Hoy en día, gran parte de las empresas son usuarias de Skype Empresarial Online en sus comunicaciones profesionales pero, como adelantábamos en un post anterior, debemos ir preparando la transición a Microsoft Teams. Así que compartimos algunas recomendaciones para ir introduciendo algunas de sus funcionalidades.
Cómo usar archivos dentro de Microsoft Teams
Las funciones de colaboración y uso compartido de archivos hacen que Microsoft Teams sea mucho más que una simple herramienta para comunicarse: es un espacio común para el trabajo en equipo. Teams facilita el uso compartido de archivos y el trabajo en ellos. Los usuarios pueden debatir y editar documentos en un espacio de trabajo compartido y organizado, además de «anclar» archivos importantes para encontrarlos con facilidad.
Ejemplo: comparte uno de tus archivos clicando en la barra lateral izquierda, Archivos (Files), selecciona Microsoft Teams y elige cómo mostrar el fichero a los colaboradores de tu equipo. Verás lo fácil que resulta co-editarlos y colaborar en ellos dentro de Teams.
La biblioteca de archivos
Un equipo (Teams) es un grupo de personas, conversaciones, archivos y herramientas, todas en el mismo lugar para poder relacionarlas entre ellas sea por departamento, por proyecto o por un tema concreto. Dentro de cada equipo hay canales (Channels), lo que se considera un espacio para que todos los miembros del mismo puedan discutir un tema específico o proyecto. Cada canal tiene su propia carpeta de Archivos (Files) que puede compartir con los miembros de ese canal específico y se accede desde la pestaña Archivos, encima de la ventana de conversación.
En la biblioteca, puedes cargar archivos existentes o crear otros nuevos. Al cargar un archivo, se crea una copia en Teams.
Cargar archivos existentes
Hay dos formas principales de cargar archivos existentes en la biblioteca. Desde la carpeta Archivos del canal:
Arrastra y coloca el puntero con el mouse, arrastra el archivo desde donde se encuentra y colócalo en la ventana de Teams entre los archivos.
Cargar: selecciona cargar, después selecciona el archivo (o los archivos) que quieres cargar y, después, haz clic en abrir.
Cualquier archivo que cargue será accesible para cualquier miembro del equipo. Y, al igual que en SharePoint, puedes anclar archivos específicos en la parte superior de la lista para facilitar el acceso.
Crear un archivo
Para crear un documento de Word, PowerPoint o Excel en Teams, selecciona nuevo y, a continuación, selecciona el tipo de archivo a crear. El nuevo archivo se abrirá en Teams para que puedas empezar a editarlo y, si prefieres trabajar en la versión de escritorio de la aplicación, selecciona más opciones (***) a la izquierda del botón cerrar de la cinta de opciones.
Tan pronto como se cree, el nuevo archivo estará disponible para el resto de miembros del equipo también puedan editarlo.
Colaborar en los archivos
Los archivos almacenados en la biblioteca de archivos de tu equipo estarán accesibles para todos los miembros del equipo de trabajo. Si quieres trabajar en un documento, solo tienes que abrir el archivo que necesitas editar y, si otros miembros del equipo lo editan, los cambios se combinarán sin problemas a medida que trabajáis.
Compartir con personas de fuera de tu organización
Puede haber ocasiones en las que debas compartir el archivo con alguien ajeno a tu equipo de trabajo u organización:
1. En el primer caso, puedes abrir el archivo con la aplicación de escritorio o su versión online correspondiente y seleccionar compartir desde la esquina superior derecha de la ventana. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo «compartir» en el que podrás escribir los alias o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el archivo.
2. Si quieres compartir con personas de fuera de tu organización, haz clic en el menú desplegable «permisos» (justo encima del lugar donde agrega las personas con las que compartir el archivo) y selecciona que determinadas personas puedan tener acceso al archivo.
Una vez compartido el archivo, estos usuarios podrán editar el archivo en tiempo real (a menos que desactives la opción «permitir la edición» en el cuadro de diálogo de Configuración de vínculo) al igual que los otros miembros de tu equipo.
Si necesitas formación o asistencia para realizar la actualización a Microsoft Teams, puedes consultarnos aquí.
Economista, Consultor Cloud & Business Intelligence | ETL | DataWarehouse ★ Azure & AWS Architect ★ Microsoft Partner
Apasionado de la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y todo aquello que conlleve analizar, conectar o extraer información de soluciones empresariales y/o bases de datos (SQLServer, MySQL, Oracle, Access, Excel…. ) y cualquier otra plataforma sobre la que poder indagar , exprimir o visualizar información (PowerBI, Tableau, Qlik Sense, PowerPivot…).
Certificado por Microsoft como Silver Partner Small and MidMarket Cloud Solutions, experto en Cloud Computing, Transformación Digital, Analítica Big Data, Business Intelligence y seguridad informática.
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Dado que Microsoft Teams se ha convertido en la principal herramienta de comunicaciones de Office 365, Microsoft anunció que retirará Skype Empresarial Online el 31 de julio de 2021. A partir de esa fecha, el servicio de Skype Empresarial Online dejará de ser accesible o compatible, por lo que es recomendable que comiences a planear la actualización a Teams, como solución profesional para reuniones online de Microsoft.
Microsoft Teams se convierte en la solución completa para reuniones y llamadas
Teams combina mensajería instantánea, videoconferencia, llamadas y colaboración en documentos en una única aplicación integrada, y hace posibles nuevas e interesantes formas de trabajar.
En 2017, Microsoft ya anunció que Microsoft Teams acabaría reemplazando a Skype for Business Online con el tiempo. Una vez incorporadas las funciones de Skype Empresarial Online a Teams, éste ya está listo para satisfacer las necesidades de mensajería, reunión y llamadas, todo en uno.
Según datos analizados por Microsoft, las reuniones de dos o más personas, ya sea en persona o digitalmente, pueden representar más de 1/3 de la semana laboral de promedio. Sin embargo, casi el 60% de los asistentes a las reuniones dicen que necesitan más de la experiencia de sus reuniones por las siguientes razones:
El 55% de las reuniones pueden ser difíciles de programar y comenzar
El 54% de las reuniones tienen desafíos técnicos.
El 57% consideró que las reuniones eran improductivas
Microsoft funded research, 2018
Teams ofrece comunicaciones inteligentes
Por ello, algunas incorporaciones realizadas en Teams, ayudarán a que el trabajo se realice más rápido y facilitará las comunicaciones entre equipos:
Mensajería: Teams ahora ofrece presencia unificada, chats federados y contactos, así como posibilidad de realizar traducción en línea que permite a los miembros del equipo conversar en su idioma nativo.
Reuniones: grabación de la reunión a través de la nube, ampliación de la reunión hasta 250 participantes; reuniones federadas, que brindan la capacidad de organizar reuniones en varias organizaciones; lobby previo a la reunión para poder calificar a las personas que llaman por marcado antes de que se unan a la reunión; y soporte de acceso telefónico para garantizar que las personas puedan unirse a una reunión incluso en caso de problemas de red.
Llamadas: servicio de soporte delegado, colas de llamadas, operadora automática, transferencia de consulta, función no-molestar, la capacidad de desviar una llamada a un grupo y fuera de la oficina de apoyo. Además, el enrutamiento directopermite llevar el propio servicio telefónico a Teams, que junto con los Planes de llamadas, ofrece opciones adicionales para el tono de llamada en Microsoft Teams.
Transición o actualización a Teams
Microsoft ha facilitado recursos, herramientas y guías de orientación para ayudar a los usuarios de Skype Empresarial Online a realizar la actualización a Teams en los equipos o dispositivos móviles. Algunas de ellos:
Introducción a la actualización de Teams, que incluye mejores prácticas, orientación y recursos para quienes están listos para usar Skype for Business y Teams simultáneamente, o para realizar una transición total a Teams.
Sin embargo, no todas las organizaciones tienen recursos de TI dedicados para gestionar esta transición. Para ayudar a estos clientes y obtener más información sobre cómo actualizar a Teams, facilitamos enlaces a los siguientes recursos:
El escritorio remoto de Windows (Windows Virtual Desktop) ya está disponible en la nube con Microsoft Azure
Ya se pueden crear escritorios remotos con Microsoft Windows10 en AZURE y esto permite crear entornos de trabajo a usuarios sincronizados con sus escritorios locales y conectarse a servidores de su red privada de AZURE u otros servicios relacionados con Office 365 alojados en la nube.
¿Qué es Windows Virtual Desktop?
La versión preliminar de Windows Virtual Desktop es un servicio integral de virtualización de escritorio y aplicaciones que se ejecuta en la nube. Es la única infraestructura de escritorio virtual (VDI) que ofrece administración simplificada, Windows 10 multisesión, optimizaciones de Office 365 ProPlus y compatibilidad con entornos de los Servicios de Escritorio remoto (RDS).
¿Cuáles son sus ventajas?
Con Windows Virtual Desktop se puede configurar un entorno flexible y escalable, con seguridad y cumplimiento integrados, sin tener que ejecutar ningún servidor de puerta de enlace adicional, lo que permite:
Configurar una implementación de Windows 10 de sesión múltiple que ofrece toda la funcionalidad de Windows 10 con escalabilidad
Virtualizar Office 365 ProPlus y optimizarlo para ejecutarse en escenarios virtuales multiusuario
Proporcionar escritorios virtuales de Windows 7 con actualizaciones gratuitas de seguridad ampliada
Traer sus aplicaciones y escritorios existentes de Servicios de Escritorio remoto (RDS) y Windows Server a cualquier equipo
Virtualizar escritorios y aplicaciones
Administrar escritorios y aplicaciones de Windows 10, Windows Server y Windows 7 con una experiencia de administración unificada
Reducir los costes con recursos de sesión múltiple agrupados.
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¿Cómo puede tu empresa cumplir con la nueva obligación de registro de la jornada de los trabajadores?
Ante la nueva obligación para las empresas de registrar la jornada de sus trabajadores, en cumplimiento del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, probablemente te estés planteando qué tipo de medidas puedes tomar para cumplir con ese requerimiento que todas las empresas deberán aplicar con efectos12 de mayo de 2019.
Nueva obligación de registro de jornada de laboral y horario
Según indica el Real Decreto Ley, las empresas deberán garantizar el registro de la jornada laboral, indicando la hora de entrada y de salida del puesto de trabajo, independientemente del tipo de contrato del trabajador y sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente o de su lugar de trabajo. Ese registro se deberá conservar durante 4 años, tiempo durante el que permanecerá a disposición tanto de los propios trabajadores, los representantes legales, Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. De esa manera, el Gobierno pretende controlar los excesos de tiempo de trabajo.
¿Qué sistema de registro tendrás que implementar?
La decisión del sistema de registro recae en la empresa, pues el Real Decreto Ley no establece ningún modelo oficial o sistema concreto. Sin embargo, sí contempla que esta decisión sea tomada a través de negociación colectiva con los representantes de los trabajadores, mediante acuerdo de empresa o decisión del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Nuestra recomendación está orientada a utilizar sistemas informatizados o automatizados, que garanticen su fiabilidad, acceso y conservación de los datos registrados. Además, ello contribuirá también a facilitar el registro de trabajadores situados en distintas ubicaciones, en situación de movilidad o incluso, de teletrabajo.
La implementación de aplicaciones informáticas o software de registro, por tanto, parecen ser una solución adecuada para cubrir las distintas situaciones que se pueden plantear en cualquier empresa. Existen distintas opciones en el mercado que ofrecen el registro desde ordenador, aplicación móvil o máquina de fichaje. La solución adecuada pasa por evaluar cuáles son las necesidades de tu empresa y escoger el sistema que se adapte a tu organización con el menor impacto posible.
¿No sabes qué opción escoger ni cómo implementarla en tu empresa?
Desde amger:pro te ofrecemos el asesoramiento necesario para poder implementar, con el menor impacto, la solución de registro de jornada más adecuada, en función de lo que tu empresa necesita, garantizando el cumplimiento del nuevo Real Decreto Ley.
Consúltanos sin compromiso y evaluaremos qué opciones serían las más adecuadas a implementar en tu empresa.
Hoy, 28 de julio, se celebra el Día Internacional del Administrador de Sistemas, una fecha en la que se conmemora el importante papel de esta figura y su transformación en los últimos años. Los roles del Administrador de Sistemas y del Programador han evolucionado, dando como resultado la aparición en las empresas, sobre todo en las pymes, de una nueva figura híbrida, el DevOps (Desarrollo y Operaciones), un perfil TIC que aúna el conocimiento de lenguajes, capacidades técnicas y gestión.
Las capacidades técnicas que un DevOps debe tener, varían en función del sistema operativo que se ha de administrar y de la base tecnológica implantada en el entorno de trabajo. Conocer las diferentes interfaces web donde se administran los recursos, las herramientas de infraestructura Cloud, los principales lenguajes para aplicaciones o bases de datos, serán requerimientos habituales para un buen DevOps.
Para conocer más a fondo en qué consiste ser un DevOps, te recomendamos el ebook «El arte de DevOps» de Dynatrace. Inspirado en el manuscrito del famoso estratega chino, Sun Tzu, «El arte de la guerra«, traslada sus principios a la entrega continua de activos al campo de batalla de las operaciones, sin incidentes, de forma segura y rápida.
La digitalización: el gran cambio para tu empresa
Toda esta evolución, no sólo de las empresas sino también de sus colaboradores, de las personas que forman parte de ella, se debe al gran cambio que ha de ayudar a las empresas a evolucionar y desarrollar nuevas estrategias comerciales que les permita superar la transformación digital. ¿Cómo lo están haciendo las pymes en España? ¿Qué estrategias de éxito están llevando a cabo? Lee en este informe cómo está siendo el desarrollo de la digitalización de las empresas en nuestro país.
Y si quieres conocer qué opciones tiene tu empresa para sacar el mayor partido a las TI, no dudes en contactar con nuestro equipo especialista en DevOps aquí.
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