fbpx
Novedades en Teams: incorporará las aplicaciones Planner y ToDo para ser más productivos

Novedades en Teams: incorporará las aplicaciones Planner y ToDo para ser más productivos

 

Las aplicaciones Planner y ToDo, disponibles con Microsoft Office 365, se incorporarán a Teams como una pestaña más, facilitando la planificación de proyectos, administración de tareas de todos los usuarios de todos los equipos y canales, así como la gestión de las tareas propias, todo desde una sola aplicación.

Este cambio empezará a implementarse en mayo/junio próximo y se completará a mediados de julio.

¿Cómo afectará a los usuarios?

Los usuarios verán las tareas pendientes (que también se pueden administrar desde Outlook) y las tareas de equipo gestionadas por Planner. Las pestañas de Planner existentes se comportarán igual que hoy en día, pero mostrarán una vista de lista adicional. Los usuarios podrán añadir nuevas pestañas de tareas a los canales de los equipos a los que pertenezcan. Los usuarios también pueden acceder a la aplicación Tareas de la misma manera que accedían previamente en la aplicación Planner.

El nombre de la aplicación Planner cambiará a Tareas y también se habilitará en la vista móvil

La nueva actualización contendrá tareas individuales y tareas de equipo y canal, de forma similar a cómo gestiona los Archivos personales en las opciones de margen izquierdo.

Aparecerá un nombre provisional “Task by Planner and ToDo” y posteriormente cambiará a “Tareas”. Esto ayudará a los usuarios a encontrar la aplicación.

Para más información sobre cómo gestionar las tareas en Microsoft Teams, visitar el siguiente enlace.

 

Más información

Volver al BLOG

 

Nuevas características de Teams muy útiles para el teletrabajo

Nuevas características de Teams muy útiles para el teletrabajo

 

Las nuevas características de Microsoft Teams pueden resultar útiles para los trabajadores en casa 

Microsoft ha dado a conocer nuevas características de su software de chat corporativo Teams en su tercer aniversario de producto y llega en medio del gran interés en el teletrabajo, provocado por el Coronavirus.

Algunas de estas nuevas características pueden ser de interés para los trabajadores que están en casa:

  • Supresión del ruido de fondo o de otros miembros que están en el mismo espacio.
  • Pedir la palabra en conferencias con muchos usuarios en la que todos están intentando hablar.
  • Leer y escribir mensajes sin conexión a Internet.
  • En determinadas zonas, se ha activado el servicio telefónico para pequeñas empresas.

El equipo de desarrollo se ha puesto las pilas y en breve quieren presentar nuevas características que puedes seguir en la  hoja de ruta de Office 365: 

  • Fondos pesonalizados
  • Multiventana para chats
  • Aviso de mensajes leídos en los chats
  • Personalización de apps en la barra lateral izquierda
  • etc.

Satya Nadella, CEO de Microsoft, dijo en su última videoconferencia del jueves, que:

«si bien todos están concentrados en la salud y la seguridad, así como en los impactos económicos del virus, la tecnología como Teams puede ayudar.»

«Por supuesto, también reconocemos el papel de la tecnología y cómo puede desempeñar un papel de apoyo para quienes trabajan incansablemente para reducir el impacto del Covid-19: desde que los proveedores de atención de la salud se mantienen conectados con soluciones de «telesalud»; escuelas y universidades que enseñan a través de aulas virtuales y aprendizaje remoto; a empresas de todos los tamaños que están permitiendo a sus empleados trabajar de forma remota»

Por su lado, el rival Slack, también presentó el pasado miércoles algunas mejoras para que su software de conversaciones de individuos sea más fácil de usar y intenta acercarse a las comunicaciones de equipos. 

Tanto Slack como Microsoft están trabajando para agregar más características y ganar más clientes.

Ambas compañías, e incluso Zoom, están recibiendo más uso del que cualquiera de ellas hubiera podido imaginar (no por las razones obviamente). Microsoft dijo que tubo 32 millones de usuarios el 11 de marzo, una cifra que ascendió a 44 millones en todo el miércoles a partir del 18 de marzo. Slack informó que tiene 12 millones de usuarios diarios desde septiembre y antes del Coronavirus.

¿Cómo quedará el uso de estos productos después del «ensayo actual» con este virus? ¿los hábitos y rutinas cambiarán permanentemente después de la pandemia?

Según el vicepresidente de Microsoft 365, Jared Spataro, «Nunca volveremos a trabajar como antes»

Para conocer más a fondo las ventajas de las herramientas de comunicación y trabajo a distancia que puedes utilizar como Microsoft Teams, te recomendamos estos vídeotutoriales o puedes solicitarnos una formación a medida para sacarle todo el provecho en el menor tiempo posible.

 

Más información

Volver al BLOG

 

 

¿Desaparecerá el correo electrónico después del coronavirus?

¿Desaparecerá el correo electrónico después del coronavirus?

 

«La crisis del coronavirus no ha traído nada bueno, pero tal vez, dentro de algún tiempo, podremos ver beneficios colaterales. Por ejemplo, está obligando a las corporaciones a utilizar tecnología que ya se hubiera tenido que adoptar hace tiempo.» – Jordi Humet.

Sistemas como el correo electrónico quizá ya no son la mejor opción para aquellos que trabajan desde casa. Quizás ha llegado el momento de realizar un cambio. El fax prácticamente ha desaparecido y ya no se imprimen los correos electrónicos. Los teletrabajadores están adoptando tecnología de colaboración que, a su vez, los altos cargos de corporaciones (por fin) empiezan a incorporar.

Estas herramientas colaborativas no son una novedad. Skype ya existía en 2003, Slack (2014), Zoom (2011), FaceTime en 2010 para iPhone,…

Estas herramientas y muchas otras fueron pensadas para momentos como el que estamos ahora, confinados en nuestras casas con conexiones Wifi domésticas y portátiles con capacidad de gestión. Son herramientas de colaboración que están disponibles para todos los trabajadores de todas las empresas y no dudamos un minuto en utilizarlas.  De hecho, Google Drive, Zoom, Slack, Teams,… ya tienen millones de usuarios activos diarios.

No obstante, es habitual que cuando se propone la implementación de un nuevo sistema en una empresa, de entrada, se rechace: «Otro sistema más», «ahora hay que aprender algo nuevo distinto al correo electrónico», …

El correo electrónico es una herramienta que no ha evolucionado en estos últimos 10 años y no cubre todas las necesidades de los integrantes de un equipo. Enviar un correo electrónico con un simple «gracias» se me antoja como algo pesado. El seguimiento de correos electrónicos con archivos adjuntos es por todos sabido que acaba siendo un problema de control de versiones.

Sin embargo, en un momento en el que necesitamos más que nunca el contacto humano y que parece un buen momento para decir «gracias» a tod@s nuestr@s compañer@s y seres queridos, que también están encerrados en sus casas, con sus hijos y cónyuges por miedo a la propagación del COVID-19, deberíamos encontrar un medio más liviano para expresar esa gratitud, mediante mensajes que no obliguen a realizar demasiados clics.

No quiero decir que el correo electrónico no sea útil. Es una buena manera, junto con el teléfono de tener un contacto con otras personas del equipo, pero son más difíciles de manejar (escalar, compartir o mantener al día de los proyectos).

Un chat con mensajes cortos o las videollamadas (que permiten captar las expresiones no verbales más fácilmente), son muy bienvenidos en este momento, pues nos acercan a las otras personas, nos permiten ver otros rostros humanos ahora que lo necesitamos tanto.

Estamos progresando.

Muchas empresas tenían licencias de Office 365 y sólo utilizaban la parte de correo electrónico. Ahora están implementando a una velocidad vertiginosa los canales de conversaciones, compartir documentos y comunicación por videollamada. Al igual que Zoom para llamadas o Slack para conversaciones, las descargas se han multiplicado.

Los usuarios estamos aprendiendo muy rápidamente a utilizar estas herramientas. Poner fondos elegantes para las vídeo llamadas, silenciar el micro cuando no estamos hablando para reducir la cacofonía de fondo constante y de respiración pesada, organizar de forma lógica y coherente los canales de conversaciones para que resulten más fáciles de seguir, priorizar las decisiones sin caer en esas reuniones presenciales largas e inacabadas…

Las videollamadas, compartir documentos y los chats no sólo se están utilizando para el trabajo. Entrenamientos virtuales en casa, transmisión de servicios religiosos,… o también fotos de nuestros escritorios improvisados, mascotas, niños,…

En muy pocos días hemos cambiado profundamente nuestra forma de utilizar estas herramientas y hemos aprendido mucho como manejarnos con ellas. Si este confinamiento dura mucho más y continuamos con esta curva de aprendizaje, ¿podría llegar a desaparecer el correo electrónico, cómo le pasó al fax? 

Si necesitas conocer más a fondo las ventajas de las herramientas de comunicación y trabajo a distancia que puedes utlizar como Microsoft Teams, puedes hacerlo siguiendo estos vídeotutoriales o solicitarnos una formación a medida para sacarle todo el provecho.

Jordi Humet

Más información

Volver al BLOG

 

Trabaja cuándo y desde dónde quieras con Teams

Trabaja cuándo y desde dónde quieras con Teams

Sácale partido a la aplicación Teams

Ya no será una excusa el decir que no puedes atender a una reunión por no estar físicamente en la oficina.

Tal y cómo compartíamos hace algunos meses en otro post, Microsoft Teams sustituirá definitivamente a Skype Empresarial y, para ello, ofrece completas funcionalidades para programar y organizar reuniones, incluso con uso compartido de pantallas, mensajería instantánea, voz, vídeo, llamadas grupales o individuales. Hasta podrás iniciar una reunión o unirte a ella desde otra conversación o canal.

Cuándo no puedas trabajar desde tu ordenador o portátil, aprovecha para utilizar la versión móvil de Teams. Es una aplicación a la que Microsoft ha dedicado un equipo completo para optimizar la experiencia de usuario y facilitar el día a día, incluso sin disponer de un dispositivo de escritorio.

Ventajas de utilizar Teams desde el móvil

1. Marcarse un horario

Para poder optimizar tus horas de trabajo, conviene establecer unos límites y marcarse un horario. Por otro lado, si colaboras con personas que tienen distintas zonas horarias o distintos hábitos laborales a los tuyos y siguen trabajando a todas horas y todos los días de la semana, te resultará muy práctico poder configurar unas «horas de silencio» o «días de silencio» para que no te lleguen notificaciones en horas intempestivas o cuando estés de fin de semana con la familia.

horas de silencio móvil gif.gif

2. Compartir contenido desde tu teléfono

Aunque estés fuera de tu oficina, podrás compartir contenidos en una reunión o llamada por Teams Mobile, ya sean diapositivas de PowerPoint, videos, fotos o incluso compartir la pantalla de tu teléfono para mostrar a la/s otra/s persona/s exactamente lo que estás viendo en tu dispositivo.

compartir contenido móvil gif.gif

3. Transferir llamadas de tu portátil al móvil

En ocasiones se nos puede alargar una conferencia y necesitemos trasladar la llamada que iniciamos desde el ordenador a nuestro teléfono móvil. Con Teams puedes transferir una llamada desde PC a un dispositivo móvil (o viceversa) sin interrumpirla.

transferir llamada móvil gif.gif

4. Mensajes de audio

Como en cualquier otra aplicación de chat, Teams tiene la capacidad de enviar mensajes de audio cuando ello sea preferible a un texto.

mensajes de audio móvil gif.gif

5. Modo oscuro

La aplicación móvil Teams está disponible en modo oscuro, igual en la versión de escritorio. Ello facilita su visualización en entornos con poca luz, reduce la tensión en los ojos de algunas personas y es un gran ahorro de batería.

darkmode mobile gif.gif

6. Incorpora Office Lens

Cualquier imagen que tomes con tu teléfono, podrás compartirla en Teams y, además, gracias de la integración de Office Lens, reconocerá cuándo sea una foto de una pizarra o de un documento y optimizará la imagen, la  enderezará e incluso hará que la escritura aparezca más claramente.

office lense mobile gif.gif

7. Reordenando la barra inferior

Hoy, nuestros teléfonos a menudo se sienten como una extensión de nosotros mismos; y la capacidad de personalizar la configuración de su teléfono es crucial. Puede personalizar su barra de navegación inferior con las herramientas que tengan más sentido para usted, para darle acceso inmediato a las herramientas que necesita.

reordenar 2 gif.gif

8. Compartir ubicación

Puedes compartir fácilmente tu ubicación física con otra persona, sin tener que cambiar de aplicación, desde la propia versión móvil de Teams. Esto es muy útil para quienes deben registrar su localización, bien sea por su rol de servicio o para concretar la ubicación de una reunión.

compartir ubicación móvil gif.gif

9. Marcar mensajes y notificaciones

Puedes cambiar el estado de mensajes o notificaciones como leídas / no leídas de una forma ágil, tan solo deslizando el dedo en la pantalla, lo que te ahorrará tiempo a la hora de priorizar tus tareas.

feed de actividad móvil gif.gif

10. Revisar y modificar tus horarios desde tu mano

Gestiona tu agenda de forma sencilla, incluso si tienes que combinar turnos con otras personas del equipo, podrás hacerlo desde Teams localizando a la otra persona a través de su número de teléfono.

shift.png

 

Aprovechar todas las funcionalidades de Microsoft Teams, también en su aplicación móvil, no sólo te facilitará estar al día en los proyectos con otros colaboradores y trabajar en equipo con ellos, sino que podrás estar accesible desde cualquier lugar, como si estuvieras en tu oficina.

Si quieres profundizar y aprender más sobre Teams, puedes hacerlo siguiendo estos vídeotutoriales o solicitarnos una formación a medida para sacarle todo el provecho.

 

Más información

Volver al BLOG

 

¿Cómo trabajar en equipo con archivos compartidos desde Teams?

¿Cómo trabajar en equipo con archivos compartidos desde Teams?

Hoy en día, gran parte de las empresas son usuarias de Skype Empresarial Online en sus comunicaciones profesionales pero, como adelantábamos en un post anterior, debemos ir preparando la transición a Microsoft Teams. Así que compartimos algunas recomendaciones para ir introduciendo algunas de sus funcionalidades.

Cómo usar archivos dentro de Microsoft Teams

Las funciones de colaboración y uso compartido de archivos hacen que Microsoft Teams sea mucho más que una simple herramienta para comunicarse: es un espacio común para el trabajo en equipo. Teams facilita el uso compartido de archivos y el trabajo en ellos. Los usuarios pueden debatir y editar documentos en un espacio de trabajo compartido y organizado, además de «anclar» archivos importantes para encontrarlos con facilidad.

Ejemplo: comparte uno de tus archivos clicando en la barra lateral izquierda, Archivos (Files), selecciona Microsoft Teams y elige cómo mostrar el fichero a los colaboradores de tu equipo. Verás lo fácil que resulta co-editarlos y colaborar en ellos dentro de Teams.

La biblioteca de archivos

Un equipo (Teams) es un grupo de personas, conversaciones, archivos y herramientas, todas en el mismo lugar para poder relacionarlas entre ellas sea por departamento, por proyecto o por un tema concreto. Dentro de cada equipo hay canales (Channels), lo que se considera un espacio para que todos los miembros del mismo puedan discutir un tema específico o proyecto. Cada canal tiene su propia carpeta de Archivos (Files) que puede compartir con los miembros de ese canal específico y se accede desde la pestaña Archivos, encima de la ventana de conversación.

La biblioteca de archivos le permite colaborar en archivos con su equipoEn la biblioteca, puedes cargar archivos existentes o crear otros nuevos. Al cargar un archivo, se crea una copia en Teams.

Cargar archivos existentes

Hay dos formas principales de cargar archivos existentes en la biblioteca. Desde la carpeta Archivos del canal:

  • Arrastra y coloca el puntero con el mouse, arrastra el archivo desde donde se encuentra y colócalo en la ventana de Teams entre los archivos.
  • Cargar: selecciona cargar, después selecciona el archivo (o los archivos) que quieres cargar y, después, haz clic en abrir.

Crear o cargar un archivo nuevo en la biblioteca de archivos de su canalCualquier archivo que cargue será accesible para cualquier miembro del equipo. Y, al igual que en SharePoint, puedes anclar archivos específicos en la parte superior de la lista para facilitar el acceso.

Crear un archivo

Para crear un documento de Word, PowerPoint o Excel en Teams, selecciona nuevo y, a continuación, selecciona el tipo de archivo a crear. El nuevo archivo se abrirá en Teams para que puedas empezar a editarlo y, si prefieres trabajar en la versión de escritorio de la aplicación, selecciona más opciones (***) a la izquierda del botón cerrar de la cinta de opciones.

Tan pronto como se cree, el nuevo archivo estará disponible para el resto de miembros del equipo también puedan editarlo.

Colaborar en los archivos

Los archivos almacenados en la biblioteca de archivos de tu equipo estarán accesibles para todos los miembros del equipo de trabajo. Si quieres trabajar en un documento, solo tienes que abrir el archivo que necesitas editar y, si otros miembros del equipo lo editan, los cambios se combinarán sin problemas a medida que trabajáis.

Compartir con personas de fuera de tu organización

Puede haber ocasiones en las que debas compartir el archivo con alguien ajeno a tu equipo de trabajo u organización:

1. En el primer caso, puedes abrir el archivo con la aplicación de escritorio o su versión online correspondiente y seleccionar compartir desde la esquina superior derecha de la ventana. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo «compartir» en el que podrás escribir los alias o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Cuadro de diálogo e icono de compartir en Excel

2. Si quieres compartir con personas de fuera de tu organización, haz clic en el menú desplegable «permisos» (justo encima del lugar donde agrega las personas con las que compartir el archivo) y selecciona que determinadas personas puedan tener acceso al archivo.

Usar el cuadro de diálogo Configuración de vínculos para especificar permisos para un vínculo para compartir

Una vez compartido el archivo, estos usuarios podrán editar el archivo en tiempo real (a menos que desactives la opción «permitir la edición» en el cuadro de diálogo de Configuración de vínculo) al igual que los otros miembros de tu equipo.

 

Si necesitas formación o asistencia para realizar la actualización a Microsoft Teams, puedes consultarnos aquí.

 

Más información

Volver al BLOG