¿Cómo funciona una organización multiinquilino en Microsoft 365?

por | 17 Jul 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

La implementación de una estrategia multiinquilino en Microsoft 365 es una solución que muchas organizaciones están considerando para gestionar varias unidades de negocio, filiales o regiones bajo un mismo paraguas corporativo, pero con la flexibilidad y autonomía que cada una necesita.

¿Qué es el escenario de organización multiinquilino de Microsoft 365?

Básicamente, una organización multiinquilino en Microsoft 365 consiste en un grupo de inquilinos independientes conectados bajo una estructura administrativa unificada. Cada inquilino conserva su propia identidad y recursos, mientras que la organización multiinquilino facilita la colaboración y el intercambio de información entre ellos. Esto permite que diferentes partes de la organización operen de manera independiente, pero aún bajo la supervisión y control de una entidad corporativa central.

¿Cuándo implementar un escenario de organización multiinqulino?

Las organizaciones multiinquilino presentan un abanico de posibilidades para empresas de diversos sectores y tamaños. Entre los casos de uso más comunes, encontramos:

  • Empresas con filiales o subsidiarias: Permite una gestión centralizada de identidades y accesos, manteniendo la autonomía de cada unidad de negocio.
  • Fusiones y adquisiciones: Facilita la integración de identidades y recursos de las empresas involucradas en el proceso.
  • Cumplimiento normativo: Aislar datos y cumplir con regulaciones de organizaciones que operan en varias ubicaciones geográficas o que por razones de cumplimiento normativo, deben existir en varios entornos Cloud.
  • Prueba y ensayo: Organizaciones que crean pruebas de implementaciones en inquilinos sin que afecte a los principales.

Beneficios en las organizaciones multiinquilinos de Microsoft 365

La sincronización entre inquilinos automatiza la creación, actualización y eliminación de usuarios de colaboración B2B. Los usuarios sincronizados entre inquilinos pueden acceder a aplicaciones de Microsoft y ajenas a Microsoft independientemente del inquilino con el que se integre las aplicaciones.

Con la sincronización entre inquilinos se puede…

  • Crear automáticamente acceso a aplicaciones sin necesidad de scripts personalizados.
  • Mejora la experiencia del usuario para acceder a recursos sin necesidad de recibir ninguna invitación previa por correo electrónico ni tener que aceptar un mensaje consentimiento en cada inquilino.
  • Los usuario sincronizados entre inquilinos tendrán la misma experiencia al acceder a Teams u otros servicios de Microsoft 365
  • Crea, actualiza y elimina automáticamente usuarios.

En la siguiente imagen muestra cómo puede usar la sincronización entre inquilinos para permitir que los usuarios accedan a aplicaciones entre inquilinos.

 

Una organización multiinquilino en Microsoft 365 proporciona una estructura flexible y segura para gestionar diversas unidades de negocio de forma autónoma. Con una planificación cuidadosa y el uso de herramientas de administración adecuadas, se puede crear un entorno eficiente que maximiza los beneficios de Microsoft 365. La organización multiinquilinos de Microsoft 365 se puede entender como alternativa a una migración completa, con seguridad, flexibilidad y rentabilidad para organizaciones y sus socios sin tener que pasar por un siempre costoso proceso de migración.

Si quieres saber en qué consiste la colaboración entre inquilinos de Microsoft como alternativa a la migración, lee este artículo.

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Colaboración entre inquilinos de Microsoft 365 como alternativa a la migración

por | 1 Jul 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

La migración de datos entre inquilinos de Microsoft 365 puede ser una tarea compleja y costosa que requiere una planificación meticulosa, recursos técnicos significativos y tiempo. En el panorama actual de TI dinámico, las organizaciones se enfrentan a retos constantes para optimizar sus operaciones y flujos de trabajo. La migración se ha convertido en una estrategia popular para mejorar la productividad, la colaboración y la seguridad. Sin embargo, en algunos casos, con las crecientes capacidades de colaboración en la nube, una migración completa puede no ser la solución más adecuada o viable. En su lugar, la colaboración entre inquilinos puede ser una alternativa viable y eficiente.

¿Qué es la colaboración entre inquilinos de Microsoft 365?

La colaboración entre inquilinos permite que dos o más inquilinos de Microsoft 365 independientes colaboren de forma segura y eficiente sin necesidad de consolidar todos los datos y usuarios en un único entorno. Esto se logra mediante el uso de varias herramientas y funcionalidades que facilitan el intercambio de recursos como correos electrónicos, calendarios, archivos y sitios de SharePoint.

¿Cuándo es la colaboración entre inquilinos una mejor opción que la migración?

Existen varios escenarios donde la colaboración entre inquilinos puede ser mejor opción:

Fusiones y adquisiciones: Permite una colaboración temporal durante el proceso de integración de las empresas, antes de una migración completa a un solo inquilino.
Socios y clientes externos: Facilita la colaboración segura entre socios externos o clientes sin necesidad de concederles acceso completo a su inquilino principal.
Sucursales o departamentos independientes: Diferentes sucursales con necesidades específicas colaboren dentro de su propio inquilino, mientras continuan con su propia autonomía.
Presupuesto menor: Puede ser una solución más rentable que una migración completa, especialmente para organizaciones con recursos limitados.

Beneficios de la colaboración entre inquilinos de Microsoft 365

Reducción de costos y recursos: Minimiza los costes asociados a la migración y gestión eficiente de recursos.
Facilidad: La configuración inicial es relativamente sencilla y rápida de implementar incluso entre equipos dispersos.
Escalabilidad: Soporta un número creciente de usuarios y recursos a medida que la organización crece o cambia.
Seguridad y control: Compartir recursos de forma segura entre inquilinos sin comprometer la seguridad de los datos. Microsoft 365 ofrece controles de seguridad y administración para la colaboración. Las organizaciones mantienen el control sobre sus propios datos y garanizar que se cumplan las políticas de seguridad y cumplimiento.

Opciones de colaboración afecta a …

  • Exchange Online
  • Sharepoint y Onedrive para la Empresa
  • Skype Empresarial
  • B2B de Microsoft Entra
  • Microsoft 365
  • Viva Engage
  • Teams
  • Power BI

La colaboración entre inquilinos de Microsoft 365 se puede entender como alternativa a una migración completa, con seguridad, flexibilidad y rentabilidad para organizaciones que quieren mantener centros independientes y buscan optimizar sus operaciones y flujos de trabajo de colaboración.

Si en tu organización debéis gestionar varias unidades de negocio, filiales o regiones bajo un mismo paraguas corporativo, este artículo sobre “Cómo funciona una organización multiinquilino en Microsoft 365” te interesa.

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Microsoft Azure Identity Protection: Protegiendo tu negocio en la era digital

por | 22 Jun 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

En el mundo actual, donde cada vez más empresas operan en línea, la seguridad de la identidad se ha vuelto un aspecto fundamental. Los ciberataques se están volviendo cada vez más sofisticados, y las filtraciones de datos pueden tener un impacto devastador en las organizaciones.

La Seguridad Empresarial debe ofrecer una amplia gama de características para ayudar a las empresas a proteger las identidades de los usuarios y la confidencialidad de los datos empresariales.

¿Qué aporta Microsoft Azure Identity Protection?

Microsoft Azure Identity Protection es una herramienta que forma parte de Azure Entra ID y está diseñada para identificar, detectar y responder a amenazas potenciales que pueden comprometer las identidades de los usuarios en una organización.

Protección contra amenazas avanzadas: En tiempo real utiliza AI y ML para detectar y detener amenazas avanzadas como ataques de phising, malware y ransomware revisando las actividades sospechosas como inicios de sesión desde ubicaciones inusuales, intentos de acceso repetidos y cambios anómalos en las credenciales de los usuarios. Cuando detecta actividades anómalas puede tomar medias automáticas para mitigar los riesgos, como bloquear el acceso del usuario o solicitar cambio de contraseña y activar el MFA.

Visibilidad y control: Paneles de control y informes detallados ofrecen una visión completa de la seguridad. Los administradores pueden ver informes sobre actividades de riesgo, usuarios afectados y tendencias de seguridad a lo largo del tiempo. Esto permite identificar y responder rápidamente a las amenazas potenciales.

Cumplimiento normativo: La solución ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones de seguridad. Esto es especialmente útil para demostrar el cumplimiento durante las auditorías y para mantener registros precisos de las medidas de seguridad implementadas.

Ejemplos de cómo las empresas utilizan Azure Identity Protection para mejorar su seguridad

En un banco:

Problema: El banco estaba siendo atacado constantemente por intentos de phishing sofisticados diseñados para robar las credenciales de los usuarios.
Solución: El banco implementó Azure Identity Protection y pudo detectar y detener estos ataques antes de que pudieran causar daños.
Resultado: El banco ahorró millones de euros en posibles pérdidas financieras y daños a su reputación.

En una Pyme:

Problema: El minorista experimentaba un aumento en el fraude de tarjetas de crédito, lo que le costaba dinero y dañaba la experiencia del cliente.
Solución: El minorista utilizó Azure Identity Protection para implementar la autenticación multifactor para las transacciones en línea.
Resultado: El fraude de tarjetas de crédito se redujo en un 50%, lo que ahorró al minorista una cantidad significativa de dinero y mejoró la satisfacción del cliente.

En un hospital:

Problema: El hospital necesitaba cumplir con los estrictos requisitos de seguridad de datos de HIPAA para proteger la información médica confidencial de los pacientes.
Solución: El hospital utilizó Azure Identity Protection para controlar el acceso a los datos de los pacientes y para detectar y prevenir actividades sospechosas.
Resultado: El hospital pudo cumplir con los requisitos de HIPAA y proteger la información confidencial de los pacientes.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo las empresas de diversos sectores están utilizando Azure Identity Protection para mejorar su seguridad. La solución puede ayudar a las organizaciones de todos los tamaños a proteger sus identidades y datos contra una amplia gama de amenazas.

Microsoft Azure Identity Protection es una solución avanzada que ofrece una capa adicional de seguridad para las identidades de los usuarios en una organización. Con su capacidad para detectar y responder a amenazas en tiempo real, evaluar riesgos, proporcionar recomendaciones de seguridad y ofrecer visibilidad centralizada, Azure Identity Protection ayuda a las empresas a protegerse contra las amenazas cibernéticas y a mantener la integridad de sus datos. Implementar esta solución es un paso crucial para cualquier organización que busque fortalecer su postura de seguridad y proteger sus activos más valiosos.

Más información sobre cómo Azure Identity Protection puede beneficiar a su empresa, contacte con nosotros o visite el sitio web de Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/id-protection/overview-identity-protection

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¿Por qué Outlook de escritorio deja de funcionar por el tamaño del archivo OST y cómo solucionarlo con Microsoft 365?

por | 17 May 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

¿Te has encontrado alguna vez con la frustrante situación de que Outlook se bloquea o deja de funcionar repentinamente? Si es así, es posible que el archivo OST (Offline Storage Table) sea el culpable. Este archivo almacena una copia local de tu buzón de correo de Microsoft 365, permitiendo trabajar sin conexión a internet. Sin embargo, cuando el archivo OST crece demasiado, puede generar problemas.

¿Qué es un archivo OST?

Un archivo OST es un archivo de almacenamiento fuera de línea que Outlook utiliza para guardar una copia local de los datos de tu buzón de correo cuando utilizas una cuenta de Exchange, IMAP o Outlook.com. Esto permite que los usuarios accedan a sus correos electrónicos, calendarios y otros datos incluso sin conexión a Internet.

Causas del problema de tamaño del archivo OST

Crecimiento del buzón de correo: A medida que se reciben y envían más correos electrónicos, el tamaño del buzón de correo crece, lo que aumenta el tamaño del archivo OST.

Archivos adjuntos grandes: Los correos electrónicos con archivos adjuntos grandes contribuyen significativamente al tamaño del archivo OST.

Múltiples cuentas en un perfil: Tener varias cuentas de correo en un solo perfil de Outlook puede causar un incremento en el tamaño del archivo OST.

Configuraciones de sincronización: La configuración predeterminada de sincronización de Outlook puede hacer que se descarguen muchos datos al archivo OST, incluyendo correos electrónicos antiguos y elementos eliminados.

¿Cuál es el tamaño máximo permitido para un archivo OST?

El tamaño máximo predeterminado para un archivo OST en Microsoft 365 es de 50 GB. Sin embargo, este límite puede modificarse manualmente. No obstante, se recomienda no superar los 20 GB para garantizar un rendimiento óptimo de Outlook.

Síntomas de un archivo OST demasiado grande

Lentitud en Outlook: Outlook puede volverse lento o responder de manera tardía.

Errores de sincronización: Puede haber problemas para sincronizar correos electrónicos con el servidor.

Fallos y bloqueos: Outlook puede bloquearse o dejar de funcionar de manera inesperada.

Mensajes de error: Puedes recibir mensajes de error indicando que el archivo OST está dañado o es demasiado grande.

Soluciones con Microsoft 365

Ajustar la Configuración de Sincronización: Ajusta la configuración de sincronización en Outlook para limitar la cantidad de datos descargados al archivo OST. Puedes configurar Outlook para que solo sincronice correos electrónicos de los últimos meses en lugar de todo el historial.

Usar el modo caché de Exchange: Asegúrate de que estás utilizando el modo caché de Exchange, que optimiza la sincronización y el almacenamiento de datos en el archivo OST. Esta opción consume mucho tránsito de red y puede afectar el rendimiento de Outlook y otras aplicaciones que necesiten conexión a Internet.

Actualizar a las últimas versiones de software: Asegúrate de que Outlook y Microsoft 365 estén actualizados a las últimas versiones para beneficiarte de mejoras de rendimiento y corrección de errores.

Contactar con nuestro soporte técnico: Si has probado todas las soluciones anteriores y sigues teniendo problemas, ponte en contacto con el soporte técnico para obtener asistencia especializada.

Conclusión

El tamaño excesivo del archivo OST puede causar numerosos problemas en Outlook de escritorio, afectando la productividad de los usuarios. Sin embargo, con las herramientas y configuraciones adecuadas proporcionadas por Microsoft 365, es posible gestionar y reducir el tamaño del archivo OST, asegurando un rendimiento óptimo de Outlook. Implementar las soluciones mencionadas ayudará a mantener tu archivo OST bajo control y evitar interrupciones en tu flujo de trabajo. Si el problema persiste, no dudes en contactar con nuestro soporte técnico para obtener ayuda especializada.

Recuerda que mantener un tamaño de archivo OST adecuado te permitirá disfrutar de una experiencia fluida y eficiente en Microsoft 365.

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Grupos compartidos en Microsoft 365: Licencias y migración de correo electrónico

por | 16 Abr 2024 | Consultoría IT360, Microsoft 365

En el mundo empresarial actual, la migración a plataformas en la nube como Microsoft 365 se ha convertido en una necesidad para mejorar la eficiencia, la colaboración y la seguridad. Sin embargo, durante el proceso de migración, es esencial entender los requisitos de licencia para optimizar costos y recursos. Uno de los aspectos menos conocidos pero muy beneficiosos de Microsoft 365 es que los grupos compartidos no requieren de una licencia adicional.

La migración de correo electrónico a Microsoft 365 implica la transferencia de buzones, calendarios, contactos y otros datos de un sistema de correo electrónico local o de otro proveedor de servicio de correo electrónico a la nube de Microsoft. En este proceso, surgen dudas comunes sobre la gestión de recursos y la necesidad de licencias. Un aspecto que genera inquietud es el tratamiento de los “grupos compartidos”, entidades que facilitan la colaboración en equipo dentro de una organización.

En este blog, abordaremos la interrogante sobre si los grupos compartidos en Microsoft 365 requieren licencias adicionales durante la migración de correo electrónico. La respuesta es no, los grupos compartidos en sí mismos no requieren licencias independientes para funcionar.

¿Qué son los grupos compartidos en Microsoft 365?

Antes de profundizar en el tema de las licencias, es importante entender qué son los grupos compartidos en Microsoft 365. Los grupos compartidos en Microsoft 365 son una herramienta colaborativa que permite a los miembros de un equipo trabajar juntos en un buzón de correo, calendario y espacio de almacenamiento compartido. Esto facilita la comunicación, la asignación de tareas y el acceso a información centralizada para un proyecto o departamento específico. Por ejemplo:

Soporte al Cliente: Un buzón compartido como support@tuempresa.com puede ser gestionado por varios empleados sin necesidad de adquirir una licencia para cada uno.
Info y Contacto: Direcciones como info@tuempresa.com o contacto@tuempresa.com pueden ser utilizadas para centralizar consultas sin costos adicionales de licencia.

¿Por qué los grupos compartidos no requieren licencia adicional?

A diferencia de los buzones individuales, que sí requieren una licencia de usuario de Microsoft 365 para funcionar, los grupos compartidos aprovechan la licencia de uno de sus miembros. Es decir, cuando un miembro del grupo tiene una licencia asignada, automáticamente habilita el funcionamiento del grupo compartido para todos sus integrantes.

Consideraciones para la migración de grupos compartidos

Si bien los grupos compartidos no requieren licencias adicionales, es importante tener en cuenta algunos aspectos durante la migración de correo electrónico a Microsoft 365:

Asignación de licencias: Asegúrate de que al menos un miembro del grupo compartido tenga una licencia de usuario de Microsoft 365 compatible. Esto permitirá que el grupo funcione correctamente.
Permisos y roles: Define los permisos y roles adecuados para cada miembro del grupo compartido, controlando el nivel de acceso a correos, calendarios y archivos.
Comunicación: Informa a los usuarios sobre la migración y el uso de los grupos compartidos en Microsoft 365, brindando capacitación y materiales de apoyo.

Beneficios de usar grupos compartidos en Microsoft 365

Los grupos compartidos ofrecen diversas ventajas para las empresas que migran a Microsoft 365:

Mejora de la colaboración: Facilita el trabajo en equipo al centralizar la comunicación, tareas y archivos en un único espacio compartido.
Optimización del flujo de trabajo: Agiliza procesos y aumenta la productividad al permitir que varios miembros trabajen simultáneamente en proyectos o tareas.
Reducción de costos: Elimina la necesidad de crear y administrar buzones individuales para cada proyecto o equipo, ahorrando en licencias.
Simplificación de la Administración: Los administradores pueden gestionar correos electrónicos de manera centralizada y eficiente.
Escalabilidad: A medida que tu empresa crece, puedes añadir más usuarios a los buzones compartidos sin preocuparte por el aumento de costos de licencias.

En la migración de correo electrónico a Microsoft 365, los grupos compartidos representan una herramienta valiosa para la colaboración y el trabajo en equipo, sin necesidad de licencias adicionales. Al aprovechar las licencias existentes de sus miembros y configurar los permisos adecuados, las empresas pueden optimizar su comunicación, flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y costos.

Si estás planeando una migración a Microsoft 365 o necesitas asesoramiento sobre cómo gestionar tus recursos de correo electrónico, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a maximizar el valor de tu inversión en tecnología.

Más información sobre nuestros servicios de migración a Microsoft 365 aquí.

 

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