Si de algo ha servido esta pandemia de la COVID-19, entre otras cosas, es para que muchas empresas y sus empresarios, se den cuenta de la necesidad de tener un «plan B» para que el negocio pueda operar de manera efectiva cuando sus colaboradores o empleados han de trabajar de forma remota. Es vital, además, que puedan hacerlo de forma eficiente y con los suficientes recursos para que su productividad no decaiga, atendiendo a los clientes y manteniendo el negocio en funcionamiento. A pesar de que muchas empresas están haciendo una rápida transición, equipando a los empleados para poder conectarse virtualmente con los clientes y las aplicaciones de su negocio, queremos compartir algunas consideraciones a tener en cuenta para llevar a cabo este proceso, de forma segura y con garantías:
¿Cómo configurar tu negocio para el trabajo en remoto?
Entre las herramientas fundamentales para que una pequeña o mediana empresa pueda continuar trabajando en equipo de forma remota, deberían estar:
- Aplicaciones o software de reuniones online que permita conectar a las personas y realizar videoconferencias.
- Chats de grupo que facilite la comunicación ágil y fluida.
- Almacenamiento de archivos en la nube a los que todos puedan acceder y editar de forma compartida.
Estos recursos pueden disponerse de forma independiente de distintos proveedores, o en una sola herramienta, diseñada especialmente para la comunicación y la colaboración como es Microsoft Teams.
Una vez habilitado Teams a nivel usuario, un buen comienzo es compartir una guía de inicio para poder trabajar rápidamente y de forma eficiente: cómo crear equipos, canales, incorporar usuarios de dentro y fuera de tu compañía, supervisar los comentarios y recibir notificaciones, cómo empezar a chatear, compartir archivos, colaborar en tiempo real y trabajar en coautoría de forma segura, programar y realizar reuniones, compartir las notas o grabaciones de la reunión, son algunas funciones que podrás implementar entre tus colaboradores. Además puedes personalizar Teams agregando acceso a notas compartidas, páginas web y/o aplicaciones de terceros, e instalarlo tanto en escritorio como en móviles, convirtiéndolo en centro de comunicación y colaboración de tus equipos y colaboradores estén donde estén y ofreciéndoles la mejor experiencia de usuario.
En este vídeo puedes ver una introducción a algunas de sus características:
Si todo esto parece algo complejo de inicio, Microsoft facilita plantillas de Teams que consisten en estructuras de equipo predefinidas según una necesidad o proyecto empresarial determinado, de forma que pueden crearse rápidamente espacios de colaboración enriquecidos con canales para diferentes equipos y/o pre-instalar otras aplicaciones.
Actualmente, Microsoft Teams se incluye como parte de Microsoft 365 Empresa Básico, del que puedes disponer durante 6 meses gratuitamente*, pasando después a 4,20€/usuario/mes (*con compromiso anual). En amger:pro como Silver Partners de Microsoft podemos proveerte de las licencias que precises y darte asistencia en la configuración y personalizaciones que necesites.
Mantén tu negocio siempre seguro
Al trabajar en remoto, más que nunca, no debemos olvidar la seguridad de los datos y dispositivos de la empresa, pues cuando los equipos trabajan remotamente pueden surgir nuevos riesgos de seguridad. Según el Informe Global de Phishing de 2019 de Avanan, en el que se incluyen los tipos de ataques y últimas amenazas más habituales, uno de cada 99 correos electrónicos es un ataque de phishing, que utiliza enlaces maliciosos y archivos adjuntos como vector principal. Los ataques de phishing son cada vez más sofisticados y difíciles de detectar, tanto para humanos como por las máquinas. Los empleados son bombardeados con mensajes de extorsión, recolección de credenciales y ataques de malware. Según el análisis de Avanan de 55.5 millones de correos electrónicos, los hackers consiguen su propósito en organizaciones de cualquier industria y tamaño y continúan causando estragos en todo el mundo.
Por ello, es recomendable tomar medidas preventivas para evitar posibles brechas de seguridad y potenciales ciberataques. Ello conlleva poder administrar y proteger tanto a usuarios (empleados o usuarios invitados), como a dispositivos o equipos de la empresa, de forma remota.
Microsoft Teams lleva integradas y activadas las capacidades avanzadas de seguridad, cumplimiento y administración a nivel empresarial de Microsoft 365 y Office 365 de manera predeterminada. Sin embargo, una característica de seguridad opcional pero muy recomendada es añadir la autenticación multifactor (MFA) tanto para empleados remotos como para administradores. De esa forma, al iniciar sesión en Microsoft 365 se requiere de un código de seguridad recibido por una aplicación de texto (SMS), llamada telefónica o en aplicación móvil de autenticación, por lo que si alguien obtiene la contraseña mediante un ataque de phishing, no podrá usarla para acceder a las cuentas o los datos de la empresa. La protección MFA se puede configurar para dispositivos móviles desde el Centro de Administración de M365 en https://admin.microsoft.com:
Para más información sobre cómo implementar estas medidas, contáctanos:
