¿Cómo funciona una organización multiinquilino en Microsoft 365?

por | Consultoría IT360, Microsoft 365

La implementación de una estrategia multiinquilino en Microsoft 365 es una solución que muchas organizaciones están considerando para gestionar varias unidades de negocio, filiales o regiones bajo un mismo paraguas corporativo, pero con la flexibilidad y autonomía que cada una necesita.

¿Qué es el escenario de organización multiinquilino de Microsoft 365?

Básicamente, una organización multiinquilino en Microsoft 365 consiste en un grupo de inquilinos independientes conectados bajo una estructura administrativa unificada. Cada inquilino conserva su propia identidad y recursos, mientras que la organización multiinquilino facilita la colaboración y el intercambio de información entre ellos. Esto permite que diferentes partes de la organización operen de manera independiente, pero aún bajo la supervisión y control de una entidad corporativa central.

¿Cuándo implementar un escenario de organización multiinqulino?

Las organizaciones multiinquilino presentan un abanico de posibilidades para empresas de diversos sectores y tamaños. Entre los casos de uso más comunes, encontramos:

  • Empresas con filiales o subsidiarias: Permite una gestión centralizada de identidades y accesos, manteniendo la autonomía de cada unidad de negocio.
  • Fusiones y adquisiciones: Facilita la integración de identidades y recursos de las empresas involucradas en el proceso.
  • Cumplimiento normativo: Aislar datos y cumplir con regulaciones de organizaciones que operan en varias ubicaciones geográficas o que por razones de cumplimiento normativo, deben existir en varios entornos Cloud.
  • Prueba y ensayo: Organizaciones que crean pruebas de implementaciones en inquilinos sin que afecte a los principales.

Beneficios en las organizaciones multiinquilinos de Microsoft 365

La sincronización entre inquilinos automatiza la creación, actualización y eliminación de usuarios de colaboración B2B. Los usuarios sincronizados entre inquilinos pueden acceder a aplicaciones de Microsoft y ajenas a Microsoft independientemente del inquilino con el que se integre las aplicaciones.

Con la sincronización entre inquilinos se puede…

  • Crear automáticamente acceso a aplicaciones sin necesidad de scripts personalizados.
  • Mejora la experiencia del usuario para acceder a recursos sin necesidad de recibir ninguna invitación previa por correo electrónico ni tener que aceptar un mensaje consentimiento en cada inquilino.
  • Los usuario sincronizados entre inquilinos tendrán la misma experiencia al acceder a Teams u otros servicios de Microsoft 365
  • Crea, actualiza y elimina automáticamente usuarios.

En la siguiente imagen muestra cómo puede usar la sincronización entre inquilinos para permitir que los usuarios accedan a aplicaciones entre inquilinos.

 

Una organización multiinquilino en Microsoft 365 proporciona una estructura flexible y segura para gestionar diversas unidades de negocio de forma autónoma. Con una planificación cuidadosa y el uso de herramientas de administración adecuadas, se puede crear un entorno eficiente que maximiza los beneficios de Microsoft 365. La organización multiinquilinos de Microsoft 365 se puede entender como alternativa a una migración completa, con seguridad, flexibilidad y rentabilidad para organizaciones y sus socios sin tener que pasar por un siempre costoso proceso de migración.

Si quieres saber en qué consiste la colaboración entre inquilinos de Microsoft como alternativa a la migración, lee este artículo.

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¿Por qué Outlook de escritorio deja de funcionar por el tamaño del archivo OST y cómo solucionarlo con Microsoft 365?

por | Consultoría IT360, Microsoft 365

¿Te has encontrado alguna vez con la frustrante situación de que Outlook se bloquea o deja de funcionar repentinamente? Si es así, es posible que el archivo OST (Offline Storage Table) sea el culpable. Este archivo almacena una copia local de tu buzón de correo de Microsoft 365, permitiendo trabajar sin conexión a internet. Sin embargo, cuando el archivo OST crece demasiado, puede generar problemas.

¿Qué es un archivo OST?

Un archivo OST es un archivo de almacenamiento fuera de línea que Outlook utiliza para guardar una copia local de los datos de tu buzón de correo cuando utilizas una cuenta de Exchange, IMAP o Outlook.com. Esto permite que los usuarios accedan a sus correos electrónicos, calendarios y otros datos incluso sin conexión a Internet.

Causas del problema de tamaño del archivo OST

Crecimiento del buzón de correo: A medida que se reciben y envían más correos electrónicos, el tamaño del buzón de correo crece, lo que aumenta el tamaño del archivo OST.

Archivos adjuntos grandes: Los correos electrónicos con archivos adjuntos grandes contribuyen significativamente al tamaño del archivo OST.

Múltiples cuentas en un perfil: Tener varias cuentas de correo en un solo perfil de Outlook puede causar un incremento en el tamaño del archivo OST.

Configuraciones de sincronización: La configuración predeterminada de sincronización de Outlook puede hacer que se descarguen muchos datos al archivo OST, incluyendo correos electrónicos antiguos y elementos eliminados.

¿Cuál es el tamaño máximo permitido para un archivo OST?

El tamaño máximo predeterminado para un archivo OST en Microsoft 365 es de 50 GB. Sin embargo, este límite puede modificarse manualmente. No obstante, se recomienda no superar los 20 GB para garantizar un rendimiento óptimo de Outlook.

Síntomas de un archivo OST demasiado grande

Lentitud en Outlook: Outlook puede volverse lento o responder de manera tardía.

Errores de sincronización: Puede haber problemas para sincronizar correos electrónicos con el servidor.

Fallos y bloqueos: Outlook puede bloquearse o dejar de funcionar de manera inesperada.

Mensajes de error: Puedes recibir mensajes de error indicando que el archivo OST está dañado o es demasiado grande.

Soluciones con Microsoft 365

Ajustar la Configuración de Sincronización: Ajusta la configuración de sincronización en Outlook para limitar la cantidad de datos descargados al archivo OST. Puedes configurar Outlook para que solo sincronice correos electrónicos de los últimos meses en lugar de todo el historial.

Usar el modo caché de Exchange: Asegúrate de que estás utilizando el modo caché de Exchange, que optimiza la sincronización y el almacenamiento de datos en el archivo OST. Esta opción consume mucho tránsito de red y puede afectar el rendimiento de Outlook y otras aplicaciones que necesiten conexión a Internet.

Actualizar a las últimas versiones de software: Asegúrate de que Outlook y Microsoft 365 estén actualizados a las últimas versiones para beneficiarte de mejoras de rendimiento y corrección de errores.

Contactar con nuestro soporte técnico: Si has probado todas las soluciones anteriores y sigues teniendo problemas, ponte en contacto con el soporte técnico para obtener asistencia especializada.

Conclusión

El tamaño excesivo del archivo OST puede causar numerosos problemas en Outlook de escritorio, afectando la productividad de los usuarios. Sin embargo, con las herramientas y configuraciones adecuadas proporcionadas por Microsoft 365, es posible gestionar y reducir el tamaño del archivo OST, asegurando un rendimiento óptimo de Outlook. Implementar las soluciones mencionadas ayudará a mantener tu archivo OST bajo control y evitar interrupciones en tu flujo de trabajo. Si el problema persiste, no dudes en contactar con nuestro soporte técnico para obtener ayuda especializada.

Recuerda que mantener un tamaño de archivo OST adecuado te permitirá disfrutar de una experiencia fluida y eficiente en Microsoft 365.

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Transforma tu infraestructura informática – Migra a Microsoft 365

por | Consultoría IT360, Microsoft 365, Transformación digital

La tecnología avanza a pasos agigantados y, en el mundo empresarial, la adaptación es clave para mantenerse competitivo. ¿Cómo garantizar la seguridad de tus sistemas informáticos en un entorno cada vez más complejo y amenazante? ¿Cómo cumplir con la legislación, incluido el RGPD, sin sacrificar la eficiencia? ¿Estás aprovechando al máximo el potencial de la nube para tus aplicaciones de productividad y colaboración?

El Cambio es Inevitable: Moderniza tus Sistemas con Microsoft 365

El soporte de Microsoft para Windows 7 y para Office 2010, ha llegado a su fin llegado a su fin, lo que significa que las empresas que aún confían en estas versiones necesitan una renovación urgente. La transición a Microsoft 365 ofrece una oportunidad única para transformar tus sistemas informáticos y adoptar un enfoque moderno que aproveche al máximo la tecnología disponible.
Si ese es tu caso, puedes hacerlo migrando a Microsoft 365. Ello os ayudará a implementar actualizaciones con agilidad, aumentar el potencial de vuestros equipos y generar más valor para vuestro negocio.

Beneficios de Microsoft 365

  • Seguridad Mejorada: Microsoft 365 ofrece un entorno seguro con tecnología de vanguardia en la nube, garantizando la protección de tus datos y cumpliendo con los estándares de seguridad más exigentes, incluido el RGPD.
  • Ahorro de Costos: Con una facturación mensual y la flexibilidad de la nube, Microsoft 365 permite un consumo más asequible de sistemas informáticos sin comprometer la innovación.
  • Mayor Productividad: Facilita la colaboración y el trabajo en equipo, aumentando el potencial de tus empleados y generando más valor para tu negocio.

En definitiva, Microsoft 365 puede ayudar a tu negocio a:

  • Ahorrar dinero
  • Tomar el control
  • Propiciar la creatividad
  • Aumentar el potencial de las personas

Preparándote para la Migración

La adopción de soluciones en la nube implica una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de tus necesidades comerciales. Considera estos enfoques para tu viaje a la nube:

  • Integración Híbrida Simple: Ideal para integrar aplicaciones de SaaS basadas en la nube con datos locales existentes, proporcionando una visión holística de tus operaciones.
  • Enfoque Híbrido Avanzado: A medida que evolucionas, necesitas una plataforma más madura para manejar la complejidad creciente, con soluciones avanzadas de integración que aborden incluso los casos de uso más complejos.

El Momento es Ahora: Migra con Confianza a Microsoft 365

La migración de datos puede ser un proceso delicado, pero con las herramientas y el conocimiento adecuados, puedes convertir los desafíos en oportunidades. En amger:pro, como expertos en soluciones de Microsoft, estamos aquí para ayudarte en tu viaje hacia Microsoft 365.

Nuestro Servicio de Migración a Microsoft 365

En amger:pro te ofrecemos servicios especializados de migración a Microsoft 365 para empresas de todos los tamaños. Desde la planificación inicial hasta la implementación y el soporte continuo, estamos comprometidos a garantizar una transición sin problemas y una adopción exitosa de la plataforma.
Mantente por delante de tus competidores y lleva tu empresa al siguiente nivel con Microsoft 365. Si tienes dudas, contáctanos para revisar tu situación y ofrecerte un plan de acción a la medida de tus necesidades.
Más información sobre nuestros servicios de migración a Microsoft 365 aquí.

 

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Cómo habilitar el buzón de archivo Exchange Online y forzar su iniciado

por | Consultoría IT360, Microsoft 365

¿Te aparece un mensaje de advertencia de que te has quedado sin espacio en el buzón de correo? Si eres usuario de Exchange Online, puedes obtener un espacio de almacenamiento adicional en tu buzón a través de los llamados «buzones de archivo». Este tipo de buzón debe habilitarlo un usuario con rol de Administración de Exchange, por lo que quizá necesites solicitarlo a quien disponga de esos permisos en tu organización.

Un buzón de archivo es un buzón especial que, una vez activado, aparece junto a las carpetas de tu buzón principal y a dónde puedes acceder de la misma manera que accedes al resto de buzones, con las mismas características de cumplimiento, como la búsqueda de contenido en el centro de cumplimiento de Microsoft 365, la retención de MS365 y la suspensión legal. Los mensajes se mueven al buzón de archivo siguiendo la directiva de retención predeterminada de Exchange desde la administración de registros de mensajería (MRM). Esta directiva predeterminada se puede personalizar con etiquetas de retención en función de lo que establezca la organización.

El archivado en Microsoft 365 (o «archivado local») se puede habilitar utilizando el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 o, bien, como haremos en este caso, a través de PowerShell. Si es la primera vez que utilizas PowerShell, primero asegúrate de que tienes instalada esta aplicación en tu equipo. Después, descarga y ejecuta el módulo de Powershell

Uso de PowerShell de Exchange Online para habilitar o deshabilitar «buzones de archivo»

Habilitar el buzón de un único usuario

Ejecutar el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo para un único usuario:

Enable-Mailbox -Identity < username > -Archive

Para deshabilitar el buzón de un único usuario

Al ejecutar el siguiente comando, se deshabilitará el buzón de archivo para un único usuario:

Disable-Mailbox -Identity < username > -Archive

Habilitar y deshabilitar buzones de toda la organización

Para habilitar buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

Nota: Si algún usuario ya tuviera activado el buzón de archivo, al ejecutar este código se mostrará un error. No tiene importancia, sólo te avisa que ya lo tiene activado. En cambio, si debes deshabilitar los buzones de archivo de todos los usuarios de la organización, ejecuta el siguiente comando:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive

Cómo forzar el inicio del archivado en línea en los correos electrónicos de Microsoft 365

Una vez realizado el proceso de habilitación de buzones de usuarios de Office 365, puede darse el caso que no se inicie inmediatamente. La directiva de retención puede tardar hasta 7 días en iniciarse, según las características del buzón. Sin embargo, podemos forzar este inicio para que el proceso sea más ágil. Para forzar el inicio de archivado de un sólo usuario:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity < username >

Verificar que está funcionando el archivado del buzón

Una vez ejecutado el proceso anterior, espera unos minutos. Puedes comprobar su progreso iniciando una sesión en Outlook Web Access (OWA) y comprobar el buzón de archivo local que aparece en el lado izquierdo. Si eres administrador, puedes ver el proceso desde el centro de administración de Exchange > Buzones > escoge el buzón de usuario > Administrar el archivo del buzón. Otra opción, es ejecutar el siguiente comando varias veces y verás como disminuye el tamaño del buzón:

get-mailboxstatistics -identity < username > | fl totalitemsize

Paso final

Recuerda que es preferible cerrar la sesión de PowerShell una vez finalizado el proceso. Para ello, ejecuta el siguiente comando:

Disconnect-ExchangeOnline

En caso de duda sobre esta u otras funcionalidades de Microsoft 365 y su administración, no dudes en contactar con nosotros.

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Novedades en Microsoft Teams: nueva página de resultados de búsqueda

por | Consultoría IT360, M365 actualizaciones, Microsoft 365, Noticias, Teams

De las actualizaciones que Microsoft realiza regularmente en Microsoft Teams para que la experiencia de usuario sea cada vez mayor, compartimos una de las últimas novedades que pueden ser de interés a nivel de usuario:

Nueva página de resultados de búsqueda

Ref. MC289446 (66583)

A partir del mes de noviembre, Microsoft Teams (en su versión escritorio) proporcionará una nueva experiencia de resultados de búsqueda a los usuarios, para que tanto la búsqueda de mensajes, personas, respuestas como archivos sea mucho más rápida e intuitiva.

El rediseño de esta página de resultados de búsqueda pretende ofrecer al usuario:

  • un mejor contexto,
  • unos resultados más rápidos,
  • capacidades de filtrado mejoradas con relevancia impulsada por IA, basada en las personas y el contenido con el que más interactúa en Teams y otros servicios de Microsoft 365.

 

Búsqueda previa en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_old

Nueva búsqueda en Teams

amgerpro_Microsoft Teams search results page screenshot_new

¿Cómo afectará esta actualización a los usuarios?

La implementación se iniciará a primeros de noviembre y se espera esté completada a mediados de noviembre. A partir de entonces, todos los usuarios dispondrán de esta nueva experiencia cuando realicen búsquedas y lleguen a la página de resultados de búsqueda.

No se requiere de ninguna acción ni por parte de usuarios ni de los administradores.

En caso de duda sobre estas u otras actualizaciones y características de Microsoft Teams, no dudes en contactar con nosotros.

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