuarios de Office 365, puede darse el caso que no se inicie inmediatamente. La directiva de retención puede tardar hasta 7 días en iniciarse, según las características del buzón. Sin embargo, podemos forzar este inicio para que el proceso sea más ágil. Para forzar el inicio de archivado de un sólo usuario:
Verificar que está funcionando el archivado del buzón
Una vez ejecutado el proceso anterior, espera unos minutos. Puedes comprobar su progreso iniciando una sesión en Outlook Web Access (OWA) y comprobar el buzón de archivo local que aparece en el lado izquierdo. Si eres administrador, puedes ver el proceso desde el centro de administración de Exchange > Buzones > escoge el buzón de usuario > Administrar el archivo del buzón. Otra opción, es ejecutar el siguiente comando varias veces y verás como disminuye el tamaño del buzón:
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De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos una de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:
A partir del mes de noviembre, Microsoft Teams (en su versión escritorio) proporcionará una nueva experiencia de resultados de búsqueda a los usuarios, para que tanto la búsqueda de mensajes, personas, respuestas como archivos sea mucho más rápida e intuitiva.
El rediseño de esta página de resultados de búsqueda pretende ofrecer al usuario:
un mejor contexto,
unos resultados más rápidos,
capacidades de filtrado mejoradas con relevancia impulsada por IA, basada en las personas y el contenido con el que más interactúa en Teams y otros servicios de Microsoft 365.
Búsqueda previa en Teams
Nueva búsqueda en Teams
¿Cómo afectará esta actualización a los usuarios?
La implementación se iniciará a primeros de noviembre y se espera esté completada a mediados de noviembre. A partir de entonces, todos los usuarios dispondrán de esta nueva experiencia cuando realicen búsquedas y lleguen a la página de resultados de búsqueda.
No se requiere de ninguna acción ni por parte de usuarios ni de los administradores.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos algunas de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:
Presentadores externos como invitados en eventos en directo en Microsoft Teams
Entre finales de marzo y principios de abril se espera el lanzamiento de una nueva actualización a través de la cual los organizadores de reuniones podrán programar una reunión o evento en directo de Teams con un presentador anónimo o externo a su organización. Para ello, será necesario que tanto organizador como el presentador anónimo utilicen la aplicación de escritorio de Teams.
Esta acción deberá administrarse al programar la reunión. Desde la opción «Invitar a personas a tu evento de grupo» se podrá activar la opción «Permitir presentadores externos«.
Vista de organizador: Invitar a presentador anónimo o externo a la organización en un evento en directo
Se aumentará el límite de asistentes, número de eventos simultáneos y la duración de los eventos en directo
Para seguir apoyando las necesidades de las organizaciones, Microsoft ampliará los límites temporales para eventos en directo, hasta el 30 de junio de 2021, que incluyen:
soporte de eventos para hasta 20.000 asistentes (actualmente en 10.000 asistentes)
alojamiento de hasta 50 eventos simultáneos en un tenant («inquilino») de Microsoft 365 (actualmente en 15 eventos)
duración del evento de 16 horas por transmisión (actualmente en 4 horas)
¿Qué son los eventos en directo en Teams?
Los eventos en directo de Microsoft 365 son una extensión de las reuniones de Teams que permiten a los usuarios difundir contenido de vídeo y de reuniones a grandes audiencias. Sirven para realizar presentaciones de una persona hacia multitud personas, promoviendo la conexión con los participantes antes, durante y tras el evento. El organizador del evento es quien dirige las interacciones y la participación del público consiste básicamente en visualizar el contenido que el organizador comparte. Los asistentes pueden ver el evento en directo o grabado en Yammer, Teams o Stream y pueden interactuar con los moderadores mediante la sección de «Preguntas y Respuestas» moderadas o en una conversación de Yammer.
Lo más importante de los eventos en directo es la experiencia de los asistentes y que puedan participar sin problemas de conexión, etc. Funciona en escritorios, exploradores y dispositivos móviles (iOS, Android).
Vista de pantalla de un evento en directo en Microsoft Teams
Microsoft Teams tiene un nuevo método para guardar las grabaciones de reuniones que se está implementando en distintas fases desde inicios de año. Con este cambio, las grabaciones de reuniones en Teams dejarán de almacenarse en Microsoft Stream (clásico) para hacerlo en OneDrive para la Empresa y Sharepoint en Microsoft 365.
¿Cuáles son sus ventajas a nivel usuario?
Algunas ventajas de usar OneDrive para la Empresa y Sharepoint para almacenar y reproducir las grabaciones de reuniones en Teams son:
Facilidad para establecer permisos y uso compartido
Compartir grabaciones con invitados (usuarios externos) solo con uso compartido explícito
Solicitar flujo de acceso
Proporcionar vínculos compartidos de OneDrive para la Empresa y de SharePoint
Las grabaciones de las reuniones están disponibles más rápido
Las grabaciones se almacenan en la región específica de ese usuario (multi-geo)
En el siguiente vídeo se resume cómo se aplicarán «Novedades en grabación de reuniones en Microsoft Teams»:
Cómo afectará esto a su organización
Nuevas características: uso compartido externo e invitado, la aplicación de directivas de retención automáticamente, mejoras en la calidad de la transcripción, atribución de altavoces, búsqueda de contenido de transcripción, entre otras.
Almacenamiento de reuniones: en las reuniones que no sean de canal se almacenarán en OneDrive de la persona que haya clicado el botón de grabación, en una carpeta especial con el nombre «Grabaciones» que se encuentra en la parte superior de OneDrive. Para las reuniones de canal, se almacenarán en la biblioteca de documentos del sitio de Teams (Sharepoint del canal), en una carpeta llamada «Grabaciones».
Permisos: Todos los invitados a una reunión que no sea de canal obtendrán automáticamente un enlace compartido para acceder a la grabación de la reunión, excepto los usuarios externos. Los externos tendrán que ser agregados explícitamente por parte del organizador a la lista compartida. Para las reuniones de canal, dicha notificación se realizará en función de los permisos que tengan configurados en el canal.
Subtítulos: los subtítulos para las grabaciones de reuniones de Teams solo estarán disponibles durante la reproducción si el usuario tenía activada la transcripción en el momento de la grabación. Los administradores deben activar la transcripción de la grabación a través de la directiva para asegurarse de que los usuarios tengan la opción de grabar reuniones con transcripción. Los subtítulos son compatibles con las grabaciones de reuniones de Teams durante 60 días desde que se graba la reunión.
Almacenamiento: Los archivos de las grabaciones de reuniones de Teams se incluyen en la cuota de almacenamiento de OneDrive para la Empresa y SharePoint.
Migración: Los vídeos que están actualmente en Stream permanecerán allí hasta que se empiece a migrar de Microsoft Stream (clásico) a Microsoft Stream. Tras la migración, esos vídeos también se migrarán a OneDrive para la Empresa o SharePoint.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
De entre todas las ventajas que ofrece Microsoft Teams, sin duda una de las mayores es que está en constante evolución. Eso implica que Microsoft incorpore actualizaciones regularmente para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor. Por ello, compartimos aquí algunas de las últimas novedades que Microsoft está incorporando desde este mes de enero 2021 en su aplicación Teams.
Microsoft Teams presenta el resumen de la reunión en la pestaña de detalles del evento del calendario
A partir de finales de enero se incorpora un resumen de las reuniones de Teams en la pestaña «Detalles«, junto a las pestañas de Chat y Archivos, que ayudará a los asistentes a la reunión y a aquellos que no pudieron asistir a dicha reunión, a mantenerse actualizados sobre lo que se acuerde en la misma.
Vista de invitado: Resumen del final de la reunión en la página de detalles del evento del calendario
Desde la pestaña «Detalles» se podrá acceder a diferentes elementos de resumen de la reunión realizada en Teams:
1) grabación de la reunión, en caso de que se haya procedido a grabar la sesión
2) transcripción
3) notas de reunión
4) ficheros adjuntos
5) chat, en caso de que se hayan intercambiado mensajes durante la sesión
Todo ello en un solo lugar, compartido automáticamente con todos los participantes e invitados a la reunión, quiénes también aparecerán en la franja derecha de la pantalla (Tracking) en la pestaña Chat y se pueden ver en la pestaña Detalles.
Cómo afectará esto a los usuarios
Para cada reunión programada, los usuarios verán una vista actualizada de la convocatoria en la pestaña Detalles, que utiliza los datos de reunión existentes.
No hay ningún impacto en la configuración administrativa o la directiva, ni en cómo se comparten o se gestionan los datos.
Esta actualización no se habilitará en las reuniones de canal.
Esta implementación se completará a mediados de febrero.
Nueva configuración del lobby de reunión en Teams: solo los usuarios invitados se unirán directamente
A principios de febrero está prevista la implementación de una nueva configuración del lobby (sala de reuniones) para las reuniones en Teams. Se incorporará la opción «Personas a las que invito» como una opción a escoger en el ajuste de «¿Quién puede evitar el lobby?«.
Una vez habilitado, solo los participantes invitados por el organizador en la invitación a la reunión podrán unirse a la reunión directamente. Cualquier otra persona con la invitación a la reunión será enviada al lobby, a la espera de que le den acceso.
Cómo afectará esto a su organización
De esa forma, los organizadores de reuniones de los equipos pueden tener un mayor control sobre sus reuniones y podrán asegurarse de que solo los usuarios invitados a la reunión de Calendario podrán omitir el lobby y unirse directamente, cuando programen una nueva reunión.
Para ello, deberán acceder a «Opciones de reunión» en la convocatoria de reunión y modificar la opción indicada, tal y cómo se muestra en las siguientes imágenes:
Vistas de organizador: Ajustes de reunión
Esta implementación estará terminada a mediados de febrero.
Microsoft Teams incorpora controles de reuniones en la Touch Bar para Mac
A fin de mejorar la experiencia de usuario en cualquier dispositivo, Microsoft Teams introducirá una que, en esta ocasión, va dirigida a los usuarios de equipos Mac.
Desde principios de enero, los equipos MacBook Pro de Apple podrán disponer de los controles de reunión en la Touch Bar de su dispositivo, facilitando su uso con una interfaz más sencilla en la pantalla y manteniendo los controles necesarios en la barra táctil.
Concretamente, los controles que se podrán manejar serán:
Tan sólo afectará a los usuarios de MacBook Pro que tengan una Touch Bar, quienes podrán utilizar estos controles de reuniones una vez concluida la actualización a finales de enero.
En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.
Los usuarios de Microsoft 365 ya pueden activar la vista de «galería grande (versión preliminar)» para ver hasta 49 participantes a la vez en una sola pantalla en las reuniones de Microsoft Teams.
Novedades en Microsoft Teams: Vista Galería Grande
De forma similar a la vista de galería normal, la opción de «galería grande» adapta automáticamente el diseño de la pantalla en cuadrículas definidas (por ejemplo, 7×7) para una visualización óptima. Esta vista de participante es opcional y está desactivada de forma predeterminada para cada reunión. Cada usuario de la reunión puede decidir cambiarla en cualquier momento durante la propia reunión.
Esta vista está disponible cuando hay 10 o más asistentes que están compartiendo video. Para cambiar a «galería grande», ve a Más opciones (…) en los controles de la reunión, selecciona > Galería grande (versión preliminar).
Mediante un nuevo diseño flexible, se ha optimizado la experiencia de vídeo en varias categorías de dispositivos. Durante la versión preliminar, la experiencia «galería grande» está disponible para usuarios de M365 con cuenta cliente en equipos de escritorio (Windows, Mac) y con cuenta cliente de equipos móviles (iOS, Android). Para aprovechar esta nueva vista, los usuarios tendrán que activar la nueva experiencia de reunión multiventana y deben tener diez (10) o más participantes en una reunión activa con vídeo activado.
¿Cuándo entra en vigor?
Disponible actualmente para clientes de escritorio e iOS.
Android estará disponible a finales de septiembre
¿Qué ventajas obtendrás con la nueva vista de Microsoft Teams?
Al utilizar la «galería grande», más usuarios podrán habilitar el vídeo durante las reuniones de los equipos (Teams). Mientras esté en la versión preliminar, algunas funcionalidades, como la interactividad del usuario con los vídeos individuales de los participantes, estarán limitadas.
¿Qué tienes que hacer para activar la nueva vista «Galería Grande» en Microsoft Teams?
Antes de adoptar la vista «Galería grande», los usuarios deben familiarizarse con la nueva experiencia multiventana para las reuniones de los equipos (disponible desde mayo de 2020). Esta opción multiventana está disponible para el cliente de escritorio de Teams tanto en Windows como en Mac (no en la versión web).
Así que, si sigues viendo llamadas y reuniones en la ventana principal de Teams, debes activar la «nueva experiencia multiventana» siguiendo los siguientes pasos:
Selecciona tu foto de perfil en la parte superior de la aplicación Teams, luego Configuración> General (la opción «General» debería ser lo que se muestra cuando abres Configuración, por defecto, por lo que probablemente no tendrás que seleccionarlo).
Selecciona «Activar nueva experiencia de reunión».
Reinicia Teams haciendo lo siguiente:
Clica con el botón derecho o CMD-clic en el icono de Teams en la barra de tareas de Windows o en la bandeja del sistema Mac.
Selecciona Salir.
Inicia Teams nuevamente como lo harías normalmente.
También puedes ver una notificación que anuncia la nueva experiencia o que te recuerda que la actives. Entonces es aún más fácil: en esa notificación, elige Activar ahora.
Tras activar la nueva experiencia y reiniciar Teams, verás que las llamadas y reuniones aparecerán en su propia ventana, separada de la ventana principal de Teams. Además, los controles de la reunión ahora se encuentran en la parte superior de la pantalla de la reunión de forma fija, sin tener que mover el mouse para verlos.
A partir de 5 participantes que comparten vídeo, también se puede activar el modo «Juntos«, lo que da una apariencia de compartir un mismo espacio a todos los que están en la reunión.
Otra de las mejoras al tener la pantalla de reunión separada de la pantalla principal de Teams, es que ahora puedes tomar notas de la reunión directamente en la pestaña Notas de Reunión desde la ventana principal de Teams, sin perder de vista la pantalla de la reunión. Para acceder, selecciona Más opciones (…) > Mostrar notas de la reunión y verás aparecer el panel lateral habitual. En el panel, hay el botón Tomar notas que te lleva a la pestaña Notas de la reunión.
Otras novedades en Teams
Eliminación de algunos mensajes del sistema
Para mejorar la experiencia de usuario, se eliminan los mensajes del sistema que aparecen en el panel inicial del Canal de un equipo, cuando se realizan cambios en la configuración del equipo, como por ejemplo, que se han agregado o eliminado miembros. De esa forma, se facilita a los usuarios centrarse en la información relevante de los equipos.
Nuevo panel de información y publicaciones ancladas
Otras dos nuevas características que facilitarán a los usuarios la búsqueda de información nueva y relevante en un canal, son:
1. Se ha implementado nuevo panel de Información, mediante el que al seleccionar el icono «Información del canal» en el encabezado del canal se abrirá un nuevo panel de información que muestra un resumen del canal. El resumen incluye la descripción del canal, así como una lista de colaboradores y miembros recientes. Aquí también será el lugar en el que se mostrarán los mensajes del sistema. Para ver la lista de miembros de un equipo desde Escritorio, ve al nombre del equipo y clica en más opciones () > Administrar equipo. Encontrarás la lista de miembros en la pestaña miembros. Desde iOS o Android, clica en Teams, ve al nombre del equipo y pulsa más opciones () > miembros de la vista.
2. Entre finales de septiembre y finales de noviembre, está prevista la implementación paulatina a distintos niveles de usuarios de las publicaciones ancladas. Mediante esta característica, cualquier miembro de un canal podrá «anclar» cualquier mensaje de canal al panel de información del canal para que todos los miembros del canal lo vean, a menos que esta característica esté deshabilitada en la configuración de moderación del canal.
Desde amger:pro seguiremos compartiendo novedades y actualizaciones que se produzcan en Microsoft Teams y/o en otras herramientas de Microsoft 365 que faciliten el día a día de usuario. No dudes en solicitar asistencia como cliente de M365 si tienes dudas o dificultades en implementarlas.
Vista de pantalla de un evento en directo en Microsoft Teams
) > Administrar equipo. Encontrarás la lista de miembros en la pestaña miembros. Desde iOS o Android, clica en Teams 
, ve al nombre del equipo y pulsa más opciones (
