“La resistencia al cambio es parte del ser humano, la diferencia es que cuando es tecnológico cuesta más”. (T. Morales, Directora General de Softland Capital Humano)
La Transformación Digital es hoy el centro de las preocupaciones de los CEO de pequeñas y medianas empresas. Mientras las tecnologías digitales están integradas en la mayoría de las grandes empresas, su introducción y aplicación siguen siendo procesos complicados en las Pymes. ¿Cuáles son los frenos a la Transformación Digital en las Pymes? ¿Cómo lograr esta imprescindible revolución tecnológica en una empresa de menos de 20 empleados?.
Los CEO de Pymes reconocen la importancia de implementar una estrategia digital en su estructura, y ya suelen utilizar recursos numéricos para la administración o la gestión cotidiana de su negocio. Sin embargo, pocos aprovechan las herramientas digitales para explotar las importantes oportunidades de negocio que ofrecen.
Según el estudio Radiografía Sage de la Pyme 2015, el equipamiento informático de las empresas españolas es el siguiente:
Existe una relación clara entre el equipamiento informático y el tamaño de la empresa. Solo el 18,2% de las empresas de menos de 10 asalariados disponen de dispositivos conectados para empleados.
Las Pymes presentan reticencias a la Transformación Digital. Una encuesta de Roland Berger en 2016 ha determinado que los CEO tienen varios argumentos para justificar sus dificultades a la digitalización. El principal obstáculo es la resistencia al cambio seguido de los costes elevados que implican las inversiones en nuevas tecnologías.
El miedo al fracaso digital
El principal freno al cambio es el miedo a implementar herramientas digitales. Las grandes empresas introdujeron rápidamente tecnologías como el Cloud o el Big Data. Las Pymes, en cambio, siguen perdidas en la complejidad de las nuevas tecnologías, y reticentes frente a los costes que representa su instalación. El desafío digital les parece insuperable por su limitada capacidad de inversión.
Una de las explicaciones es que, en las Pymes, el retorno de la inversión (ROI) se calcula siempre a corto plazo. Los argumentos de marketing a largo plazo son difíciles de percibir en pequeñas estructuras, y por lo tanto no se tienen en consideración.
El factor humano en la transformación
Numerosos CEO de Pymes reconocen no estar “a gusto» con las herramientas digitales. Garantizar una exitosa transformación les parece generalmente inviable.
Esta sensación proviene de varios factores humanos:
- una falta de competencia interna para gestionar tecnologías complejas. La Transformación Digital obliga las Pymes a programar pequeñas formaciones para paliar al desconocimiento de las nuevas herramientas tecnológicas. En las Pymes, en realidad, esta inversión es mínima, pues rápidamente queda compensada en términos de productividad.
- una difícil integración de las innovaciones digitales por parte de los empleados. Los empleados están acostumbrados a herramientas tradicionales (teléfono, papel y ofimática), tienen dificultades para cambiar sus maneras de trabajar. La digitalización podría cambiar sus tareas rutinarias o puestos de trabajo, solicitándoles un nivel de exigencia superior. Sin embargo, esta reticencia se puede eliminar explicando claramente los beneficios de las soluciones TIC para la organización del trabajo (ahorro de tiempo, simplificación de tareas…).
- una dificultad de liderar el cambio por parte de los CEO. La Transformación Digital es un proyecto global que implica todas las áreas de la empresa. Es imprescindible que el CEO integre los beneficios de la innovación. Una planificación personalizada le permitirá desarrollar una cultura digital que transmitirá a sus colaboradores. Las herramientas digitales ayudarán a trabajar transversalmente, a tener una estructura más plana, colaborativa, menos vertical, y por consecuencia más productiva.
La seguridad de la información
Es cierto que la Transformación Digital implica una inversión inicial. Sin embargo, permite ahorros de tiempo en la ejecución de tareas que implican directamente un incremento de la productividad y, en consecuencia, de los beneficios económicos. Otra ventaja a destacar es la protección de la información, imprescindible para asegurar la continuidad de la actividad cotidiana.
Es importante recalcar que las herramientas digitales utilizadas en la vida privada no están adaptadas para un uso profesional. Las empresas se enfrentan a riesgos importantes que pueden poner en peligro su negocio. Los datos de una empresa, de cualquier tamaño, necesitan hoy seguridad y privacidad, factores que a menudo han sido despreciados por las Pymes. Actualmente, los avances en ciberseguridad proporcionan un acceso fiable y facilitan el uso de información clave, minimizando su vulnerabilidad, tanto interna como externa.
La resistencia se supera
Implementar una estrategia digital significa integrar una serie de etapas sencillas y eficaces, promovidas, en primer lugar, por el CEO:
- Crear sentido de urgencia: Ayudar al resto de colaboradores (ejecutivos, mandos intermedios y resto de empleados) a ver la necesidad de cambiar y la importancia de actuar de forma inmediata.
- Organizar el equipo guía: Verificar que el grupo que lidera el cambio goza de buen crédito en la organización, con capacidad de liderazgo, autoridad, comunicación, análisis y sentido de urgencia.
- Desarrollar el cambio de visión y estrategia: Aclarar en qué forma será distinto el futuro del pasado y cómo se hará realidad.
- Comunicar para obtener comprensión y aceptación: Asegurarse de que el mayor número de personas entienden y captan la visión y la estrategia.
- Facultar a otros para actuar: Suprimir la mayoría de obstáculos de modo que los que quieren realizar la visión puedan lograr este objetivo.
- Producir éxitos a corto plazo: Presentar lo más pronto posible algunos éxitos visibles e indiscutibles.
- No ceder en el empeño: Proseguir con más esfuerzo y rapidez después de los primeros éxitos. Ser infatigable hasta que la visión sea una realidad.
- Crear una cultura nueva: Sostener las nuevas formas de comportamiento y asegurar su éxito hasta que adquieran la fortaleza suficiente para reemplazar las viejas tradiciones.
La importancia de estar acompañado
Si la digitalización de la empresa es una condición absoluta para sobrevivir y seguir siendo competitivo, su puesta en marcha debe ser un proyecto reflexionado y progresivo.
Para lograr una buena transformación, una Pyme debe funcionar a su ritmo y según su capacidad de inversión. Un proveedor o asesor externo, especializado en la gestión de Pymes, debe realizar un análisis profundo para establecer un plan de implementación personalizado. También se precisa establecer una financiación adecuada para garantizar la finalización del proyecto a tiempo, de acuerdo con el plan de implementación. Gracias a un especialista externo, las Pymes pueden dedicarse exclusivamente al desarrollo de su negocio, y evitar los errores básicos de una inversión indebida.
El éxito y supervivencia de las Pymes pasa por una Transformación Digital global adaptada a cada empresa. La buena gestión de este proyecto transversal limitará las resistencias al cambio, y dará beneficios visibles a corto plazo.
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