Colaboración entre inquilinos de Microsoft 365 como alternativa a la migración

por | 1 Jul 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

La migración de datos entre inquilinos de Microsoft 365 puede ser una tarea compleja y costosa que requiere una planificación meticulosa, recursos técnicos significativos y tiempo. En el panorama actual de TI dinámico, las organizaciones se enfrentan a retos constantes para optimizar sus operaciones y flujos de trabajo. La migración se ha convertido en una estrategia popular para mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad. Sin embargo, en algunos casos, con las crecientes capacidades de colaboración en la nube, una migración completa puede no ser la solución más adecuada o viable. En su lugar, la colaboración entre inquilinos puede ser una alternativa viable y eficiente.

¿Qué es la colaboración entre inquilinos de Microsoft 365?

La colaboración entre inquilinos permite que dos o más inquilinos de Microsoft 365 independientes colaboren de forma segura y eficiente sin necesidad de consolidar todos los datos y usuarios en un único entorno. Esto se logra mediante el uso de varias herramientas y funcionalidades que facilitan el intercambio de recursos como correos electrónicos, calendarios, archivos y sitios de SharePoint.

¿Cuándo es la colaboración entre inquilinos una mejor opción que la migración?

Existen varios escenarios donde la colaboración entre inquilinos puede ser mejor opción:

Fusiones y adquisiciones: Permite una colaboración temporal durante el proceso de integración de las empresas, antes de una migración completa a un solo inquilino.
Socios y clientes externos: Facilita la colaboración segura entre socios externos o clientes sin necesidad de concederles acceso completo a su inquilino principal.
Sucursales o departamentos independientes: Diferentes sucursales con necesidades específicas colaboren dentro de su propio inquilino, mientras continuan con su propia autonomía.
Presupuesto menor: Puede ser una solución más rentable que una migración completa, especialmente para organizaciones con recursos limitados.

Beneficios de la colaboración entre inquilinos de Microsoft 365

Reducción de costos y recursos: Minimiza los costes asociados a la migración y gestión eficiente de recursos.
Facilidad: La configuración inicial es relativamente sencilla y rápida de implementar incluso entre equipos dispersos.
Escalabilidad: Soporta un número creciente de usuarios y recursos a medida que la organización crece o cambia.
Seguridad y control: Compartir recursos de forma segura entre inquilinos sin comprometer la seguridad de los datos. Microsoft 365 ofrece controles de seguridad y administración para la colaboración. Las organizaciones mantienen el control sobre sus propios datos y garanizar que se cumplan las políticas de seguridad y cumplimiento.

Opciones de colaboración afecta a …

  • Exchange Online
  • Sharepoint y Onedrive para la Empresa
  • Skype Empresarial
  • B2B de Microsoft Entra
  • Microsoft 365
  • Viva Engage
  • Teams
  • Power BI

La colaboración entre inquilinos de Microsoft 365 se puede entender como alternativa a una migración completa, con seguridad, flexibilidad y rentabilidad para organizaciones que quieren mantener centros independientes y buscan optimizar sus operaciones y flujos de trabajo de colaboración.

Si en tu organización debéis gestionar varias unidades de negocio, filiales o regiones bajo un mismo paraguas corporativo, este artículo sobre «Cómo funciona una organización multiinquilino en Microsoft 365» te interesa.

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Grupos compartidos en Microsoft 365: Licencias y migración de correo electrónico

por | 16 Abr 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

En el mundo empresarial actual, la migración a plataformas en la nube como Microsoft 365 se ha convertido en una necesidad para mejorar la eficiencia, la colaboración y la seguridad. Sin embargo, durante el proceso de migración, es esencial entender los requisitos de licencia para optimizar costos y recursos. Uno de los aspectos menos conocidos pero muy beneficiosos de Microsoft 365 es que los grupos compartidos no requieren de una licencia adicional.

La migración de correo electrónico a Microsoft 365 implica la transferencia de buzones, calendarios, contactos y otros datos de un sistema de correo electrónico local o de otro proveedor de servicio de correo electrónico a la nube de Microsoft. En este proceso, surgen dudas comunes sobre la gestión de recursos y la necesidad de licencias. Un aspecto que genera inquietud es el tratamiento de los «grupos compartidos», entidades que facilitan la colaboración en equipo dentro de una organización.

En este blog, abordaremos la interrogante sobre si los grupos compartidos en Microsoft 365 requieren licencias adicionales durante la migración de correo electrónico. La respuesta es no, los grupos compartidos en sí mismos no requieren licencias independientes para funcionar.

¿Qué son los grupos compartidos en Microsoft 365?

Antes de profundizar en el tema de las licencias, es importante entender qué son los grupos compartidos en Microsoft 365. Los grupos compartidos en Microsoft 365 son una herramienta colaborativa que permite a los miembros de un equipo trabajar juntos en un buzón de correo, calendario y espacio de almacenamiento compartido. Esto facilita la comunicación, la asignación de tareas y el acceso a información centralizada para un proyecto o departamento específico. Por ejemplo:

Soporte al Cliente: Un buzón compartido como support@tuempresa.com puede ser gestionado por varios empleados sin necesidad de adquirir una licencia para cada uno.
Info y Contacto: Direcciones como info@tuempresa.com o contacto@tuempresa.com pueden ser utilizadas para centralizar consultas sin costos adicionales de licencia.

¿Por qué los grupos compartidos no requieren licencia adicional?

A diferencia de los buzones individuales, que sí requieren una licencia de usuario de Microsoft 365 para funcionar, los grupos compartidos aprovechan la licencia de uno de sus miembros. Es decir, cuando un miembro del grupo tiene una licencia asignada, automáticamente habilita el funcionamiento del grupo compartido para todos sus integrantes.

Consideraciones para la migración de grupos compartidos

Si bien los grupos compartidos no requieren licencias adicionales, es importante tener en cuenta algunos aspectos durante la migración de correo electrónico a Microsoft 365:

Asignación de licencias: Asegúrate de que al menos un miembro del grupo compartido tenga una licencia de usuario de Microsoft 365 compatible. Esto permitirá que el grupo funcione correctamente.
Permisos y roles: Define los permisos y roles adecuados para cada miembro del grupo compartido, controlando el nivel de acceso a correos, calendarios y archivos.
Comunicación: Informa a los usuarios sobre la migración y el uso de los grupos compartidos en Microsoft 365, brindando capacitación y materiales de apoyo.

Beneficios de usar grupos compartidos en Microsoft 365

Los grupos compartidos ofrecen diversas ventajas para las empresas que migran a Microsoft 365:

Mejora de la colaboración: Facilita el trabajo en equipo al centralizar la comunicación, tareas y archivos en un único espacio compartido.
Optimización del flujo de trabajo: Agiliza procesos y aumenta la productividad al permitir que varios miembros trabajen simultáneamente en proyectos o tareas.
Reducción de costos: Elimina la necesidad de crear y administrar buzones individuales para cada proyecto o equipo, ahorrando en licencias.
Simplificación de la Administración: Los administradores pueden gestionar correos electrónicos de manera centralizada y eficiente.
Escalabilidad: A medida que tu empresa crece, puedes añadir más usuarios a los buzones compartidos sin preocuparte por el aumento de costos de licencias.

En la migración de correo electrónico a Microsoft 365, los grupos compartidos representan una herramienta valiosa para la colaboración y el trabajo en equipo, sin necesidad de licencias adicionales. Al aprovechar las licencias existentes de sus miembros y configurar los permisos adecuados, las empresas pueden optimizar su comunicación, flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y costos.

Si estás planeando una migración a Microsoft 365 o necesitas asesoramiento sobre cómo gestionar tus recursos de correo electrónico, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a maximizar el valor de tu inversión en tecnología.

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Consejos para migrar a la nube sin riesgos

por | 18 Sep 2022 | Consultoría IT360, Transformación digital

Prepárate para el "viaje" a la nube

A medida que las organizaciones se sumergen en soluciones analíticas y aplicaciones en la nube, la complejidad de la gestión de datos aumenta. El ecosistema de la nube es diverso y para competir en este entorno, es crucial adoptar una plataforma de gestión de datos híbrida. Esto puede lograrse mediante diferentes enfoques:

  • Integración híbrida simple: Ideal para empresas que desean integrar aplicaciones de SaaS con datos locales existentes. Las plataformas de integración como servicio (iPaaS) son útiles aquí.
  • Enfoque híbrido avanzado: A medida que las organizaciones evolucionan, necesitan una plataforma más madura que pueda manejar la creciente complejidad. Las iPaaS de nueva generación son una opción, ya que integran big data, nube y sistemas locales.

Manteniendo la Seguridad en la Nube

La pandemia ha acelerado la adopción de la nube y obligó a las empresas a realizar el trabajo remoto casi al 100%. Sin embargo, mover datos sensibles a la nube, dejándolos en manos de terceros, puede parecer arriesgado, pero entender el contexto de esos datos es crucial, pues a veces esos miedos pueden ser infundados. Para cualquier negocio que se plantee la migración de sus sistemas a la nube, es indispensable garantizar la seguridad de los activos de información de la empresa, independientemente del proveedor de servicios en la nube. A este respecto, la comprensión del entorno en el que se está realizando la transición juega un papel importante en la seguridad de los datos.

Aspectos a considerar:

  1. la ubicación geográfica de los datos, pues pueden existir distintas regulaciones, leyes y estándares en función de la localización geográfica del proveedor de alojamiento de los datos.
  2. la seguridad de los datos proporcionada por el proveedor, así como las capacidades que ofrece (infraestructura, seguridad de la red, acceso administrativo, etc.). 

Implementando las Mejores Prácticas de Seguridad en la Nube

Para aplicar las mejores prácticas de seguridad en la nube, es fundamental comprender quién tiene acceso a los datos y diseñar una estrategia de seguridad robusta. Da igual que sea Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Compute Engine, IBM Cloud o cualquier otro servicio. Controlar el acceso a los datos y proteger la consola de administración son aspectos clave aquí.

¿Cómo planificar una Migración de Datos? 

Un plan de migración de datos es esencial para evitar contratiempos. Los siguientes pasos son cruciales para un plan efectivo:

  1. Planificación: Definir el alcance del proyecto, fijar plazos y especificar recursos disponibles y presupuesto.
  2. Análisis de Datos: Comprender los datos, establecer prioridades y objetivos.
  3. Diseño del Proyecto: Desarrollar reglas para transferir y transformar los datos según lo planeado.
  4. Ejecución: Llevar a cabo las acciones especificadas en el plan.
  5. Pruebas: Realizar pruebas exhaustivas antes de finalizar el proyecto.
  6. Monitorización: Utilizar herramientas de calidad de datos para mantener la integridad de los datos en curso.

 

En resumen, migrar a la nube puede ser un proceso desafiante, pero con una planificación cuidadosa y la implementación de las mejores prácticas de seguridad, las organizaciones pueden realizar la transición de manera segura y efectiva.

Si deseas más detalles sobre migraciones a la nube sin riesgos, estamos a tu disposición. Ofrecemos consultas gratuitas con expertos en servicios cloud para orientarte en cada paso del camino.

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Transforma tu infraestructura informática – Migra a Microsoft 365

por | 9 Jun 2022 | Consultoría IT360, Microsoft 365, Transformación digital

La tecnología avanza a pasos agigantados y, en el mundo empresarial, la adaptación es clave para mantenerse competitivo. ¿Cómo garantizar la seguridad de tus sistemas informáticos en un entorno cada vez más complejo y amenazante? ¿Cómo cumplir con la legislación, incluido el RGPD, sin sacrificar la eficiencia? ¿Estás aprovechando al máximo el potencial de la nube para tus aplicaciones de productividad y colaboración?

El Cambio es Inevitable: Moderniza tus Sistemas con Microsoft 365

El soporte de Microsoft para Windows 7 y para Office 2010, ha llegado a su fin llegado a su fin, lo que significa que las empresas que aún confían en estas versiones necesitan una renovación urgente. La transición a Microsoft 365 ofrece una oportunidad única para transformar tus sistemas informáticos y adoptar un enfoque moderno que aproveche al máximo la tecnología disponible.
Si ese es tu caso, puedes hacerlo migrando a Microsoft 365. Ello os ayudará a implementar actualizaciones con agilidad, aumentar el potencial de vuestros equipos y generar más valor para vuestro negocio.

Beneficios de Microsoft 365

  • Seguridad Mejorada: Microsoft 365 ofrece un entorno seguro con tecnología de vanguardia en la nube, garantizando la protección de tus datos y cumpliendo con los estándares de seguridad más exigentes, incluido el RGPD.
  • Ahorro de Costos: Con una facturación mensual y la flexibilidad de la nube, Microsoft 365 permite un consumo más asequible de sistemas informáticos sin comprometer la innovación.
  • Mayor Productividad: Facilita la colaboración y el trabajo en equipo, aumentando el potencial de tus empleados y generando más valor para tu negocio.

En definitiva, Microsoft 365 puede ayudar a tu negocio a:

  • Ahorrar dinero
  • Tomar el control
  • Propiciar la creatividad
  • Aumentar el potencial de las personas

Preparándote para la Migración

La adopción de soluciones en la nube implica una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de tus necesidades comerciales. Considera estos enfoques para tu viaje a la nube:

  • Integración Híbrida Simple: Ideal para integrar aplicaciones de SaaS basadas en la nube con datos locales existentes, proporcionando una visión holística de tus operaciones.
  • Enfoque Híbrido Avanzado: A medida que evolucionas, necesitas una plataforma más madura para manejar la complejidad creciente, con soluciones avanzadas de integración que aborden incluso los casos de uso más complejos.

El Momento es Ahora: Migra con Confianza a Microsoft 365

La migración de datos puede ser un proceso delicado, pero con las herramientas y el conocimiento adecuados, puedes convertir los desafíos en oportunidades. En amger:pro, como expertos en soluciones de Microsoft, estamos aquí para ayudarte en tu viaje hacia Microsoft 365.

Nuestro Servicio de Migración a Microsoft 365

En amger:pro te ofrecemos servicios especializados de migración a Microsoft 365 para empresas de todos los tamaños. Desde la planificación inicial hasta la implementación y el soporte continuo, estamos comprometidos a garantizar una transición sin problemas y una adopción exitosa de la plataforma.
Mantente por delante de tus competidores y lleva tu empresa al siguiente nivel con Microsoft 365. Si tienes dudas, contáctanos para revisar tu situación y ofrecerte un plan de acción a la medida de tus necesidades.
Más información sobre nuestros servicios de migración a Microsoft 365 aquí.

 

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Ventajas de pasar de correo SMTP a Exchange Online

por | 19 May 2021 | Consultoría IT360

La tecnología SMTP (del inglés, Simple Mail Transfer Protocol) es un protocolo de red utilizado para la transferencia simple de mensajes de correo electrónico, que surgió en los años 80. Aunque sigue siendo el estándar de internet más utilizado hoy día, ha quedado limitado para determinados negocios con gran volumen de mensajes o que desarrollan su actividad en entornos modernos, basada en las comunicaciones a través del email.

Migración de correo a Exchange Online

Por nuestra experiencia con nuestros clientes, en función de determinadas situaciones y tipologías de negocio, nuestra recomendación es que realizar una migración de correo a Microsoft Exchange Online resulta mucho más eficiente y seguro que seguir utilizando SMTP. Veamos algunas de esas situaciones:

  1. En negocios en los que el correo electrónico es un elemento esencial para el día a día de su actividad, no recomendamos el uso de SMTP para el correo, por los potenciales fallos de servicio inherentes a esa tecnología.
  2. El uso de correo SMTP debería limitarse a la gestión de servicios, es decir, cuando determinados softwares o hardwares no sean compatibles con sistemas de correo más avanzados y/o configuraciones de seguridad elevadas.
  3. Cuando sea preciso utilizar el correo SMTP como correo de gestión de servicios, recomendamos que sólo se utilice como correo de envío (por ejemplo, con una cuenta tipo noreply@empresa.com) en actividades que pueden aplazarse en caso de caída del servicio sin afectar a la actividad del negocio (como el envío de facturas, de peticiones de escáner, etc.).
  4. En cambio, el SMTP no es óptimo para la recepción de correo, por las posibles pérdidas de información y/o recepción en caso de fallo del servicio. Como alternativa de seguridad en caso de seguir utilizándolas para la recepción, recomendamos hacer redirecciones a otros buzones.
  5. Nuestro promedio de resiliencia de un servidor con correo SMTP es de aproximadamente 24 horas, debido a que la recuperación de copias de seguridad de más de 1Tb de información a través de conexiones de Internet es un proceso muy lento. Sin embargo, la resiliencia de un servidor de correo más avanzado (como Exchange Online), es prácticamente inexistente dada su garantía de funcionamiento.
  6. Para aumentar la garantía del servicio de correo electrónico, especialmente como herramienta crítica para la actividad diaria del negocio, recomendamos trasladar las cuentas a un servicio de Exchange Online. 

Algunas de las ventajas de Exchange Online

Microsoft Exchange Online es una solución de correo electrónico, hospedada en la nube, que proporciona a los usuarios acceso a correo electrónico, calendario, contactos y tareas del equipo, así como acceso a la red y dispositivos móviles. Gracias a su completa integración con Active Directory, los administradores pueden aplicar directivas de grupo y administrar las características de Exchange Online a nivel organizativo. Existen diferentes planes de suscripción adaptados a las distintas necesidades de cada organización.

Las principales ventajas de Exchange Online son:

  1. Realiza copias de seguridad de todos los correos, con backup incorporado.
  2. Es multidispositivo, pudiendo acceder a su cuenta desde cualquier dispositivo móvil o desktop
  3. Permite sincronizar tanto el correo, como los contactos, el calendario o las tareas.
  4. Garantía del servicio al 99,99%
  5. Menos spam, gracias al servicio de antivirus y antispam de correo
  6. Encriptación de los datos enviados con cifrado SSL

 

Si te planteas la migración de tu correo actual, infórmate de nuestro servicio de migración de buzones de correo sin interrupciones del servicio y no dudes en contactar con nosotros. Te ayudaremos a definir tus necesidades para proporcionarte el servicio que más se adapte a tu negocio.

 

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