Hoy en día, gran parte de las empresas son usuarias de Skype Empresarial Online en sus comunicaciones profesionales pero, como adelantábamos en un post anterior, debemos ir preparando la transición a Microsoft Teams. Así que compartimos algunas recomendaciones para ir introduciendo algunas de sus funcionalidades.
Cómo usar archivos dentro de Microsoft Teams
Las funciones de colaboración y uso compartido de archivos hacen que Microsoft Teams sea mucho más que una simple herramienta para comunicarse: es un espacio común para el trabajo en equipo. Teams facilita el uso compartido de archivos y el trabajo en ellos. Los usuarios pueden debatir y editar documentos en un espacio de trabajo compartido y organizado, además de «anclar» archivos importantes para encontrarlos con facilidad.
Ejemplo: comparte uno de tus archivos clicando en la barra lateral izquierda, Archivos (Files), selecciona Microsoft Teams y elige cómo mostrar el fichero a los colaboradores de tu equipo. Verás lo fácil que resulta co-editarlos y colaborar en ellos dentro de Teams.
La biblioteca de archivos
Un equipo (Teams) es un grupo de personas, conversaciones, archivos y herramientas, todas en el mismo lugar para poder relacionarlas entre ellas sea por departamento, por proyecto o por un tema concreto. Dentro de cada equipo hay canales (Channels), lo que se considera un espacio para que todos los miembros del mismo puedan discutir un tema específico o proyecto. Cada canal tiene su propia carpeta de Archivos (Files) que puede compartir con los miembros de ese canal específico y se accede desde la pestaña Archivos, encima de la ventana de conversación.
En la biblioteca, puedes cargar archivos existentes o crear otros nuevos. Al cargar un archivo, se crea una copia en Teams.
Cargar archivos existentes
Hay dos formas principales de cargar archivos existentes en la biblioteca. Desde la carpeta Archivos del canal:
Arrastra y coloca el puntero con el mouse, arrastra el archivo desde donde se encuentra y colócalo en la ventana de Teams entre los archivos.
Cargar: selecciona cargar, después selecciona el archivo (o los archivos) que quieres cargar y, después, haz clic en abrir.
Cualquier archivo que cargue será accesible para cualquier miembro del equipo. Y, al igual que en SharePoint, puedes anclar archivos específicos en la parte superior de la lista para facilitar el acceso.
Crear un archivo
Para crear un documento de Word, PowerPoint o Excel en Teams, selecciona nuevo y, a continuación, selecciona el tipo de archivo a crear. El nuevo archivo se abrirá en Teams para que puedas empezar a editarlo y, si prefieres trabajar en la versión de escritorio de la aplicación, selecciona más opciones (***) a la izquierda del botón cerrar de la cinta de opciones.
Tan pronto como se cree, el nuevo archivo estará disponible para el resto de miembros del equipo también puedan editarlo.
Colaborar en los archivos
Los archivos almacenados en la biblioteca de archivos de tu equipo estarán accesibles para todos los miembros del equipo de trabajo. Si quieres trabajar en un documento, solo tienes que abrir el archivo que necesitas editar y, si otros miembros del equipo lo editan, los cambios se combinarán sin problemas a medida que trabajáis.
Compartir con personas de fuera de tu organización
Puede haber ocasiones en las que debas compartir el archivo con alguien ajeno a tu equipo de trabajo u organización:
1. En el primer caso, puedes abrir el archivo con la aplicación de escritorio o su versión online correspondiente y seleccionar compartir desde la esquina superior derecha de la ventana. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo «compartir» en el que podrás escribir los alias o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el archivo.
2. Si quieres compartir con personas de fuera de tu organización, haz clic en el menú desplegable «permisos» (justo encima del lugar donde agrega las personas con las que compartir el archivo) y selecciona que determinadas personas puedan tener acceso al archivo.
Una vez compartido el archivo, estos usuarios podrán editar el archivo en tiempo real (a menos que desactives la opción «permitir la edición» en el cuadro de diálogo de Configuración de vínculo) al igual que los otros miembros de tu equipo.
Si necesitas formación o asistencia para realizar la actualización a Microsoft Teams, puedes consultarnos aquí.
Economista, Consultor Cloud & Business Intelligence | ETL | DataWarehouse ★ Azure & AWS Architect ★ Microsoft Partner
Apasionado de la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y todo aquello que conlleve analizar, conectar o extraer información de soluciones empresariales y/o bases de datos (SQLServer, MySQL, Oracle, Access, Excel…. ) y cualquier otra plataforma sobre la que poder indagar , exprimir o visualizar información (PowerBI, Tableau, Qlik Sense, PowerPivot…).
Certificado por Microsoft como Silver Partner Small and MidMarket Cloud Solutions, experto en Cloud Computing, Transformación Digital, Analítica Big Data, Business Intelligence y seguridad informática.
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Dado que Microsoft Teams se ha convertido en la principal herramienta de comunicaciones de Office 365, Microsoft anunció que retirará Skype Empresarial Online el 31 de julio de 2021. A partir de esa fecha, el servicio de Skype Empresarial Online dejará de ser accesible o compatible, por lo que es recomendable que comiences a planear la actualización a Teams, como solución profesional para reuniones online de Microsoft.
Microsoft Teams se convierte en la solución completa para reuniones y llamadas
Teams combina mensajería instantánea, videoconferencia, llamadas y colaboración en documentos en una única aplicación integrada, y hace posibles nuevas e interesantes formas de trabajar.
En 2017, Microsoft ya anunció que Microsoft Teams acabaría reemplazando a Skype for Business Online con el tiempo. Una vez incorporadas las funciones de Skype Empresarial Online a Teams, éste ya está listo para satisfacer las necesidades de mensajería, reunión y llamadas, todo en uno.
Según datos analizados por Microsoft, las reuniones de dos o más personas, ya sea en persona o digitalmente, pueden representar más de 1/3 de la semana laboral de promedio. Sin embargo, casi el 60% de los asistentes a las reuniones dicen que necesitan más de la experiencia de sus reuniones por las siguientes razones:
El 55% de las reuniones pueden ser difíciles de programar y comenzar
El 54% de las reuniones tienen desafíos técnicos.
El 57% consideró que las reuniones eran improductivas
Microsoft funded research, 2018
Teams ofrece comunicaciones inteligentes
Por ello, algunas incorporaciones realizadas en Teams, ayudarán a que el trabajo se realice más rápido y facilitará las comunicaciones entre equipos:
Mensajería: Teams ahora ofrece presencia unificada, chats federados y contactos, así como posibilidad de realizar traducción en línea que permite a los miembros del equipo conversar en su idioma nativo.
Reuniones: grabación de la reunión a través de la nube, ampliación de la reunión hasta 250 participantes; reuniones federadas, que brindan la capacidad de organizar reuniones en varias organizaciones; lobby previo a la reunión para poder calificar a las personas que llaman por marcado antes de que se unan a la reunión; y soporte de acceso telefónico para garantizar que las personas puedan unirse a una reunión incluso en caso de problemas de red.
Llamadas: servicio de soporte delegado, colas de llamadas, operadora automática, transferencia de consulta, función no-molestar, la capacidad de desviar una llamada a un grupo y fuera de la oficina de apoyo. Además, el enrutamiento directopermite llevar el propio servicio telefónico a Teams, que junto con los Planes de llamadas, ofrece opciones adicionales para el tono de llamada en Microsoft Teams.
Transición o actualización a Teams
Microsoft ha facilitado recursos, herramientas y guías de orientación para ayudar a los usuarios de Skype Empresarial Online a realizar la actualización a Teams en los equipos o dispositivos móviles. Algunas de ellos:
Introducción a la actualización de Teams, que incluye mejores prácticas, orientación y recursos para quienes están listos para usar Skype for Business y Teams simultáneamente, o para realizar una transición total a Teams.
Sin embargo, no todas las organizaciones tienen recursos de TI dedicados para gestionar esta transición. Para ayudar a estos clientes y obtener más información sobre cómo actualizar a Teams, facilitamos enlaces a los siguientes recursos:
El escritorio remoto de Windows (Windows Virtual Desktop) ya está disponible en la nube con Microsoft Azure
Ya se pueden crear escritorios remotos con Microsoft Windows10 en AZURE y esto permite crear entornos de trabajo a usuarios sincronizados con sus escritorios locales y conectarse a servidores de su red privada de AZURE u otros servicios relacionados con Office 365 alojados en la nube.
¿Qué es Windows Virtual Desktop?
La versión preliminar de Windows Virtual Desktop es un servicio integral de virtualización de escritorio y aplicaciones que se ejecuta en la nube. Es la única infraestructura de escritorio virtual (VDI) que ofrece administración simplificada, Windows 10 multisesión, optimizaciones de Office 365 ProPlus y compatibilidad con entornos de los Servicios de Escritorio remoto (RDS).
¿Cuáles son sus ventajas?
Con Windows Virtual Desktop se puede configurar un entorno flexible y escalable, con seguridad y cumplimiento integrados, sin tener que ejecutar ningún servidor de puerta de enlace adicional, lo que permite:
Configurar una implementación de Windows 10 de sesión múltiple que ofrece toda la funcionalidad de Windows 10 con escalabilidad
Virtualizar Office 365 ProPlus y optimizarlo para ejecutarse en escenarios virtuales multiusuario
Proporcionar escritorios virtuales de Windows 7 con actualizaciones gratuitas de seguridad ampliada
Traer sus aplicaciones y escritorios existentes de Servicios de Escritorio remoto (RDS) y Windows Server a cualquier equipo
Virtualizar escritorios y aplicaciones
Administrar escritorios y aplicaciones de Windows 10, Windows Server y Windows 7 con una experiencia de administración unificada
Reducir los costes con recursos de sesión múltiple agrupados.
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Certificado por Microsoft como Silver Partner Small and MidMarket Cloud Solutions, experto en Cloud Computing, Transformación Digital, Analítica Big Data, Business Intelligence y seguridad informática.
Además de las recomendaciones que hicimos en nuestro artículo sobre cómo protegerse del Ramsomware, ahora te presentamos las características de seguridad que obtendrás al actualizar tu Windows 10, sin tener que preocuparte por nada porque siempre estarás protegido con la versión Windows más segura hasta la fecha.
Protección contra Ransomware
El antivirus de Windows Defender cuenta ahora con características de protección específicas contra aplicaciones malintencionadas y amenazas como WannaCry y otros ataques de Ransomware.
Protección desde la nube
Recibirás las últimas definiciones desde la nube para que puedas proteger tu dispositivo en cualquier momento y en cualquier lugar.
Protección contra virus en tiempo real
Analiza y protege tu dispositivo contra cualquier amenaza en tiempo real, como virus y spyware, en el correo electrónico, las aplicaciones, la nube y la Web.
Windows 10 ofrece medidas de seguridad completas, integradas y continuas en las que puedes confiar, incluido el Antivirus de Windows Defender y el firewall, diseñado para impedir que los hackers y el software malintencionado obtengan acceso a tu dispositivo a través de una red o Internet, entre otras.
Si te mantienes actualizado, te asegurarás de disponer de las últimas características y medidas de protección, sin ningún coste adicional.
¿Cómo actualizo a Windows 10?
La forma más sencilla de realizar la actualización es desde el mismo “Obtén Windows 10” que Microsoft ha implementado para equipos con Windows 7 y Windows 8.1 y que podrás ver mediante un aviso en la barra de tareas de tu equipo.
Cuando la actualización esté lista, se te pedirá elegir una hora para instalarla. Una vez instalada, el dispositivo ejecutará Windows 10, versión 1709. Para saber qué versión de Windows 10 ejecuta el dispositivo actualmente, selecciona el botón Inicio y después selecciona Configuración > Sistema > Acerca de.
Si quieres instalar la actualización ahora, ve al sitio web de Descarga de software de Microsoft y selecciona Actualizar ahora. Antes de hacerlo, tendrás que asegurarte de que el dispositivo está actualizado. Selecciona el botón Inicio y luego selecciona Configuración > Actualización y seguridad > Windows Update. Selecciona Buscar actualizaciones. Si las actualizaciones están disponibles, instálalas.
¿Cómo mantener tu equipo actualizado y protegido?
Para ponértelo más fácil, no tienes que hacer nada: por defecto, Windows 10 recibe las actualizaciones de manera automática y se descargarán e instalarán automáticamente cuando estén disponibles. Obtendrás las últimas mejoras de seguridad que te ayudarán a garantizar que siempre estés protegido. Para versiones anteriores, recomendamos que actives las actualizaciones automáticas.
En caso que prefieras que te ayudemos a realizar tu actualización a Windows 10, contacta con nosotros y estaremos encantados de atenderte.
Recuerda, tu seguridad y tranquilidad también es la nuestra.
P.D. Si quieres saber más sobre cuáles son los retos de seguridad a los que se enfrenta tu negocio actualmente, mira este vídeo sobre lo que Microsoft está haciendo para incrementar tu protección.
En la biblioteca, puedes cargar archivos existentes o crear otros nuevos. Al cargar un archivo, se crea una copia en Teams.
Cualquier archivo que cargue será accesible para cualquier miembro del equipo. Y, al igual que en SharePoint, puedes anclar archivos específicos en la parte superior de la lista para facilitar el acceso.
